Arbeidsfordeling
?konomimedarbeidere ved enhetene h?ndterer alle sine EVU-fakturaer og registrerer dem i ?konomisystemet DF? Unit4. P? denne m?ten blir det enhetlig praksis for fakturering mellom kursdeltakerne som betaler selv og de som f?r kursavgiften betalt av arbeidsgiver.
Kursdeltakere som skal betale semesteravgift gj?r det selv p? vanlig m?te via Studentweb. Studieavdelingen har ikke anbefaling for hvordan semesteravgift skal faktureres for kursdeltakere som skal f? den betalt av andre enn seg selv (for eksempel arbeidsgiver).
Dersom studentene p? et viderutdanningsemne skal semesterregistres i FS manuelt, meld fra p? e-post til lokalopptak@admin.uio.no. Inkludér emnekode. Er det etter den vanlige fristen for betaling av semesteravgift, 1. februar/1. september, og studentene skal betale semesteravgift, skriv "semesteravgift" i emnefeltet. For kurs der det er gitt fritak for semesteravgift, skriv "registrering" i emnefeltet.
Begrunnelse for arbeidsfordelingen
UiO trenger en enhetlig praksis for fakturering av EVU-tilbud, enten kursdeltakerne betaler kursavgiften selv eller f?r den betalt av arbeidsgiver. Studieavdelingen unders?kte i mars 2022 og fant at FS ikke er egnet til fakturering av EVU-tilbud, da FS ikke st?tter utsending av faktura via elektronisk handelsformat (EHF). I mange tilfeller vil betaleren v?re et offentlig foretak, og offentlige foretak er p?lagt ? betale fakturaer via EHF.
Bakgrunn for arbeidsfordelingen
Studieavdelingen (SADM) unders?kte i 2021 om modulen Etterutdanning (EVU) i Felles studentsystem (FS) og den tilh?rende s?knadsapplikasjonen EVU-web kunne bidra til ? forenkle rutinene rundt opptak til EVU-tilbud. Konklusjonen var positiv, og SADM informerte fakultetene i FS Nyhetsbrev 1 i 2022: Utvider bruken av EVU-web.
Unders?kelsen tok imidlertid ikke for seg om fakturering skulle eller kunne foreg? via FS og EVU-web. Rapporten konkluderte med behov for en fase 2 og 3 for ? finne ut om FS var egnet for fakturering av EVU-tilbud. Se evalueringsrapporten Innf?ring av EVU-web ved UiO side 7-9.
SADM bruker FS til ? opprette fakturaer til studenter, f.eks. semesteravgiftsfakturaer. Studenten logger selv p? Studentweb og henter ut fakturaopplysningene, inkludert KID-nummer.
Ved EVU-tilbud er det imidlertid ofte arbeidsgiver som skal betale kursavgiften. Da er det ofte ikke tilstrekkelig for den som skal betale at kursdeltakeren har hentet ut fakturen i EVU-web eller Studentweb. I mange tilfeller vil betaleren v?re et offentlig foretak. Offentlige foretak er p?lagt ? betale fakturaer via EHF. En helhetlig faktureringsl?sning er dermed avhengig av EHF, og FS viste seg s?ledes ikke egnet.
Kontaktpunkter - studieadministrasjon og ?konomi
- For studieadministrative sp?rsm?l, kontakt Studieavdelingen p? lokalopptak@admin.uio.no.
- For ?konomisp?rsm?l, se Brukerst?tte ?konomi og l?nn.