S?knadsfasen
Sette seg inn i utlysning
N?r utlysningen er publisert skal prosjekt?konom:
- Les hele utlysningen med fokus p? ?konomidelen
- Diskutere kommende utlysninger p? seksjonsm?te
Bist? prosjektleder og forskingsr?dgiver med kontakt med finansi?r p? ?konomifeltet
Prosjekt?konom skal ved behov, ta kontakt med forskningsr?dgiver eller prosjektleder for sp?rsm?l til utlysningsteksten.
Innkalle til og avholde budsjettm?te 1
S? fort som mulig etter at prosjektleder har bestemt seg for ? s?ke eller i henhold til fakultetets frister, skal prosjekt?konom innkalle prosjektleder og forskningsr?dgiver til et budsjettm?te.
S?knadsinitiativet skal v?re forankret i enhetsledelsen f?r m?tet avholdes.
Forberedelser til budsjettm?te 1
-
Lese utlysning
- Sende ut sjekkliste til prosjektleder
- Motta informasjon og klargj?re budsjettmaler basert p? innspill fra prosjektleder (driftskostnader og personalkostnader).
- Avklare hvorvidt prosjektet er aktuelt for PES-midler
I budsjettm?te 1
- Utarbeide f?rste budsjettutkast
- Legge en plan for innhenting av partnerbudsjett for interne og eksterne partnere
- Legge en plan for inng?else av intensjonsavtale dersom finansi?r krever det
- Avklare ansettelsesforhold
- Avtale tidspunkt for budsjettm?te 2
I etterkant av budsjettm?te 1
- Sende budsjettforslag til prosjektleder, prosjekteier og forskningsr?dgiver
- Gjennomf?re andre arbeidsoppgaver avtalt under budsjettm?tet
Opprette prosjektmappe p? ?konomi fellesomr?de
I forkant av budsjettm?te 1 skal prosjekt?konom opprette en prosjektmappe p? fellesomr?det for ?konomiseksjonen. Innhold i mappen:
- Totalbudsjett for prosjektet (alle versjoner)
- Informasjon og bekreftelser fra partnere
Prosjekt?konom skal f?lge felles struktur for lagring og benevnelse av filene i mappen.
Bist? forskningsr?dgiver med ? innhente budsjettinformasjon fra 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录spartnere
I etterkant av budsjettm?te 1 skal prosjekt?konom:
- Om vi er koordinator:
- Klargj?re malen for informasjonsbrev til partnere og budsjettmaler
- Dokumentere at budsjettinformasjon er forankret ved partnerinstitusjonen eller med interne 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录spartnere innenfor UiO.
- Om vi er partner: Sende budsjettforslag til koordinator
Innkalle til og avholde budsjettm?te 2, eventuelt flere ved behov
M?tetidspunkt avtales i budsjettm?te 1.
Forberedelser
- Gjennomg? arbeidsoppgaver avtalt under m?te 1
- Kontrollere at s?knaden er forankret i ledelsen hos partner og ved UiO
- Kvalitetssikre budsjettutkast f?r m?tet.
I budsjettm?tet
- Gjennomgang og kvalitetssikring av budsjettutkast
- Avtale eventuelle oppf?lgingsm?ter
Sikre at prosjekteier godkjenner s?knadsbudsjett
I god tid f?r s?knaden sendes inn skal prosjekt?konom:
- Gjennomg? endelig s?knadsbudsjett med prosjekteier
- Ved behov gjennomf?res et m?te hvor budsjettet diskuteres
Endelig budsjett oversendes forskningsr?dgiver for signering av prosjekteier og deretter arkivering.
Bist? s?ker med ? legge inn budsjettinformasjon i s?kerportal
N?r portalen er ?pen for registrering og s?knadsbudsjett er godkjent, skal prosjekt?konom legge inn budsjettallene og annen informasjon i portalen i henhold til krav fra finansi?r.
Tildelingsfasen
Bist? prosjektleder med ? gj?re seg kjent med ?konomirutiner for prosjektdrift
Etter beskjed om tildeling skal prosjekt?konom gjennomg? UVs rutiner for ?konomistyring av prosjekter med prosjektleder. Informasjon gis i oppstartsm?te eller etter avtale.
Se ogs? informasjon om prosjektoppretting.
Revidere s?knadsbudsjett ved behov
Dersom det er behov for ? revidere s?knadsbudsjettet f?r prosjektoppretting, skal prosjekt?konom:
- Innkalle prosjektleder og forskningsr?dgiver til budsjettm?te ved behov
- Utarbeide et revidert prosjektbudsjett
- N?r revidert budsjett foreligger, sende revidert budsjett til forskningsr?dgiver for signering av prosjekteier og arkivering
Prosjekt?konom 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录er med prosjektleder, prosjekteier og forskningsr?dgiver for ? sikre at oppgaven l?ses innen av finansi?r gitte frister.
Opprette prosjekt i UiOs ?konomisystem
N?r all n?dvendig dokumentasjon foreligger oppretter prosjekt?konom prosjektet i UiOs ?konomisystem.
- Kontrollere at dokumentasjon knyttet til prosjektet, herunder signert budsjett og kontrakt, ligger i arkiv
- Sende prosjektopprettingsskjema til prosjekt@admin.uio.no.
- Sende informasjon om kontering (prosjektnummer og tiltak) til prosjektleder, bilagskonsulent og forskningsr?dgiver (jf. Mal for informasjon til prosjektledere)
- Registrere prosjektopprettingsskjema i arkivsystemet
Gjennomf?ringsfasen
F?lge opp prosjekt?konomien
Prosjekt?konom skal fort?lpende:
- Gjennomf?re statusm?te med fokus p? oppf?lging av budsjett og regnskap 1-3 ganger per ?r - etter behov.
- Rebudsjettere prosjektet dersom:
- St?rre forsinkelser i prosjektet
- Ny sluttdato
- Endret egenandel
- Omdisponering av midler, for eksempel driftsmidler til l?nn
- Endringer hos partnere
- N?r rebudsjettering er gjennomf?rt:
- Sikre at prosjekteier godkjenner revidert budsjett
- Oppdatere budsjett og kvalitetssikre regnskap i UiOs ?konomisystem
- Informere finansi?r/koordinator om endringer
- Sende nytt budsjett til forskningsr?dgiver for signering og arkivering
- Overf?re midler til partnere i henhold til kontrakt
Oppgavene utf?res i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med prosjektleder, prosjekteier og forskningsr?dgiver.
F?re frikj?p
Prosjekt?konm skal ved tertialrapportering:
- Beregne og gjennomf?re frikj?p
- Sikre at prosjekteier, forskningsr?dgiver og ressursplanlegger er informert om frikj?p av prosjektmedarbeidere og prosjektleder
Bist? ved rapportering til finansi?r og/eller koordinator
Prosjekt?konom skal etter frister gitt fra finansi?r eller koordinator og i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med prosjektleder og forskningsr?dgiver bist? prosjektleder med den ?konomiske fremdriftsrapporteringen.
Se ogs? UiOs maler og verkt?y for rapportering.
Bist? forskningsr?dgiver med ? sikre at dokumentasjon av prosjektet er ivaretatt
Prosjekt?konom skal etter endringsmeldinger:
- Lagre reviderte budsjetter i prosjektmappen
- Lagre reviderte budsjetter i arkivsystem
- Ivareta dokumentasjon av EU-prosjekter Jf. Rutiner for dokumentasjon av EU-prosjekter ved UV
Oppgaven l?ses i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med forskningsr?dgiver, prosjektleder og arkivar.
Avslutningsfasen
Kvalitetssikre regnskap
I god tid f?r sluttrapportering skal prosjekt?konom:
- Kontrollere regnskap sammenlignet mot budsjett/prognose
- Sikre at alle ?konomiske transaksjoner er utf?rt
- Diskutere med prosjekteier ved eventuelle avvik
Bist? med ?konomisk sluttrapportering
Etter frist fra finansi?r skal prosjekt?konom:
- Legge tall i sluttrapport til finansi?r
- N?r vi er partner: Bidra til rapportering til koordinator samt sende sluttfaktura ved behov
Avslutte prosjektet i UiOs ?konomisystem
Ved prosjektets sluttdato skal prosjekt?konom:
- Kontrollere at siste overf?ring fra finansi?r er mottatt
- Ved behov, forlenge prosjektet i UiO systemet
Se ogs? rutiner for avslutning av prosjekt.
Sp?rsm?l?
Finn kontaktpersoner i ?konomiseksjonen ved UV.