Jeg er leder/saksbehandler

Administrative ledere

Administrative ledere for saksbehandling har ansvaret for enkelte personvernoppgaver ved behandling av personopplysninger. Dette gjelder administrative ledere b?de p? sentralt niv? og ved grunnenhetene.

Hvilket ansvar for personvernet har administrative ledere for saksbehandling?

Personvernansvaret til administrative ledere for saksbehandling ved UiO (sentralt og ved grunnenhetene) omfatter f?lgende oppgaver:

• etablere tilfredsstillende rutiner og retningslinjer for behandling av personopplysninger for de systemer eller tjenester som anvendes i administrasjon og saksbehandling innenfor deres respektive ansvarsomr?der
• s?rge for at saksbehandlere f?r tilstrekkelig informasjon og oppl?ring om rutiner og retningslinjer
• melde inn avvik
• melde inn vesentlige endringer i saksbehandlingen eller bruken av systemer eller tjenester som underst?tter saksbehandlingen
• bist? ved ?rlig internkontroll (revisjon) og stedlige kontroller gjennomf?rt av ansatte i IT-direkt?rens stab, se veiledning for gjennomf?ring av ?rlig internkontroll

Saksbehandler

Saksbehandleren er den som er bruker av et system slik som for eksempel studie- og eksamenskonsulenten er i FS (Felles Studentsystem). Saksbehandlere har et selvstendig ansvar n?r de h?ndterer personopplysninger elektronisk eller manuelt. Dette gjelder saksbehandlere b?de p? sentralt niv? og ved grunnenhetene.

Saksbehandlere oppfordres til ? ta kontakt med sin n?rmeste leder for ? f? r?d og veiledning om hvordan de skal ivareta sine personvernoppgaver. 

Hvilket ansvar for personvernet har saksbehandlere?

• s?rge for tilfredsstillende datakvalitet p? personopplysninger som behandles i saksbehandlingen (tilstrekkelige og relevante, korrekte og oppdaterte)
• f?lge etablerte rutiner og retningslinjer p? din enhet og interne regler for UiO. Sp?r din n?rmeste leder hvis du ikke finner dette.
• melde inn behov for oppl?ring i rutiner og retningslinjer til din n?rmeste leder
• melde inn avvik

S?rlig om personvern for opplysninger hentet fra FS  

Personopplysninger om studenter ved UiO er samlet inn til bruk for studieadministrative form?l i Felles Studentsystem (FS). Det er utarbeidet klare rutiner for hvordan uttrekk av studentopplysninger fra FS skal behandles.  

Det er ogs? utarbeidet retningslinjer for akt?rer som ?nsker ? utf?re unders?kelser blant studenter.

Avdeling for studieadministrasjon (SADM) behandler henvendelser om

• tilgang til data om studenter og doktorgradskandidater. Skriv til postmottak@admin.uio.no.
• ? f? sende ut sp?rreunders?kelser til studenter. Skriv til sporreundersokelser@admin.uio.no

Avdeling for personalst?tte (AP) behandler henvendelser om innsyn i og utlevering av personopplysninger om ansatte ved UiO. Skriv til ap-post@admin.uio.no.

S?rlig om personvern for opplysninger hentet fra l?nns- og personalsystemet og ?konomisystemene

Alle som har en rolle i l?nns- og personalsystemet og ?konomisystemene m? ha et bevisst forhold til hvordan de behandler opplysninger som omhandler andres privatliv. Derfor er det utarbeidet retningslinjer for behandling av personopplysninger fra l?nns- og personalsystemet og ?konomisystemene.

Her er noen av de viktigste punktene:??????

• Bruk pullprint-l?sningen der den er tilgjengelig. Da blir ikke utskrifter med potensielt personsensitiv informasjon liggende p? kopirommet. I tillegg sparer du milj?et.
• L?s inn dokumenter som inneholder personopplysninger - ikke la dette bli liggende p? pulten n?r du g?r hjem.
• Ikke send personnummer, bankkontonummer eller s?rlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) p? e-post. Bruk heller tilgangsregulerte omr?der i Vortex.
• Bruk ansattnummer fremfor personnummer der det er mulig.
• Ikke lagre dokumenter p? hjemmeomr?de eller ukrypterte minnepinner.? Bruk fellesomr?der der f? andre har tilgang.
• Husk alltid ? l?se eller logge av PC-en n?r du forlater den.
• Din bruker i systemene er personlig og skal aldri deles med andre.
• Hold passordene dine hemmelig.

Last ned oppslag med disse tipsene (pdf).

Sp?rsm?l?

Ta kontakt hvis du har sp?rsm?l om personvern som saksbehandler/leder.