Ved en hver prosjekts?knad skal det opprettes en sak i ePhorte. Prosjekts?knadens innhold avgj?r hvordan sakstittelen skal se ut. Ved for eksempel et eksternt finansiert prosjekt skal sakstittelen inneholde prosjektets navn, prosjektnr, oppdragsgiver og prosjektleder, Sakseier er den enhet som har utferdiget s?knaden. Sakseier ved saksbehandler oppretter saksmappen og registrerer s?knaden i ePhorte. Saksbehandler er som regel forskningskonsulent eller ?konomikonsulent ved enheten, men kan ogs? v?re en fra ledelsen. Saksbehandler har ansvar for ? f?lge opp at all korrespondanse fra enheten blir registrert p? saken.
Saksmappen til et prosjekt vil inneholde all arkivverdig korrespondanse om prosjektet. Antall journalposter vil variere med hvilke type prosjekt det er, og hvilke krav til rapportering og oppf?lging det krever.