Dokumentasjon av kostnader p? EU-prosjekter ved SV

EU stiller strenge krav til dokumentasjon av kostnader p? EU-prosjekter. Det m? kunne dokumenteres at alle kostnader er relevante og n?dvendige for gjennomf?ring av prosjektet for at de skal kunne dekkes av EU-midlene. 

UiO har utarbeidet rutiner for dokumentasjon av kostnader p? EU-prosjekter. SVs rutiner er en presisering av disse.

Horisont Europa vs. Horisont 2020

Med EUs nye rammeprogram Horisont Europa (2021-2027) gjelder nye regler (f.eks. for rapportering av timer og beregning av l?nnskostnader), samtidig som prosjekter finansiert av Horisont 2020 (2014-2020) vil fortsette ? l?pe i flere ?r. Man m? vite hvilket rammeprogram ethvert prosjekt er finansiert av for ? ivareta dokumentasjonskravene.

Opprettelse av nytt EU-prosjekt

Prosjektopprettelse

  • Prosjektet skal navngis i tr?d med UiOs sentrale rutiner, denne koden b?r f?lges i alle mappenavn/alle systemer, og skal inneholde rammeprogram (HE for Horisont Europa), prosjekttype (ERC - MSCA - CL2/HLTH - EIC), EU-prosjektnummer (Grant Agreement no.) og kortnavn/akronym.
    • Eksempel: H2020-MSCA-722581-PLATO
    • Eksempel: HE-HLTH-101057429-environMENTAL
    • Eksempel: HE-CL2-101095142-REDIRECT
  • Uten denne navnekonvensjonen kan ikke regnskap knytte utgifter til et EU-prosjekt
  • Den samme navngivingen brukes p? prosjektmapper p? fellesomr?det med bilag

Personalkostnader

Ansettelser

  • Dokumentasjon av ansettelse av prosjektmedarbeidere. Av stillingsutlysningen og arbeidsavtalen skal det fremg? at stillingen er knyttet til et prosjekt finansiert av EU, inkl. prosjektnavn og prosjektnummer.
  • For Marie Sklodowska-Curie prosjekter finnes egne krav til b?de utlysning og vedlegg til arbeidsavtalen. Dette er s?kalte ?lump sum?-prosjekter med andre dokumentasjonskrav enn ?vrige EU-prosjekter. Les mer om UiOs rutiner for Marie Curie prosjekter. 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sr?dgiver, leder og personal m? i dialog for ?:
    1. sikre at rekrutterings- og ansettelsesprosessen er i tr?d med UiOs og EUs regelverk
    2. fastsette l?nnsniv? ut fra EU-bevilgning, eurokurs og lokal l?nnspolitikk
    3. s?rge for riktig dokumentasjon av ansettelsesprosess og arbeidsforhold iht. EUs krav, inkludert arbeidskontrakt og vedlegg til denne

Arbeidstid

  • Alle som l?nnes av EU-prosjekter f?rer timer/dager for den tid de jobber p? prosjektet

Horisont Europa

Horisont 2020

Utregning og dokumentasjon – hvem gj?r hva p? SV-fakultetet

  • 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sr?dgiver skal veilede ansatte som l?nnes av EU-prosjekter n?r det gjelder dokumentasjon av arbeidstid (f.eks. orientere om EUs strenge regelverk for l?nnskostnader, avklare dokumentasjonsrutiner p? prosjektet: timelister, m?nedslister eller 100%-erkl?ring, tilpasse og oversende UiO-maler, arkivere dokumentasjonen)
  • Arbeidsavtaler arkiveres i prosjektmappe i ePhorte (HR/administrativ leder)
  • 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sr?dgiver holder oversikt over hvilke personer som l?nnes p? prosjektet for hver rapporteringsperiode i et eget dokument med info om prosjektansatte (inkludert hvilke(n) WP hver jobber p?), og oppbevarer f?lgende signerte dokumenter per prosjekt:
    • Timelister (H2020) og m?nedserkl?ringer (HEU) skrives ut og signeres fysisk av prosjektmedarbeider og prosjektleder m?nedlig. Timelister for prosjektleder signeres av prosjektleder og instituttleder.
    • Erkl?ring om fulltidsstilling (spesielt MSCA) skrives ut og signeres fysisk av prosjektmedarbeider og n?rmeste leder etter endt rapporteringsperiode.
  • Prosjekt?konom regner ut l?nnskostnader for rapporteringsperioden og innhenter informasjon fra HR om permisjoner, sykefrav?r, l?nnsopprykk eller andre endringer underveis i perioden som p?virker utregningen
  • Prosjekt?konom s?rger for at UiOs rutiner for rapportering av personalkostnader f?lges ved rapportering.

Driftskostnader

Reiser og andre refusjoner

  • Alle reiser og refusjoner skal v?re n?dvendige og relevante for gjennomf?ringen av prosjektet. 
    • Eksempler p? refusjoner kan v?re utlegg for prosjektmiddag i utlandet, kompensasjon/gavekort til forskningsdeltakere, b?ker, konferanseavgift, abonnementer, software, tilgang til data.
  • Bestilling av reise: Den som skal reise f?lger UiOs rutiner og regelverk ved bestilling av reiser.
  • I etterkant av reisen: Den som har reist leverer reiseregning i DF?-selvbetjeningsportalen med dokumentasjon som viser at reisen er knyttet til og n?dvendig for prosjektet. Dette kan dokumenteres gjennom bl.a.:
    • (Personlig) invitasjon
    • Program, hvor det fremg?r at forskeren skal delta i arrangementet
    • Deltakerliste fra arrang?r hvor forskeren er oppf?rt
    • Andre trykksaker fra arrangementet
    • Kopi av presentasjon som er holdt
    • Bilder fra arrangementet
  • Regnskap sjekker at dokumentasjonen oppfyller kravene f?r utgiften godkjennes for utbetaling, og ettersp?r eventuelt utfyllende dokumentasjon.
  • Ved godkjent utbetaling lagrer regnskap komplett reise/refusjon med bilag som PDF i prosjektmappe som alle har tilgang til (forskningsr?dgiver, prosjekt?konom, regnskap)
  • 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sr?dgiver (eller prosjekt?konom?) legger til utfyllende dokumentasjon i samme mappe der dette er n?dvendig for ? oppfylle EUs krav (f.eks. endelig program, bilder, signert deltakerliste, dokumentasjon p? at reisen ikke ble dyrere reise ved forlenget opphold privat)

Organisering av arrangement i regi av prosjektet

  • Alle arrangementer skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.
  • Den som organiserer arrangementet, er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for innkj?p.
  • F?lgende dokumenter m? legges til bilaget og arkiveres etter arrangementet:
    • Endelig program
    • Deltakerliste(r), fortrinnsvis signert av deltakerne (per dag hvis over flere dager)
    • Navneliste for middag hvis ikke identisk med deltakerlisten over
  • I tillegg kan kopi av presentasjoner, eventuelle trykksaker fra arrangementet og bilder med fordel arkiveres
  • Hvis det holdes ytterligere m?ter i forlengelse av arrangementet (ogs? bilaterale prosjektm?ter) lagres dokumentasjon p? dette (e-post, m?teagenda) dersom dette ikke fremkommer av programmet og f?rer til ytterligere kostnader (f.eks. forlenget opphold for gjester kostnadsf?rt p? prosjektet, ekstra bevertning).
  • Faktura med bilag lagres av BDM/forskningsr?dgiver i prosjektmappe som alle har tilgang til (forskningsr?dgiver, prosjekt?konom, regnskap)

Kj?p av tjenester og andre innkj?p (other goods and services)

  • Utgifter skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.
  • Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for innkj?p.
  • 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sr?dgiver m? bist? ved innkj?p og s?rge for at dokumentasjonskravet ivaretas og arkiveres.

Kj?p av tjenester (subcontracting)

  • Utgifter m? v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B og budsjettert p? egen budsjettpost, eller avklares med Project Officer om behovet oppst?r i l?pet av prosjektperioden. Kan kreve kontraktsendring.
  • Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for innkj?p.
  • Kostnaden vil ofte kunne v?re s? stor at det vil utl?se krav om anbudsprosess, som ogs? m? dokumenteres.

 

 

Publisert 13. juni 2022 08:21 - Sist endret 15. des. 2023 12:32