Bruk av tilgangskoder i Elements

1. Tilgangsstyring med fagspesifikke tilgangskoder og hjemmel i offentleglova

• Saker og journalposter merkes med fagsspesifikke tilgangskoder  
• Du autoriseres for tilgangskoder for eget fagomr?de etter "Need to know-prinsippet".
• Koding i Elements krever hjemmel i offentleglova.

2. Autorisasjoner for ulike niv?er i organisasjonen

Autorisasjoner for tre ulike niv?er i organisasjonen

• Tilgangskode kun p? saker eller journalposter for du selv har opprettet.
• Tilgangskode p? en aktuell enhet. 
• Tilgangskode for hele UiO

Utvidet tilgang gjennom bruk av tilgangsgruppe eller kopimottakerfunksjon

• Autorisasjoner for tilgangskode kun p? egne saker, kan utvides ved bruk av kopimottakerfunksjon eller tilgangsgruppe.
• Denne l?sningen vil kunne gi deg tilgang til kodede journalposter opprettet utenfor det niv?et du selv er autorisert for. Minimumskravet for deg da vil v?re autorisering for samme kode kun p? egne saker.

3. Hvordan virker tilgangskodene?

• Kodene muliggj?r lesetilgang til tilgangsstyrte opplysninger og dokumenter for autoriserte brukere. 
• Kodene muliggj?r sladding av opplysninger unntatt offentlighet i tittel p? sak eller journalpost. Dette f?r virkning b?de i Elements og p? offentlig journal.  
• Kodene muliggj?r skjerming av navn i felt for avsender eller mottaker i Elements og p? offentlig journal.
• Kodene stenger lesetilgang til dokumenter for uautoriserte brukere.
• Kodene umuliggj?r s?k etter saker for uautoriserte brukere.

4. Lesetilgang nedover i organisasjonen

• Autorisasjoner for tilgangskoder p? overordnede enheter, har gyldighet ogs? for underliggende enheter.

5. Arv av tilgangskoder fra sak til journalpost

• En journalpost arver automatisk den tilgangskoden som i utgangspunktet er registrert p? tilh?rende saksmappe. 
• Du har likevel mulighet til ? redigere manuelt tilgangskode og hjemmel p? enkeltjournalposter i en tilgangsstyrt sak. 

6. Lederrolle gir ikke utvidet lesetilgang

• Lederrolle gir utvidet skrivetilgang innenfor egen enhet, men ikke utvidet lesetilgang.

7. Stedfortreder arver leders lesetilganger

• Stedfortreder overtar leders samtlige autorisasjoner for fagspesifikke tilgangskoder.

8. Leder bestiller tilgangskoder til egne medarbeidere i nettskjema 

• Leder bestiller tilgangskoder til egne medarbeidere p? aktuelle enheter i nettskjema. 
• eSak effektuer bestillingen i Bofh.
• Tildelte autorisasjoner i Elements har ogs? gyldighet i historiske ePhorte for oppslag.