Dagens tjeneste for saksbehandling og dokumentforvaltning, ePhorte, vedlikeholdes ikke lenger av leverand?r. Den skal erstattes med Elements Cloud, som har en mer moderne arbeidsflate. UiO planlegger ? ta i bruk den nye tjenesten i januar neste ?r.
Elements har en mer brukervennlig og fleksibel arbeidsflate enn dagens ePhorte. I tillegg har det en del nye og nyttige funksjoner, som for eksempel:
- Elements drop, hvor brukerne kan dra e-post eller et dokument fra filutforsker inn til Elements
- eSignering, hvor dokumenter som er signert av mottaker sendes tilbake til saken i Elements
- S?k+, et friteksts?k som gir brukerne mulighet til ? s?ke i saker og dokumenter i Elements, i saker og dokumenter i den historiske ePhorte-basen og i selve dokumentene
- Jevnlige oppdateringer – alltid seneste versjonen av Elements.
Arbeidet ledes av Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) i Organisasjon- og personalavdelingen (OPA) i tett 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med IT-avdelingen.
Kontaktperson i OPA: Lena Andersen.
Hva m? brukerne forberede?
N?r UiO tar i bruk Elements, stenges ePhorte. Dokumentasjonen som da ligger i ePhorte skal overf?res til Elements som historiske data. Det er derfor viktig at alle rydder i journalpostene og sakene sine. eSak har etablert et team som vil bist? i ryddearbeidet. I tillegg er det utarbeidet en sjekkliste over hva som m? ryddes i ePhorte som kan f?lges for ? f? oversikt.
Du vil ha full lesetilgang til alt du har i ePhorte n?r UiO g?r over til Elements.
Oppl?ring og informasjon
Det vil bli gitt tilbud om ulik type oppl?ring, b?de fysisk og digital. Prosjektet vil ogs? publisere oppdaterte veiledninger p? nettsidene til UiO.
I tillegg blir det opprettet en nettside som til enhver tid vil v?re oppdatert med informasjon om arbeidet. Det kan ogs? bli aktuelt med informasjonsaktiviteter p? de enkelte enhetene i l?pet av h?sten.
N?r skjer overgangen til Elements?
De tekniske forberedelsene til oppgraderingen er i gang. Oppl?ring av superbrukere og dokumentasjonsforvaltere vil skje i september. Saksbehandlere og ledere vil f? tilbud om kurs i november, desember og januar.