Ordin?re rutiner
Innsynsbegj?ringer kommer som regel via e-post, men kan ogs? komme p? f?lgende m?ter: Per post, ved oppm?te, via telefon. Ved muntlige henvendelser (telefon, oppm?te) oppfordres innsynsbegj?rer om ? fremme sin begj?ring skriftlig, vanligvis til v?rt postmottak : postmottak@admin.uio.no / postmottak@uio.no V?r s?rlig observant hvis tilgangskoden VA er benyttet. I de tilfellene skal innsynsbegj?rer straks vises videre til Avdeling for organisasjon og personal ved Avdelingsdirekt?r Irene Sandlie.
Uspesiferte innsynsbegj?ringer skal behandles p? f?lgende m?te:
- Uspesifisert begj?ring per e-post: Denne skal videresendes rette avdeling / seksjon til behandling, utskrift av denne arkiveres i permen og statistikkf?res.
- Uspesifisert begj?ring per post: Brevet skannes og sendes som vedlegg per e-post til rette avdeling / seksjon til behandling. Utskrift av e-posten med vedlegg arkiveres i permen og statistikkf?res.
Spesifert innsynsbegj?ring per e-post:
- Ta utgangspunkt i inng?ende e-post fra innsynsbegj?rer. G? til ePhorte og s?k opp journalposten og finn saksbehandlers brukernavn. Dersom dokumentet ikke sogner til Arkiv LOS videresendes begj?ringen til rett delarkiv.
- G? til mal for innsynsbegj?ring i e-postleseren og f?r inn saks- og dokumentnummer med tilh?rende brukernavn.
- E-postens mottakere vil v?re avdelingens eller seksjonens postmottak. For innsynsbegj?ringer som sogner til EL, skal begj?ringen i tillegg sendes til pressekontakt@uio.no. Det samme gjelder for mere ekstraordin?re innsynsbegj?ringer. SADM og EA har egne e-postlister for innsynbegj?ringer som avdelingene selv administrerer: innsyn-sadm@admin.uio.no - innsyn-ea@eiendom.uio.no
- Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet utleveres etter fem arbeidsdager (etter denne fristen kan mangel p? svar p?klages, se § 32 i offentleglova), s?fremt vi ikke har f?tt beskjed om noe annet.
- Det kreves en tilbakemelding fra saksbehandler for dokumenter som allerede er unntatt offentlighet. Dette fordi unntatthet skal vurderes p? nytt i henhold til merinnsynprinsippet ved hver ny innsynsbegj?ring, jf. offentleglova § 11.
- Dersom saksbehandler velger ? utlevere et dokument i sladdet form, legger arkivet inn den sladdede versjonen som et Y-dokument i saken.
- Ekspedering til innsynsbegj?rer skjer elektronisk. Dette gj?res av Arkiv LOS.
- Et eventuelt avslagsbrev sendes ogs? elektronisk.
- Klagen p? avslag journalf?res i den aktuelle saken.
Arkivering av innsynsbegj?ringer
- Innsynsbegj?ringer arkiveres inntil videre i en egen perm.