Kvalitetssikring av sak opprettet av saksbehandler

1. Arkivets kontroll av saker opprettet av saksbehandler 

• Logg deg inn med arkivarrolle.

• Klikk s?ket Saker til kontroll - enhet i katalogen Arkivering i venstremenyen.

• Legg inn f?lgende kriterier i eget s?kevindu:

  • Aktuell enhet.

  • Huk av for underliggende enheter.

  • Status p? sak opprettet av saksbehandler: Reservert.

  • Klikk gr?nn knapp merket S?k!

2. Klikk aktuell sak i treffliste

• Klikk aktuell sak i treffliste fra s?k til h?yre.

3. Rediger sak

• Klikk knapp med blyantikon merket Sak for redigering av saksdetaljer.

4. Kvalitetssikring f?r statusendring til Under behandling

Unng? dobbeltregisteringer

• Finnes saken fra f?r?

• Er saken feilopprettet og heller b?r utg??

Hva sier saksbehandlingsrutinene?

• Gj?r oppslag i lokale og sentrale saksbehandlingsrutiner ved kvalitetssikring av nye saker.

• B?r saken deles i flere saker?

• Er sakstittel korrekt iht til rutinene?

• Er klassering korrekt iht til rutinene?

Kvalitessikring av metadata

F?r du endrer status p? saker til Under behandling, m? du kvalitetssikre dette:

• Tittel

• Arkivdel

• Mappetype

• Tilgangskode

• Skjerming

• Klassering

Kontroll av tilgangskode og skjerming av navn 

• Er saken p?f?rt riktig tilgangskode og hjemmel? 

• Har du husket skjerming av navn (eller andre avsl?rende opplysninger) i tittel med h?yre museknapp dersom det finnes hjemmel for dette?

Kontroll av mappetype 

• Er det benyttet korrekt mappetype?

• Pr. januar 2025 er det opprettet kun to mappetyper i Elements:

  • Personalmappe

  • Studentmappe

Kontroll av arkivdel

• Din kvalitetssikring av nye saker skal ogs? omfatte arkivdel.

• Er det benyttet riktig arkivdel p? ny sak?

• Her finner du oversikt over registrerte arkivdeler i Elements.

Kontroll og skjerming av klassering

• Din kvalitetssikring av nye saker skal ogs? omfatte prim?rklassering.

• Er prim?rklassering riktig?

• Er sekund?rklassering skjermet dersom det finnes hjemmel for dette? 

Skriveregler og rettskrivning

• Bruk meningsb?rende, dekkende og presise titler p? alle nye saker.

• Sjekk stavem?ter for navn og virksomheter.

• Unng? forkortelser.

• Unng? alle ?vrige stavefeil.

5. Statusendring p? kvalitetssikret sak til Under behandling

• Etter gjennomf?rt kvalittessikring endrer du status p? sak til Under behandling f?r du tilslutt klikker p? knapp merket Lagre i ?vre h?yre hj?rne.
• Saken forsviner da fra s?ket Saker til kontroll i Elements 

6. Skal du opprette lenke p? saken eller merknad med kryssreferanse til ePhorte?

• Her er veiledning for lenke p? saken til andre saker eller journalposter.
• Her er veiledning for merknad p? sak med kryssreferanse til ePhorte eller AJPROD.