Oppf?lging av ph.d.-kandidater via utdanningsplan
Ved bruke utdanningsplan, kan oppl?ringsdelen i sin helhet registreres i FS. Ph.d.-kandidaten ser utdanningsplanen i StudentWeb. Saksbehandler ser kandidatens utdanningsplan i Programstudent>>bilder>>Utdanningsplan. Du kan ogs? hente opp bildet Utdanningsplan fra Student samlebilde.
Utdanningsplan viser alle avlagte og planlagte emner, b?de UiO-emner og eksterne emner som er registrert; innpasset, godkjent. Du ser helheten til venstre i fanen Rediger utdanningsplan.
Se en fullstendig gjennomgang av utdanningsplan her.
Emnekombinasjon i utdanningsplan
Emnekombinasjoner for oppl?ringsdelen til ph.d.-kandidater brukes i hovedsak for ? skille mellom obligatoriske og valgfrie emner i utdanningsplanen. Det blir lett for saksbehandler ? se hva kandidaten har fullf?rt og hva som mangler p? at oppl?ringsdelen skal bli fullf?rt. Emnekombinasjonen skal alts? v?re i samsvar med den studieplanen som kandidaten skal f?lge som sin oppl?ringsdel.
Dersom du er saksbehandler for et ph.d.-program hvor kandidatene skal velge linjer eller andre undervalg av kombinasjoner, blir bildet litt mer komplisert.
- Dersom kandidaten har foretatt valg i studentweb, vil emnekombinasjonen synes i listen til venstre.
- Dersom kandidaten ikke har foretatt valg enn?, kan saksbehandler klikke p? vis alle og f? opp alle mulige emnekombinasjoner som er aktuelle.
Dersom du skal velge inn en emnekombinasjon for kandidaten, klikk p? emnekombinasjonskoden til venstre. Da spretter den opp i arbeidsomr?det i midten. Sett J i feltet Opptatt. Da f?r kandidaten riktig info i studentweb og du kan kj?re FS718.002 Generere emner i utdanningsplan (NB: dette er ikke en rutine for ? melde kandidater til undervisning og eksamen - kun en rutine for at de f?r inn emner i utdanningsplanen og kan melde seg selv via StudentWeb).
Emner i utdanningsplan
For at kandidater skal kunne undervisnings- og eksamensmelde seg i StudentWeb, eller du skal kunne melde dem opp og legge emnene til i utdanningsplanen, m?:
- vurdering og undervisning v?re klargjort p? emnene i FS.
- emnene som kandidatene skal f? ta m? ligge riktig p? riktig emnekombinasjon i emnekombinasjon samlebilde
N?r bakgrunnsregistreringene er i orden, er det lett ? legge til, slette eller erstatte emner i utdanningsplanen.
- Klikk p? fanen "interne emner utenom plan" og klikk p? den g?r pilboksen for det emnet du ?nsker ? legge til.
- Emnet flytter seg da inn i arbeidsomr?det i midten og du kan legge det under riktig emnekombinasjon.
- Emnet flytter seg da ut til venstre side av bildet og blir en del av utdanningsplanen.
Skal du slette emne(r) fra utdanningsplanen kan du klikke p? emnet og slette raden p? vanlig m?te i arbeidsomr?det, eller du kan hake av i boksen sletting, hake av for det emnet du vil slette og klikke p? sletteknappen.
Emner p? lavere niv?
I noen tilfeller skal kandidater ta emner p? masterniv? som del av ph.d.-graden. Hvis emnene skal v?re en del av ph.d-graden m? emnet legges i utdanningsplanen til kandiaten senest 1. februar/1. september, ellers blir undervisnings- og vurderingsmeldingen slettet kort tid etter.
Ekstern aktivitet: spesialpensum eller godkjenningssak?
Fakultetene kan la nasjonale eller internasjonale forskerkurs, konferansedeltakelser eller spesialpensum i form av litteratur og/eller metodiske studier som er relevant for forskningsoppgaven, inng? som element i oppl?ringsdelen. Ekstern aktivitet skal som hovedregel registreres som godkjenningssak. Unntak kan gj?res, dersom kandidaten har levert et arbeid i tilknytning til aktiviteten som blir vurdert (sensurert) av vitenskaelige ansatte ved UiO, slike unntak registreres typisk som et ordin?rt emne (hvis det gjelder mange kandidater) eller spesialpensumemne (hvis det gjelder f? kandidater).
Dersom en ph.d.-kandidat har best?tte emner fra andre FS-institusjoner i Norge, kan saksbehandler hente disse inn i godkjenningsmodulen og videre koble dem til en kandidats ph.d.-studierett som vist her.
Emner som er avlagt ved en utenlandsk utdanningsinstitusjon, kan registreres i Godkjenningssak samlebilde og videre kobles til en kandidats utdanningsplan.
N?r innpassingssaken er registrert i Godkjenningssak samlebilde, vil emnet kunne finnes igjen i bildet 'Utdanningsplan' under fanen 'Ekstern utdanning'. Der kan du innpasse den eksterne utdanningen i kandidatens utdanningsplan.
For ? kunne registrere spesialpensum som best?tt i FS, m? alts? en vitenskapelig ansatt ved UiO ha vurdert (sensurert) arbeidet til best?tt/ikke-best?tt eller godkjent/ikke-godkjent. Dersom vurderingen er gjort av ekstern institusjon, skal aktiviteten innpasses som godkjenningssak.
Kandidaten registreres (eller registrerer seg) til vurdering i spesialpensumemnet p? vanlig m?te. Klikk p? kandidatens vurderingsmelding i Student samlebilde, hak av for detaljer og legg inn Spesialpensumtittel og eventuelt ogs? individuell vekting i studiepoeng.
NB: Du m? registrere Spes. pensumtittel og individuell vekting p? vurderingsmeldingen f?r sensurregistreringen kj?res til protokoll!
Emnet registreres deretter som et vanlig emne i kandidatens utdanningsplan. Klikk i utdanningsplanen for ? f? emnet inn i arbeidsomr?det i midten. Det som er skrevet i spesialpensumtittel-feltet f?lger med over fra vurderingsmeldingen. Du kan ogs? registrere spesialpensumtittel via utdanningsplanen, s? lenge du gj?r det f?r emnet er kj?rt over i protokoll.
Emneerstatning
Dersom kandidaten har tatt et internt eller ekstern emne som skal erstatte et obligatorisk emne i utdanningsplanen, s?:
- Legger du til emnet som skal erstatte det obligatoriske emnet i riktig emnekombinasjon
- Deretter klikker du p? emnet som skal erstattes slik at det kommer inn i arbeidsomr?det i midten.
- Fyll inn J for emneerstatning og legg inn en passende merknad og dine FS-saksbehandlerinitialer.
Ikke slett emnet fra planen - da vil ikke kandidaten f? godkjent sammensetningen i utdanningsplanen sin.
Kontrollere utdanningsplan
Dersom du vil se om en kandidat har godkjent utdanningsplan. Klikk p? knappen "Kontroller utdanningsplan" ?verst til h?yre. Dersom alle elementer ligger p? rett plass i kandidatens utdanningsplan f?r du meldingen "Plan godkjent". Dersom det mangler studiepoeng eller er mangler i emnekombinasjoner, s? f?r du beskjed om det.
Ved ? bruke rapporten 727.001, kan du sjekke utdanningsplanen til hele startkull eller enkeltkandidater. Merk at dersom ikke avhandlingsemnet er en del av utdanningsplanen/emnekombinasjonen til programmet, s? vil du f? beskjed om at det mangler studiepoeng i planen i denne rapporten. Det er fordi ph.d.-programmet er registrert med 180sp og oppl?ringsdelen, som utdanningsplanen er basert p?, er p? et f?rre antall studiepoeng (vanligvis 30-45sp).
Du kan ogs? bruke rutinen 651.002 UTEN oppdatering for ? se kandidater p? sted, program eller enkeltpersoner. Denne gir ikke samme feilmelding som 721.001, for den leser kun utdanningsplanen og emnekombinasjonene tilknyttet den, men ikke opp mot studieprogrammet. Ta vekk haken for best?tte emner utenom plan for ? unng? ? f? med resultater fra tidligere studieniv?er.
Endre kull?
Dersom en kandidat f?r innvilget permisjon som gj?r at vedkommende blir vesentlig forsinket, s? kan det hende at kullet b?r endres. Generelt endrer vi kull, kun dersom kandidaten er blitt s? forsinket at hen ikke kan fullf?re oppl?ringsdelen i henhold til opprinnelige studieplan (emnekombinasjon).
- Skal jeg endre kull? Generelle anbefalinger
- Utf?r endring av kull for kandidat med endringsfunksjoner
Start?r og termin skal aldri endres for ph.d.-kandidater. Dersom en kandidat blir tatt opp p? nytt skal gammel studierett termineres under studierettstatuskode OVERGANG, og studentstatus settes til UTG?TT eller INNDRATT, mens ny studierett opprettes med studiestart i samsvar med ny finansiering.
Oppf?lging i Student samlebilde
Forlengelser av aktiv studierett ved bruk av tidskonto
Tidskonto brukes prim?rt til ? tilkjenne kandidater fire ?r p? ? fullf?re ph.d.-programmet n?r de har integrert undervisningsarbeid/arbeidsplikt som en del av studiel?pet. Les mer under Oppretting av tidskonto.
Men tidskonto kan ogs? brukes til ? registrere avvik fra normal progresjon i studiet slik at beregning av sluttdato for ph.d.-utdanningen blir riktig. Dato_beregnet_slutt har betydning for rapportering av aktive kandidater og for kandidatens rett til veiledning. Slike forlengelser registreres f?rst og fremst som permisjoner.
Poenget med ? innvilge forlengelser i tidskonto er alts? kun ? f? riktig sluttdato i dato_beregnet_slutt. Denne skal v?re i samsvar med sluttdato for studierett for b?de intern- og eksternfinansierte ph.d.-kandidater. Utover dette, tjener tidskonto ingen teknisk funksjon.
Permisjoner som gir rett til forlengelse (lovfestede permisjoner)
F?lgende typer frav?r/permisjoner er lovfestede og skal alltid registreres f?rst i fanen Perm i Student samlebilde og deretter m? du legge til forlengelseskode i tidskonto:
- F?dselspermisjoner
- Sykefrav?r
- Redusert arbeidstid/permisjon p? grunn av omsorg for sm? barn og n?r familie
- Inntil 6 mnd. permisjon for ? g? inn i kortvarig vikariat i undervisnings- og forskerstilling, utenlandsstipend og liknende
- OBS Gjeldende fra 1. juli 2023 er kravet om 14 dagers sammenhengende frav?r for ? kunne gi forlengelse fjernet fra Forskrift om ansettelsesvilk?r for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assisten og spesialistkandidat. Fra 1. juli 2023 vil stipendiater og postdoktorer ha krav p? forlengelse fra f?rste frav?rsdag for lov- og tariffestet frav?r, eksempelvis sykt barn-dager, egenmelding eller legemeldt frav?r.
- Frav?rs?rsak er viktig ? f? med for ph.d-kandidater
- velg riktig kode for det lovfestede frav?ret/permisjonen
Med l?nn i permisjonsperioden = J dersom kandidaten f?r l?nn fra arbeidsgiver
Kontroller at permisjonsregistreringen er riktig ved ? s?ke kandidaten opp igjen og se at permisjonen er overf?rt tidskonto, og at datoen i "Slutt beregnet" er endret i samsvar med forlengelsen i Tidskonto.
Permisjoner av andre grunner kan ogs? registreres uten at man innvilger forlengelse. Det er bare ? unnlate ? registrere noe mer enn en ren permisjon. Dvs ikke registrere forlengelseskode.
Registrering av forlengelser - FORLENG
Forlengelser som ikke skyldes en permisjon kan registreres i 'Tidskonto'. Forlengelser kan registreres dersom kandidaten:
- har f?tt forlenget tilsetting av sin arbeidsgiver (FORL_L?NN)
- har f?tt godkjent en s?knad om forlengelse av studieretten og veiledningsforholdet uten ? ha finansiering for denne perioden (FORL_UL?NN)
Forlengelser legges rett etter den gjeldende avtalens slutt.
- Startdato for forlengelse settes til dagen etter 'Slutt beregnet'
- Forlengelse i aktuelt veiledningsforhold m? registreres manuelt etter p? under fanen veiledning.
- Hvis det er snakk om forlengelse med l?nn, registrerer du ogs? forlengelse i finansieringsperiode tilsvarende under fanen Finans
Konflikt mellom arbeidsplikt og permisjon
FS takler ikke et frav?r p? mer enn 100 %. En slik situasjon kan lett oppst? n?r en kandidat har 25 % pliktarbeid fordelt over 4 ?r og f?r en permisjon innenfor denne perioden. Generelt sett bryr vi oss ikke om det, s? lenge dato for planlagt slutt blir korrekt. Nettotid rapporteres ikke noe sted.
Eksempel p? feil beregning av nettotid, den skulle fremdeles v?rt 3.00.
Dersom du har veldig lyst til ? korrigere dataene gj?r du det slik:
- Avbryt pliktarbeidet i permisjonsperioden
- Legg til pliktarbeid igjen etter at permisjonstiden er over og ut hele forlengelsesperioden
Andre koder i tidskonto
- UTENOM (Aktiviteter utenom doktorgradsstudiet) - skal ikke brukes. Dersom en ph.d.-kandidat ikke klarer ? fullf?re studiet innen finansieringen utl?pet, s? anbefaler vi ? heller innvilge forlengelse uten l?nn, dersom det er sannsynlig at vedkomne vil komme til ? levere etter endt finansieringsperiode.
N?r du har oppdatert tidskonto m? du huske ?:
- Oppdatere planlagt slutt til riktig semester i Student Samlebilde. Les mer om planlagt slutt. Flere problemstillinger rundt planlagt slutt.
- Oppdatere periode for finansiering i Student Samlebilde - fanen finans.
- Oppdatere veilederforhold (eventuelt veilederbytte dersom det er n?dvendig) i Student Samlebilde - fanen veiledn.
- Oppdatere utdanningsplan (dersom kandidaten ikke er ferdig med alle emner i oppl?ringsdelen)
Veilederbytte
Dersom en kandidat skal bytte veileder m? du f?rst avslutte det opprinnelige veilederforholdet.
- Finn den aktuelle veilederen og endre sluttdatoen i datofeltet.
- Sluttdatoen skal tilsvare datoen fakultetet godkjenner endringen i veiledergruppen.
- Skriv gjerne en kommentar i merknadsfeltet, men OBS: ingen sensitiv informasjon m? oppgis.
Deretter registrerer du det nye veilederforholdet.
- Registrer den nye veilederen. Startdatoen i datofeltene skal settes til den datoen fakultetet godkjenner endringen i veiledergruppen.
- Skriv gjerne en kommentar i merknadsfeltet. P? denne m?ten vil FS vise historikken i forbindelse med veiledning, og man vil kunne f? ut riktige rapporter.
Kandidaten har ikke lenger gyldig avtale
Hvis kandiatens avtaleperiode er g?tt ut har kandidaten ikke lenger finansiering for studieplassen og har ikke lenger krav p? veiledning. Kandidater uten gyldig avtaleperiode blir ikke betraktet som aktive kandidater av DBH.
Vi anbefaler ? ta kontakt med kandidater hvor finansieringen er utl?pt for ? h?re om kandiaten fortsatt har til hensikt ? fullf?re ph.d.-programmet. Tilbud om veiledning og tidsfrist for ? fullf?re b?r avtales med veileder og fagmilj?, f?r man kommer med et tilbud om forlengelse.
Dersom forlengelse ikke tilbys, settes studierett til UTG?TT. 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录etten kan gjen?pnes dersom kandidaten kommer med en avhandling til vurdering. Dersom oppl?ringsdelen ikke er fullf?rt, m? fakultetet vurdere om de har kapasitet til ? tilby kandidaten plass igjen.
Les mer om endring av studierettstatus for ph.d.-kandidater her.