Det er opptil hvert enkelt fakultet ? bestemme om man vil bruke S?knadsweb til ? saksbehandle opptak til ph.d.-programmet sitt. Det medisinske fakultet bruker en fullskala-modell hvor FS er koblet til arkiv ved bruk av robot. Dette anbefales dersom man skal saksbehandle mange s?knader med ekstern finansiering. HF tester ut en lavskala-modell hvor s?knad via S?knadsweb brukes for de som f?r tilbud om stipendiatstilling og ikke trenger levere ytterligere dokumentasjon i forbindelse med saksbehandling av opptak til programmet.
Veiledningene for lokalopptak som er felles for alle opptak som bruker S?knadsweb og s?knad samlebilde i FS, ligger til grunn for de kortere veiledningene som er laget ut fra s?rskilte behov for ph.d.-opptakene.
Etter fullf?rt opptak og etter at man har tildelt studierett p? ph.d.-program, b?r man alltid g? igjennom og kontrollere dataene i Student samlebilde.