1. Journalf?ringss?k pr. enhet for aktuell dokumenttype
- Logg deg inn med arkivarrolle.
- Velg katalog Arkivering unden fanen S?k
- Klikk journalf?ringss?k pr. enhet for aktuell dokumenttype:
- Brev til journalf?ring uansett status
- Brev til journalf?ring status S: Registrert av saksbehandler
- Brev til journalf?ring status M: Midlertidig registrert
- Notater til journalf?ring
- Y-dokumenter til journalf?ring
- Legg inn aktuell enhet i s?kevinduet
- Huk av for ? inkludere underliggende enheter
2. Marker aktuell journalpost i treffliste
- Klikk p? journalpost du skal journalf?re i treffliste etter s?k.
3. Kvalitetssikring av sak journalposten ligger p?
- Start ?verst i bildet med ? kvalitetssikre saken journalposten tilh?rer.
- V?r spesielt oppmerksom p? dette:
- Ligger journalposten p? riktig sak?
- Inneholder sakstittel navn eller andre opplysninger som er unntatt offentlighet? Er disse opplysningene sladdet?
- Er saken p?f?rt riktig tilgangskode og ev. tilgangsgruppe?
- Er saken p?f?rt riktig arkivdel?
- Er saken p?f?rt riktig klassering?
- Har du rettet ev. skrivefeil?
- Er saken p?f?rt merknad med kryssreferanse til ePhorte?
4. Kontroll av innhold opp i mot metadata for journalpost
- G? til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i bildet.
- Klikk Rediger i liggende toppmeny.
- Klikk ?pne i meny p? tilknyttet dokument.
- Kontroller at innholdet i dokumentet er leselig, fullstendig og samsvarer med opplysninger som er registrert p? journalposten.
- ZIP-filer pakkes ut. Utpakkede filer registrerer du enkeltvis som vedlegg.
-
5. Sjekk registerte opplysninger i detaljert visning
- Er dokumentdato korrekt registert?
- Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet?
- B?r du legge p? en tilgangskode?
- Er det aktuelt med tilgangsgruppe?
- Er avsender eller mottaker korrekt registert?
Skjerming av navn p? avsender eller mottaker
- Klikk p? navn registert i felt merket Fra eller TIl.
- Klikk Skjermet i p?f?lgende koktaktkort for avsender eller mottaker.
- Klikk deretter OK i samme vindu.
Kontroll av journaldato
-
Journalposter i status Opprettet av saksbehandler: Journalf?ringsdato p? disse blir satt til den datoen saksbehandler har opprettet dem og ikke til datoen for journalf?ring. Disse m? journalf?res samme uke som de blir opprettet for ? komme med p? offentlig journal. Ved forsinket journalf?ring m? journaldato endres til dagens dato slik at de ikke utelates fra offentlig journal.
-
Journalposter i status Midlertidig registrert: Denne statusen forekommer n?r arkivet glemmer journalf?ring etter import eller redigering p? en journalpost.
6. Endelig journalf?ring etter utf?rt kvalitetssikring
- G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet.
- Klikk f?rst Rediger i liggende toppmeny.
- Sett status til Journalf?rt i felt for dette.
- Klikk tilslutt gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og lukk.
