N?r en ansatt d?r

N?r en ansatt d?r p? universitetets omr?de

• F?rste steg ved slike hendelser er alltid ? varsle Vakt- og alarmsentralen p? telefon 22 85 66 66.
• Varsling av selve d?dsfallet til p?r?rende ivaretas av politi, eventuelt gjennom prest/trossamfunn. Avd?des navn skal ikke oppgis til noen andre enn politiet f?r p?r?rende er varslet.
• Dersom d?dsfallet kan knyttes til hendelser ved universitetet, skal det settes i verk en rekke tiltak for ? f?lge opp dette. Dette er n?rmere beskrevet i UiOs beredskapsplan.

Kontakt med familien

• N?rmeste overordnede har en viktig rolle i ? holde kontakt med p?r?rende, men varsling av selve d?dsfallet til p?r?rende ivaretas av andre instanser.
• I ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med ansatte skal p?r?rende gis anledning til ? g? igjennom kontoret og hente personlige eiendeler.

Informasjon

• N?r en ansatt d?r, er det naturlig at leder for enheten informerer de ansatte om dette. Informasjonsbehovet er sv?rt ofte stort, s?rlig ved plutselige d?dsfall som direkte ang?r fakultetet/instituttet/avdelingen. Det er lett ? glemme hvor sterkt informasjonsbehovet er, n?r det skjer ulykker og d?dsfall. B?de studenter og ansatte m? informeres. De b?r helst ikke f? f?rste melding gjennom d?dsannonse, presseoppslag, rykte eller ved sp?rsm?l utenfra.
• Det er ogs? viktig at informasjon om minnestund og gravferd blir gitt i tide slik at de som ?nsker det kan delta i minnestunden og i begravelsen.

Arbeidsoppgaver

• D?dsfall vil p?virke arbeidssituasjonen til kolleger. Leder for enheten skal vurdere hvorvidt det er aktuelt ? avlyse deler av undervisningen, m?ter som er berammet eller lignende.
• Konsekvenser for prosjekter b?r vurderes av n?rmeste overordnede og involverte ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼spartnere m? kontaktes.

Minnestund og begravelse

• Det m? tas hensyn til avd?des livssyn.
• Det kan v?re naturlig ? arrangere en minnestund. Dersom d?dsfallet har skjedd i ferietid, kan minnestunden utsettes til n?r de fleste kolleger er tilbake.
• Fakultet/institutt/en avdeling kan arrangere en minnestund dersom fakultet/institutt/en avdeling ?nsker det. Arrangementet b?r legges til et rolig sted. Fakultetet/ instituttet/ avdelingen s?rger for en eventuell bevertning.
• Det b?r vurderes om det er naturlig ? sende et kondolansebrev og/eller en blomsterbukett til p?r?rende. Representasjon fra fakultetet/instituttet/avdelingen i forbindelse med begravelsen/bisettelsen vurderes av fakultetet/instituttet/avdelingen.
• Enhet for lederst?tte kontaktes for ? eventuelt avtale om flagging.

Praktisk og administrativ oppf?lging

Stopp av l?nn og sluttoppgj?r

• N?r en ansatt er d?r, m? dette registreres i UiOs l?nns - og personalsystem (SAPDF?).
• Leder m? snarest mulig informere personalkonsulent som raskt varsler Seksjon for l?nn, se personalrutine.
• Seksjon for l?nn sender straks informasjon til Statens Pensjonskasse (spk.no) som administrerer ordningen med ytelser ved d?dsfall. Se ogs? Statens Personalh?ndbok punkt 7.3.23 om ytelser ved d?dsfall (lovdata.no). Etterlatte b?r bli gjort oppmerksom p? at de kan ha krav p? etterlattepensjon fra Statens Pensjonskasse (spk.no).
• Personalkonsulent eller n?rmeste leder fyller ut fratredelsesskjema. Skjemaet oversender til Seksjon for l?nn, se personalrutine. Seksjon for l?nn utbetaler feriepenger og annen godtgj?relse avd?de har til gode. L?nn utbetales til og med den m?neden arbeidstakeren d?r, jf. HTA ¡ì 9 pkt. 7 (lovdata.no).
• Seksjon for l?nn lager en oversikt over utbetalinger til avd?des d?dsbo og oversender denne oversikten til personalkonsulenten. Personalkonsulenten oversender informasjon om sluttoppgj?ret til d?dsboet, se personalrutine.
• Leder eller personalkonsulent b?r opplyse p?r?rende om avd?de var tilknyttet en fagforening da p?r?rende kan ha rettigheter overfor fagforeningen.

Nettsider og kontaktinformasjon

• N?rmeste leder s?rger for at avd?des navn fjernes fra telefonlister og nettoversikter og at avd?des beskjed p? telefonsvareren tas bort.
• P? nettet fjernes den avd?des kontaktinformasjon, alts? personpresentasjon, deltakelse i prosjekter o.l. Informasjon som ikke ville bli slettet om den avd?de hadde sluttet ved UiO, er derimot ikke naturlig ? slette.
• Hvis p?r?rende ?nsker tilgang til den avd?des informasjon p? hjemmeomr?det, skal det f?lges rutinen for utlevering av data.

P?r?rende

• P?r?rende skal gis adgang til ? overta personlige eiendeler og kopi av innholdet i elektronisk lagret materiale f?r sletting finner sted.
• For behandling av materiale lagret p? datasystemer, se egen Instruks for behandling og utlevering av brukers hjemmeomr?de ved dennes d?d.
• Kontakt fra enheten og oppf?lging m? skje innen 3 m?neder etter d?dsfallet.

R?d og st?tte

• N?r en ansatt d?r, oppleves dette som dramatisk for mennesker som st?r personen n?r. I en slik situasjon vil ulike behov oppst?. Familien vil kanskje treffe den avd?des kolleger, og kolleger kan f?le behov for ? samles for ? dele sorg, sinne og fortvilelse. N?re d?dsfall kan ogs? sette i gang tanker om tidligere tap og egen d?d. I en slik situasjon er det viktig ? gi hverandre st?tte og oppf?lging p? arbeidsplassen.
• P? arbeidsplassen er enheten selv den n?rmeste og naturlige for ? h?ndtere oppf?lgingen etter et d?dsfall.
• Det vil ogs? v?re enheten som koordinerer UiOs samlede oppf?lging.
• I noen tilfeller kan det v?re aktuelt ? s?ke r?d hos andre ressurspersoner som:
  • Psykososial r?dgiver, Enhet for bedriftshelsetjeneste, UiO
  • Personaldirekt?r, Avdeling for personalst?tte, UiO
  • Studentprest
  • Studenthumanist