Hvordan lage og bruke flettefiler

Hvordan lage og lagre flettefiler

Typisk vil du begynne med ? ?pne forskjellige rapporter for ? lage filer som skal flettes sammen. Du kan bare sl? sammen to og to utplukk av gangen. F?lg trinnene nedenfor for aktuelle rapporter:

• Velg "lagre som" og klikk p? fanen "Flettefil"
• Velg tabulatorseparert fil uten kolonneheading
• Velg personl?penummer eller f?dselsnummer som flettegrunnlag. Vi anbefaler ? bruke personl?penr mm du faktisk trenger f?dselsnummeret etterp?.

•  Lagre filene p? et fellesomr?de (husk ? slette filene n?r du er ferdig)  

Sluttproduktet, flettefilen, m? lagres dersom du skal bruke den videre, f.eks. til ? sende e-post eller brev. Dersom du bare er ute etter ? finne et antall, trenger du ikke lagre. Les mer om uttrekk og lagring av personopplysninger fra FS.

Hvordan behandle flettefiler

N?r filene du vil flette sammen er lagret forsvarlig i riktig format, kan du g? videre til ? behandle flettefilene. I FS, under hovedmenyen finner du menyvalget verkt?y, her finnes behandling av flettefiler.

N?r du ?pner verkt?yet ser det slik ut:

Vi anbefaler som sagt ? bruke personl?penummer n?r du lager og bruker flettefiler, slik at du i st?rst mulig grad unng?r ? lagre filer med f?dselsnummer.

• Trykk p? knappen Fil 1 for ? legge til utplukk A
• Trykk p? knappen FIl 2 for ? legge til utplukk B

Deretter m? du velge Join operator for ? velge hvordan du skal flette sammen utplukkene dine. 

• Union (U) sl?r sammen forekomstene i de to filene, men hver forekomst kommer bare ¨¦n gang.
• Snitt (n) gir bare forekomstene som finnes i b?de fil 1 og i fil 2
• Minus (-) gir forekomstene i fil 1 som ikke finnes i fil 2

Etter at du har valgt hvordan du skal flette sammen filene, s? trykker du til sist p? den r?de pilen. Resultatet av flettingen vil da synes i feltet nedenfor pilen, b?de som liste over forekomstene og som antall forekomster. 

Dersom du trenger ? lagre dataene i utplukket for ? bruke dem videre, trykker du p? lagredisken til h?yre, lagrer utplukket forsvarlig og klikker deretter p? knappen 'Avslutt' for ? lukke fletteverkt?yet.

Hvordan bruke flettefiler

Send e-post til studenter i flettefil

• Hent opp rutinen FS214.001 Send e-post.
• Hent opp flettefilen og trykk p? knappen 'Import¨¦r fil'
• Kontroll¨¦r at du har lastet inn riktig utplukk og at innstillingene i e-postrutinen er i samsvar med det du ?nsker ? gj?re (intern/ekstern e-post, avsenderadresse etc) 
• Klikk p? knappen 'Import¨¦r' p? flettefilen og kj?r e-postrutinen som normalt.

Flette i Microsoft Word

Veiledningen gjelder b?de engelsk  og norsk versjon av Word. Veiledningen er sist oppdatert for 2016-versjonen.

• G? til Mailings/Masseutsendelser
• Klikk p? knappen Start Mail Merge/Start utskriftsfletting
• Velg Step by Step Mail Merge Wizard.../Veiviser for trinnvis utskriftsfletting... 

Til h?yre i bildet f?r du da frem en veiviser p? totalt seks trinn. Klikk p? next/neste for ? bevege deg framover i prosessen. Du kan ogs? klikke deg bakover ved ? velge previous/forrige:

1. Velg 'Letters' (Brev))
2. Velg dokument (dokumentet du st?r i, en mal eller et annet eksisterende dokument) 
3. Velg mottagere ved ? bruke Use an existing list/Bruk en eksistrende liste, bruk linken Browse.../Bla gjennom... for ? finne frem til filen med mottakere der du lagret den p? fellesomr?det. 
    
4. Skriv brevet ditt og bruk 'More items' (Flere elementer) for ? finne dataene fra flettefilen din og sett dem p? fornuftige steder i teksten. N?r du er ferdig med tekst og datafelt, kan du g? videre.
   
5. Preview/Korrekturlesing. Du kan bla fra mottaker til mottaker ved hjelp av <<og >>  i veiviseren. Her kan du ogs? fjerne noen mottakere (knappen 'exclude this recipient'
   
6. Complete the merge/Fullf?r fletting og skriv ut
   

Eksempler

Eksempel 1-3

• Union: du vil ha en oversikt over alle studentene p? begge emner (A+B)
• Snitt: du vil bare vite hvem som er meldt til begge eksamenene (AB)
• Minus: du vil vite hvem som er meldt til emne A, men ikke til emne B (A-B)

Eksempel 4

Du har to emner hvor studenter som enn? ikke har oppn?dd grad p? programmet kan f? dem impasset i utdanningsplanen sin. Du vil gi direkte beskjed om dette, siden det ikke har v?rt slik tidligere. 

1. Husk ? velge ? ta med e-post i filutplukket.
2. Lag en union-fil mellom best?tte resultater ved ? bruke FS568.010 Resultatliste flere terminer i de to emnene
3. Lag en minus-fil mellom union-filen over og kvalifikasjonsprotokollen til programmet i aktuelt tidsrom.
4. Bruk minus-filen til ? sende e-post til aktuelle studenter for ? sp?rre om de vil ha emnene innpasset i utdanningsplan.