Sak 1: Dagsorden og referat
Oppm?te:
- Programstyret:
- Dekan Sten R. Ludvigsen, UV,fak - leder av programstyret
- Fakultetsdirekt?r Benedicte Rustad, Jur.fak - styringsgruppeleder IT-drift
- Fakultetsdirekt?r Unn-Hilde Grasmo-Wendler, Med.fak - styringsgruppeleder Fellesl?sninger
Fakultetsdirekt?r Gudleik Grimstad, SV-fak - styringsgruppeleder UiO/Saksbehandling og arkiv- meldt forfall- Direkt?r Ellen Johanne Caesar, Enhet for lederst?tte - styringsgruppeleder UiO/?konomi og l?nn
- Direkt?r Jan-B?rge Tj?der, Avdeling for administrativ st?tte
- Direkt?r Irene Sandlie, Avdeling for personalst?tte
- Ass. direkt?r Helle Parelius, Avdeling for personalst?tte
- IT-direkt?r Lars Oftedal, Universitetets senter for informasjonsteknologi
- Programkontoret:
- Underdirekt?r Johannes Falk Paulsen, Programleder
- Seniorr?dgiver Jan Thorsen, referent
- Senioringeni?r Elisabeth Smokvina
- Kommunikasjonsr?dgiver Lise Paulsrud Mj?rlund - deler av m?tet
Referat fra m?tet 01.02.2019
Innkalling og referat godkjent.
Sak 2: Statusrapportering fra Program og prosjekter
- ?Form?l med behandling: Gi en oversikt over status
- Sakspapirer:
- Programmet
- styresak til styrem?tet 12.03.2019
- UiO/SA
- UiO/?konomi og l?nn
- Fellesl?sninger
- IT-drift
- Programmet
- Saken har tidligere blitt behandlet:? Fast sak p? hvert eneste m?te
Fra diskusjonen:
- Styresaken mangler konkrete kostnader, kun spenn.
- Punktet ligger inne i talepunktene til universitetsdirekt?ren p? styrem?tet om at det m? arbeides videre med i prosjektet.
- H?ringsnotatet - det har kommet tilbakemeldinger fra en enhet om at notatet mangler ?konomiske konsekvenser for lokalt niv?. Programleder f?lger opp sammen med prosjektleder.
- ?konomi og l?nn - stort press p? ressursene. Kombinasjonen av ? avgi ressurser til det nasjonale, samt etablere det lokale mottaksprosjektet er krevende.
- Fellesl?sninger - jobber med forankring og valg av modell for forskerst?tte p? tvers. Skal opp i styringsgruppen i slutten av mars.
- IT-drift - har landet en prioritering, se sak 3. Rigging av fase 2 i prosjektet p?g?r.Programkontoret minnet om viktigheten av ? f? ferdigstilt budsjettinnspillene for budsjett 2020.
Sak 3: Vedtakssak IT-drift
- ?Form?l med behandling: Vedtak av sentrale prosjektdokumenter
- Sakspapirer:
- Saken har tidligere blitt behandlet:? Ny sak
Prosjektdokumentene ble godkjent med en liten presisering p? gevinstplan for brukerst?tte - "For en mer effektiv brukerst?tte kreves en annen organisering av oppgavene enn i dag."
Sak 4: BOTT/SA
- ?Form?l med behandling: Gjennomgang av prosjektets m?lbilde v/nasjonal prosjektleder Vegard Stuan
- Sakspapirer: Notat til UDIR-BOTT (sendes p? mail)
- Saken har tidligere blitt behandlet: ?Ny sak
Nasjonal prosjektleder, Vegard Stuan, var med p? Skype og gikk gjennom vedlagte presentasjon. Hovedmilep?lene er i prosjektet er ? f? ferdigstilt en kontrakt i l?pet av 2019, 2020 vil benyttes til ferdigstilling og testing slik at systemet kan tas i bruk fra 01.01.2021. Det legges opp til en trinnvis innf?ring. Det vil si at noen prosesser leveres ved oppstart, samt en "verkt?ykasse" med generiske saksprosesser for videreutvikling av prosess for prosess.
Sak 5: Referat fra IDF-m?te 28.02.2019
- ?Form?l med behandling: Diskusjon om ansvarsdeling for informasjonsarbeidet
- Sakspapirer: Referat fra IDF-m?te 28.02.2019
- Saken har tidligere blitt behandlet: Ny sak??
Johannes Falk Paulsen innledet. Det har kommet opp to hovedpunkter:
- Hvilken rolle har verneombudene i slike prosjekter/programmer?
- Programkontoret og Avdeling for personalst?tte f?lger opp
- Informasjon til enkelte ansatte - hvem gj?r hva?
- Noe m? programmet st? for
- det overordnede budskap
- Noe m? prosjektene st? for
- hvor starter og slutter prosessene, hvilke roller blir ber?rt
- og noe m? tas lokalt.
- det handler om konsekvenser for den enkelte ansatte
- Prosjektenes og programmets kommunikasjonsplaner m? henge sammen. Informasjonen m? v?re til rett tid.
- Noe m? programmet st? for
Saken f?lges opp p? m?tet 10.04.2019. Programkontoret er saksforbereder.
Sak 6: Eventuelt
- Kompetanseutvikling, hvem har ansvaret for hva?
- Programkontoret koordinerer med Helle Parelius og fremmer en sak til neste m?te
- Neste m?te er 10.04.2019