Arbeidsfordeling ved mottak av forskere gjennom Scholars at Risk
Mottak av truede forskere gjennom Scholars at Risk (SAR) ved UiO er finansiert med sentrale midler, men forskeren er ansatt p? en vertsenhet ved UiO. Mottaksfasen inkluderer institusjonskontakten for SAR ved UiO som sitter I Avdeling for forskningsadministrasjon (FADM), SAR-komiteen, International Staff Mobility Office (ISMO), L?nningsseksjonen og lokal vertsenhet ved UiO. Listen over arbeidsfordeling nedenfor er under utvikling.
A. F?rste fase
| # |
Aktivitet |
SAR NY |
FIADM |
ISMO |
L?nn |
Vertsenhet |
SAR-forskerSAR-forsker |
Nett |
| |
Forsker kommer i kontakt med SAR evt. via UiO og s?ker SAR |
|
|
|
|
|
X |
|
| |
Kvalitetssikring/vurdering av s?kere |
X |
|
|
|
|
|
|
| |
Melde kapasitet for vertskap ved UiO |
|
X |
|
|
|
|
|
| A.1 |
Nominere kandidater for UiO + info om kandidatene |
X |
|
|
|
|
|
|
| |
Informere ISMO om boligbehovInformereInformere ISMO om tentativt boligbehov |
|
X |
|
|
|
|
|
| |
Informere ISMO om boligbehovInformere ISMO om boligbehovPresentere nominerte kandidater til vedtak i SAR-komiteen |
|
X |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| A.2 |
Gjennomf?re rekruttering av vertsenhet (kontakte instituttleder og kontorsjef) |
|
X |
(X) |
|
|
|
|
| |
Bekreftet vertskap |
|
|
|
|
X |
|
|
| |
Fastsette l?nn og lage tilbudsbrev Offer of employment (pdf) (udi.no). |
|
|
|
|
X |
|
|
| |
Bekreftelse av at forskeren tar imot tilbudet |
X |
|
|
|
|
X |
|
| |
Evt. s?ke om st?tte fra Scholar Rescue Fund |
|
X |
X |
|
|
|
|
| A.5 |
|
|
|
X |
|
|
|
X |
| A.6 |
Informere om bolig i Norge og sende inn boligs?knad |
|
X |
X |
|
|
X |
X |
| |
Klargj?re arbeidskontrakt inkl. ta det opp i tilsettingsr?det |
|
|
|
|
X |
|
|
B. Mottaksfasen f?r ankomst
| # |
Aktivitet |
FIADM |
ISMO |
L?nn |
Vertsenhet |
SAR-forsker |
Nett |
| |
Planleggingsm?te om mottaksfasen, s?rlig immigrasjonsprosessen (Hvem leverer s?knaden? Har de innreisemulighet til Norge? Kan/b?r personen s?ke selv? Tidshorisont? Hvor befinner personen seg? Press/trusselsituajon? Hvilken utenriksstasjon for for levering av s?knad om oppholdstillatelse? ) |
X |
X |
|
|
|
|
| |
Informere om ISMOs st?ttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs st?ttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs st?ttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs st?ttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs st?ttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs st?ttefunksjoner og starte s?knadsprosess UDI(SAR-kontakt introduserer ISMO, ISMO starter saksbehandling) |
X |
X |
|
|
|
X |
| B.5 |
Registrere s?knad i UDIportalen og fylle ut fullmaktsskjema |
|
XX |
|
|
X |
|
| B.6 |
Betale UDI-gebyr (kredittkort + refusjon fra UiO SAR-midler I FADM) |
|
XX |
|
|
|
|
| B.7 |
Kontakte UDI enhetsleder om at SAR-forskeren har registrert s?knad (jf. planleggingsm?te) |
|
XX |
|
|
|
|
| |
Levere dokumenter til utenriksstasjon/VFS |
|
XX |
|
|
X |
|
| B.8 |
Avklare reiserute |
X |
X |
|
|
|
|
| |
Bestille flybilletter |
X |
|
|
|
|
|
| B.9 |
Sende ut velkomstmailSende ut velkomstmailSende velkomstmail |
|
|
|
X |
|
|
| B.10 |
Bestille time for effektuering av arbeidstillatelse/EU-registrering og s?knad om skattekort |
|
(X) |
|
|
X |
X |
| B.11 |
Veilede ift flytting (?konomisk/praktisk) samt avklare behov for l?nnsforskudd/cash card |
X |
X |
|
|
|
X |
| B.12 |
S?ke barnehage/skoleplass; ISMO veileder ved behov |
|
X |
|
|
X |
X |
| B.13 |
Informere om lovverk innen skatt, trygd- og helseforsikring, pensjon, ferie- og feriepenger |
|
X |
|
|
|
X |
| |
Avklare behov for spr?kkurs og s?ke norskkurs evt. engelsk |
X |
X |
|
|
X |
|
C. Ved ankomst
| # |
Aktivitet |
FIADM |
ISMO |
L?nn |
Lokalt |
SAR-forsker |
Nett |
| |
Velkomstm?te med AF og ISMO inkl. signere boligkontrakt |
X |
X |
|
|
X |
|
| |
Bes?ke vertsenhet og signere arbeidskontrakt |
(X) |
|
|
X |
X |
|
| C.1 |
Effektuere oppholds- og arbeidstillatelse (M? ha originaler fra s?knaden, boligkontrakt, arbeidskontrakt, flyttemelding og s?knad om skattekort) |
|
X |
|
|
X |
X |
| C.2 |
F?rste arbeidsdag p? UiO. Tillatelse m? v?re p? plass ved tiltredelse se rutine |
|
|
|
X |
X |
|
| C.3 |
Registrere kopi/bekreftelse av arbeids- og oppholdstillatelsen i ePhorte.
B?de vedtaksbrevet fra UDI og oppholdskortet anses som gyldig bekreftelse. |
|
|
|
X |
|
|
| C.4 |
Registrere tiltredelsesbekreftelse (1. arbeidsdag) i ePhorte og oversende p? dokumentflyt til Seksjon for l?nn, se rutine |
|
|
|
X |
|
|
| C.5 |
M?te med ansatt; ISMO kan inviteres med, eller ansatt kan tilbys eget m?te med ISMO (lokal enhet henviser) |
|
X |
|
X |
X |
|
| C.6 |
Administrativ leder bestiller ansattkort og tilganger hos Vaktsentralen.
NB! For utenlandske ansatte m? leder i den ordin?re bestillingen av ansattkort og tilganger informere vaktsentralen om f?lgende tilleggsopplysninger: 1) den ansattes f?dselsdato, 2) at den ansatte er utenlandsk ansatt og fra (land), og 3) at den ansatte m? registreres manuelt slik at SIO kundesenter f?r opp vedkommende i sitt system.
|
|
|
|
X |
|
X |
| C.7 |
Hente ansattkort p? SiO Kundeservice |
|
|
|
|
X |
X |
| C.10 |
Bist? med opprettelse av bankkonto |
|
X |
|
|
X |
X |
| C.11 |
Ansatt mottar brev fra Skatteetaten med utstedt skattekort og personnummer og leverer til lokal enhet |
|
|
|
|
X |
|
| C.12 |
Skattekort innhentes elektronisk f?r hver l?nnskj?ring |
|
|
X |
|
|
|
Publisert 20. mai 2019 08:42
- Sist endret 29. nov. 2024 15:43