Prosjekt ?konomi og l?nn Styringsgruppem?te

Agenda:

1. O-sak: Overordnet status og sammenheng nasjonalt prosjekt

2. O-sak: Status koordinering fagressurser/intern forankring

3. O-sak: Status Prosesskartlegging

4. D-sak: Prosjektbeskrivelsen - dr?ftes n?, vedtas 20.juni

5. V-sak: M?teplan v?ren 2019

Referat fra m?te SG m?te 9.4.2019

Presentasjon fra m?te: SG m?te 21.05.2019

 

Tilstede

Ellen Johanne Caesar, Kjetil Kirkeb?, Jarle Nygard, Irene Sandlie, Knut Tore Stokke, Unni Dalseng, Tone Rogstadkj?rnet, Camilla Kuhlman, Tone Morken og Line Dolmset.

Sak nr Beslutning Kommentarer og innspill
0   Innkalling/agenda skal inneholde referanse til referat fra forrige m?te og et eventuelt punkt.
1 Tatt til etterretning

Line orienterte, se presentasjon i link over.

* Ressurser til alle ressursteam p? plass, med unntak av ressurser til arkitektur/integrasjon. Dette vil diskuteres med Lars Oftedal i m?te torsdag 23/5.

* Det leveres mye godt arbeid fra representanter fra enhetene inn i ressursteamene. Er vi sikre p? at de utvalgte fra enhet er nok operative? Det er ulik organisering p? de ulike fakultetene, dette m? hensyntas i utvalg fra enhetene. Prosjektet mener vi har god nok representasjon p.t. Vi tar ny vurdering til h?sten.

2 Tatt til etterretning

Line orienterte, se presentasjon i link over.

* Sp?rsm?l om de forskjellige ressursteamenes rolle i forhold til faggrupperepresentantene: Ressursteamene skal v?re noen som faggrupperepresentantene kan sparre med. ?nske om at det legges ut navn p? de forskjellige ressursene og hvilken rolle de har.

* Bekymring for at man g?r i en retning som gj?r det vanskelig ? styre de kompliserte prosjektene. Viktig at eventuelle bekymringen konkretiseres.

* Prosjektmodul er nytt for UiO, vi vet enn? ikke alt den kan gi oss mer enn det vi har i dag.

* Prosess for forankring vil justeres noe etter hvert som vi tar den i bruk og oppdager mangler/uhensiktsmessigheter. Ellen Gravklev st?tter og koordinerer fagressursene. Hun har i flere ?r jobbet i det nasjonale BOTT prosjektet og har veldig god innsikt i prosjektet.

3 Tatt til etterretning

Tone orienterte, se presentasjon i link over.

* Sp?rsm?l om rapporten fra prosesskartleggingen vil avdekke nye behov i forhold til det som er meldt inn til DF?. Ikke avdekket slike avvik s? langt, m? vurdere hva som gj?res dersom man avdekker dette.

* Fullstendig prosesskartlegging og beskrivelse av n?situasjonen klar f?r sommeren.

4  

Prosjektbeskrivelsen

* Styringsgruppen bes gi skriftlig tilbakemelding p? prosjektbeskrivelsen til line.dolmset@admin.uio.no innen 31.mai.

* Beskrivelse p? gevinst er p.t. p? overordnet niv? som b?r konkretiseres. Vi trenger ? skj?nne hva vi f?r fra DF?, men siden mye av l?sningen er under utvikling m? vi operere med noen  hypoteser.

5 Godkjent

Siste m?tedato for v?ren 2019 er ok.

* M?teplan for h?st 2019 ?nskes s? snart som mulig. Tirsdager etter lunsj bes unng?tt.

Eventuelt  

Diskusjon rundt kommunikasjon og koordinering av dette med programmet:

* Krevende informasjonsbilde

* Kommunikasjonsplan fra programmet ble etterlyst.

* Komme tilbake til direkt?rnettverk over sommeren

* Involvere dekannettverket?

* Viktig ? informere om hva vi skal jobbe med fremover og hvordan vi blir ber?rt.

* Prosjektet skal etter planen ut til enhetene i august og informerer fagressurser om hva vi vet, hva vi ikke vet og hvordan/n?r de blir ber?rt.

Diskusjon rundt bekymring for tempo og tidspress:

* Det positive med h?yt tempo er at beslutninger M? tas fremfor  diskusjoner som aldri "lander".

* Det er stor velvilje for ? f? ting til fra alle parter

* Det vil bli en utfordring dersom prosjektarbeid kommer p? toppen av en travel hverdag. Det er viktig ? ikke slite ut folk over lang tid i forveien for implementasjon.

* Det oppleves at endringsviljen i organisasjonen er stor.

 

 

Publisert 1. feb. 2019 15:30 - Sist endret 13. nov. 2020 15:24