Registrere at phd-kandidater har fullf?rt kurs eller aktiviteter

Bakgrunnsdata som m? v?re p? plass f?r du kan registrere

Emnekoder og vurderingsenheter

Opprette vurderingsenhet

F?r du skal registrere at ¨¦n eller flere kandidater har fullf?rt et kurs eller deltatt p? en konferanse eller annen aktivitet som skal godkjennes inn i oppl?ringsdelen, m? det opprettes vurderingsenhet for aktuelt semester for den emnekoden du skal bruke til ? registrere fullf?rt kurs/deltakelse.

Hvis du ?nsker hjelp til ? opprette vurderingsenheter, kan du kontakte Anne L?ken. Dersom du selv vil opprette vurderingsenhet for et phd-kurs, gj?r du f?lgende: 

• Hent fram rutinen FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter (Modul Vurdering> rutiner> FS508.001.
• Velg utplukk "Emne"
• Skriv inn emnekoden i feltene for dette (185 (UiOs institusjonsnummer) skal alltid st? i feltet foran emnekoden, og tallet 1 (for versjonskode 1) skal alltid st? i feltet bak emnekoden).
• Skriv inn det semesteret du skal opprette vurderingsenhet for i feltene "Tid"
• Kj?r rutinen ved ? taste Ctrl+R eller ved ? klikke p? symbolet for rapport (den l?pende personen).
• Kj?r f?rst rutinen uten oppdatering for ? sjekke at det ser riktig ut. Kj?r deretter rapporten med oppdatering (hak av for "Ja" i rammen "Oppdat¨¦r database" ?verst i rapporten).

Se bilde under med eksempel fra et av felleskursene p? fakultetet for ? se hvilke felt du skal fylle ut i rutinen.

Dersom du skal opprette vurderingsenhet for et semester et stykke tilbake i tid, kan ikke rutinen brukes og du vil f? en feilmelding. Da m? vurderingsenheten opprettes manuelt. Hvis du vil ha hjelp til ? dette, ta kontakt med Anne L?ken. 

Ved behov opprettes nye emnekoder

Det er opprettet emnekoder p? hvert av instituttene for de ulike kursene og aktivitetene som inng?r i oppl?ringsdelen. Se mer om phd-emnekoder p? f?lgende nettside.

Dersom du har behov for ? f? opprettet emnekoder for flere kurs enn de som finnes i FS, ta kontakt med phd-koordinator p? fakultetet.

Emnekoder med innhold som varierer fra gang til gang 

Flere av emnekodene som brukes for kurs og aktiviteter er slik at innholdet vil variere fra gang til gang og tilpasses individuelt til den enkelte phd-kandidaten. Dette gjelder f.eks. emnekodene som brukes til konferansedeltakelse og de emnene som heter "Elective research training course".

N?r du skal registrere at en kandidat har deltatt p? eller fullf?rt slike kurs, m? du unders?ke om noen av emnekodene er brukt for denne kandidaten fra f?r. Dette ser du i Student samlebilde i fanen 'Vurd.Prot.' Dersom det er registrert at kandidaten har fullf?rt ett eller flere slike kurs tidligere, se hvilke emnekoder som er brukt til ? registrere dette. Du kan ikke bruke disse emnekodene igjen. Hver emnekode kan kun brukes ¨¦n gang for hver kandidat (siden kandidatene kun vil f? uttelling for et emne ¨¦n gang). Du m? dermed bruke neste ledige emnekode.

Hvis alle relevante emnekoder er brukt for kandidaten allerede, kan det v?re behov for ? opprette nye emnekoder. Se mer om dette lenger opp p? nettsiden. 

Har kandidaten studierett?

For ? kunne registrere vurderingsmeldinger p? phd-kandidater, m? de ha en studierett i FS. Phd-kandidater ved UiO f?r opprettet en studierett i FS og denne finner man fram til i Student samlebilde. Ved HF har studieretten koden PHD-HF i feltet 'Studieprogram' i Student samlebilde. Dersom du skal registrere resultat for phd-kandidater fra andre fakulteter, vil de ha tilsvarende studieretter knyttet til sitt fakultet, f.eks. PHD-SV hvis de er tilknyttet SV.

Dersom det er eksterne phd-kandidater fra andre institusjoner enn UiO som skal ta et av instituttets phd-kurs, m? disse studentene registreres med en hospitant-studierett i FS. Ta kontakt med Anne L?ken for ? f? opprettet en slik studierett.

Registrering av fullf?rt kurs eller deltakelse

N?r du skal registrere at en phd-kandidat har fullf?rt eller deltatt p? et kurs eller en aktivitet, kan dette registreres p? ulike m?ter. I noen tilfeller m? man registrere dette for ¨¦n og ¨¦n kandidat, mens i andre tilfeller kan man registrere for flere kandidater samtidig. Disse to m?tene ? registre p? er beskrevet under.

Dersom en phd-kandidat har deltatt p? internasjonale forskerkurs i utlandet, skal dette registreres som en godkjenningssak i FS. Det samme gjelder for de som har tatt kurs ved andre norske l?resteder der man ikke automatisk kan hente inn resultatet i FS. Se mer om registrering av godkjenningssaker lenger ned p? denne nettsiden.

Kurs som kan registreres for flere kandidater samtidig 

Du kan registrere deltakelse /fullf?rt kurs for flere kandidater samtidig i tilfeller der:

• Kandidatene har tatt kurset samtidig i samme semester,
• Det ikke skal gj?res justeringer av studiepoengsuttellingen for kandidatene. Alle skal ha samme studiepoengsuttelling og det skal v?re samme antall studiepoeng som er registrert for emnet i FS,
• Det ikke skal registreres individuelle titler p? kursene for den enkelte kandidat, men tittelen er den samme som er registrert for emnet i FS.

De fleste av kursene som tilbys i phd-uka, vil kunne registreres p? denne m?ten. Men v?r oppmerksom p? at alle punktene over m? v?re oppfylt, hvis ikke m? du registrere deltakelse/fullf?rt kurs for ¨¦n og ¨¦n kandidat, se veiledning lenger ned p? siden.

Hvis alle punktene ovenfor er oppfylt, kan du registrere fullf?rt kurs p? f?lgende m?te: 

1. Kandidatene m? f?rst meldes til vurdering. Dette kan gj?res p? ¨¦n av f?lgende to m?ter:
   1. Hvis kandidatene er undervisningsmeldt til kurset, kan du bruke rutine FS511.001 Oppmelding av undervisningsmeldte til vurdering (Modul Vurdering> Rutiner> Melding> FS511.001 p? f?lgende m?te:
      • Velg utplukk 'Emne'
      • Skriv inn emnekoden i feltene for det 
      • Skriv inn aktuelt semester i feltene 'Undervisningstermin
        Se bilde under med eksempel for utfylling av de ulike feltene
        
        
        Kj?r rutinen f?rst uten oppdatering og se at alle de riktige kandidatene kommer med. N?r alt ser fint ut, m? du kj?re rutinen en gang til med oppdatering.
   2. Hvis kandidatene ikke skal v?re undervisningsmeldt til kurset, m? du legge inn ¨¦n og ¨¦n vurderingsmelding manuelt. Dette kan du gj?re via Student samlebilde, slik at du er sikker p? at du har funnet fram til riktig kandidat, p? f?lgende m?te:
      • S?k opp kandidaten i Student samlebilde.
      • Klikk i fanen 'Vurd.meld' i Student samlebilde og legg til ny rad ved ? klikke p? ikonet for dette i verkt?ylinjen i FS eller ved ? taste Ctrl+N.
      • N?r du legger til en rad kommer opp noen gule og hvite felter i fanen 'Vurd meld'. Du skal fylle ut feltene p? f?lgende m?te:
        • I feltene 'Emne':
          • I det f?rste av de tre feltene skal det alltid st? 185 (UiOs stedkode)
          • I det midterste feltet skriver du emnekoden for det kurset du skal registrere deltakelse p?. Se mer om emnekoder p? f?lgende nettside. 
          • I det siste av de tre emne-feltene skal det alltid st? 1 (emnets versjonskode)
        • I feltet 'Vurd.komb skal koden komme opp automatisk. 
        • I feltene 'Tid' skal du skrive inn det semesteret (?rstall og semester) som phd-kandidaten deltok p? kurset.
        • I feltet 'Kand' skal det st? "N".
        • Resten av feltene lar du st? tomme.
        • Lagre
          
          Se bildet under for hvilke felter som skal fylles ut:
          

S?k opp hver av kandidatene som har deltatt p? kurset og legg inn vurderingsmeldig som beskrevet over.

2. N?r alle som har tatt kurset er meldt til vurdering, kan du hente fram bildet Sensurregistrering i FS (Modul Vurdering> Bilder> Sensurregistrering. S?k opp kurset du skal registrere for ved ? skrive inn emnekoden i det midterste feltet for "Emne" og skriv inn det semesteret du skal registrere for i feltene "Tid" (f?rst ?rstall og deretter V?R eller H?ST). Trykk p? enter for ? hente opp emnet.
3.  Kandidatene som er vurderingsmeldt til kurset vises i bildet. Du registrerer i bildet Sesurregistrering p? f?lgende m?te: 
   • Klikk i nedtrekksmenyen under "Resultat" og velge "Best?tt" eller "Godkjent" (kun et av disse alternativene vises i nedtrekksmenyen). N?r du velger dette vil feltet til h?yre automatisk f? verdien B fordi det er et best?tt-resultat.
   • Registrer dette for alle kandidatene og lagre
   • Klikk i feltet "Kontrollmodus" p? h?yre side i bildet, slik at dette feltet blir haket av.
   • Deretter registrerer du "Best?tt" eller "Godkjent" fra nedtrekksmenyen for alle kandidatene en gang til. Da vil feltet "Beh.status" automatisk fylles ut med KO (som betyr at det er korrekturlest).
   • Lagre
4. Fra bildet sensurregistrering kan du klikke p? knappen for ? overf?re til protokoll som du finner til h?yre i bildet, se under: 
   

Da ?pnes rutinen FS573.001 Overf?ring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll for det kurset og det semesteret du har registrert sensur for. Kj?r rutinen ved ? taste Ctrl+R eller symbolet for dette (den l?pende personen) uten oppdatering og se om alle kandidatene kommer med. N?r alt ser riktig ut, haker du av for ? oppdatere databasen og kj?rer rutinen en gang til. 

5.  N? er registreringene ferdige for emnet og resultatene er overf?rt til vurderingsprotokoll. Du kan se hvert av resultatene i fanen "Vurd.prot" i Student samlebilde for den enkelte kandidat.

Kurs og aktiviteter som m? registreres for ¨¦n og ¨¦n kandidat 

Du m? registrere deltakelse/fullf?rt kurs eller aktivitet for ¨¦n og ¨¦n kandidat i tilfeller der ett eller flere av punktene under gjelder: 

• Kandidater skal f? en annen studiepoengsuttelling enn det som er registrert for emnet i FS,
• Ulike kandidater skal f? ulik uttelling for samme kurs,
• Det skal legges inn individuelle titler p? kurset for de enkelte kandidatene. 

Gjelder ingen av punktene over og du skal registrere at flere kandidater har deltatt p? samme kurs eller aktivitet, kan du se lenger opp i veiledningen om du kan registrere for flere kandidater samtidig. 

N?r du skal registrere deltakelse/fullf?rt kurs eller aktivitet for ¨¦n og ¨¦n kandidat gj?r du dette p? f?lgende m?te:

1. P? forh?nd m? du ha funnet fram til hvilken emnekode du skal bruke og det m? v?re registrert vurderingsenhet for det semesteret du skal registrere for. Se eventuelt mer om det lenger opp p? nettsiden. 
2. Hent opp kandidaten i Student samlebilde. Sjekk at du har hentet opp riktig person og riktig studierett (PHD-HF e.l.). 
3. Klikk i fanen 'Vurd.meld' i Student samlebilde og legg til ny rad ved ? klikke p? ikonet for dette i verkt?ylinjen i FS eller ved ? taste Ctrl+N. 

4. N?r du legger til en rad kommer opp noen gule og hvite felter i fanen 'Vurd meld'. Du skal fylle ut feltene p? f?lgende m?te:

   • I feltene 'Emne':
     • I det f?rste av de tre feltene skal det alltid st? 185 (UiOs stedkode)
     • I det midterste feltet skriver du emnekoden for det kurset du skal registrere deltakelse p?. Se mer om emnekoder p? f?lgende nettside. Husk at en emnekode kun kan brukes en gang per kandidat!
     • I det siste av de tre emne-feltene skal det alltid st? 1 (emnets versjonskode).
   • I feltet 'Vurd.komb skal koden komme opp automatisk. 
   • Feltet 'Campus' kan fylles ut med UIO fra nedtrekksmenyen eller det kan st? tomt (da blir det automatisk satt til UiO senere).
   • I feltene 'Tid' skal du skrive inn det semesteret (?rstall og semester) som phd-kandidaten deltok p? kurset, konferansen eller aktiviteten.
   • I feltet 'Kand' skal det st? "N".
   • I feltene 'Resultat' velger du "Godkjent"  eller "BEST?TT" i f?rste nedtrekksmeny (Det er som regel bare ett av disse som er mulige ? velge) og velg "B" for "Best?tt" i neste nedtrekksmeny.
   • I feltet "Beh.status' velger du "KO".
   • Dersom du skal legge inn individuell tittel p? kurset kandidaten har tatt eller hvis kandidaten skal f? flere eller f?rre studiepoeng for emnet enn det som er registrert for emnet i FS, m? du registrere dette f?r du lagrer. Se mer om hvordan du registrerer dette lenger ned i veiledningen.
   • Lagre

Se eksempelet under med registrering av deltakelse p? kurset HFILOS9101A for hvordan feltene skal fylles ut:

5. N?r du har registrert ferdig i vurderingsmeldingen for phd-kandiaten m? du overf?re vurderingsmeldingen til vurderingsprotokoll.
   Husk ? registrere f?lgende f?r du overf?rer til protokoll:
   • Hvis du skal registrere et kurs der flere phd-kandidater har deltatt b?r du registrere deltakelse for alle phd-kandidatene f?rst, slik at du kan overf?re alle resultatene til protokoll samlet.
   • Dersom du skal registrere individuell tittel p? kurset eller individuell vekting (slik at kandidaten skal f? en annen studiepoengsuttelling enn det som er registrert for emnet), m? dette registreres f?r resultatet overf?res til protokoll.
6. N?r du skal overf?re resultat til protokoll bruker du rutinen FS573.001 Overf?ring fra vurderingsmelding til vurderingsprotokoll (Modul Vurdering> Rutiner> Protokoll> FS573.001). Tast inn emnekoden til det kurset  og det semesteret du har registrert sensur for. Kj?r rutinen ved ? taste Ctrl+R eller symbolet for dette (den l?pende personen) uten oppdatering, og se om kandidaten(e) kommer med. N?r alt ser riktig ut, haker du av for ? oppdatere databasen og kj?rer rutinen en gang til. 
7.  N? er registreringene ferdige for emnet og resultatene er overf?rt til vurderingsprotokoll. Du kan se resultatet i fanen "Vurd.prot" i Student samlebilde for den enkelte kandidat.

Registrere individuelle titler p? kurs og individuell vekting

Flere av phd-kursene som er registrert i FS har generelle titler. I en del tilfeller kan det v?re aktuelt ? skrive inn individuelle titler for den enkelte kandidat n?r man registrerer deltakelse p? kurs eller konferanser. Dermed vil det vises i Studentweb og p? karakterutskrifter hva som er tittelen p? det bestemte kurset phd-kandidaten har deltatt p?, tittel p? paper phd-kandidaten har levert e.l. Slike individuelle titler m? registreres i vurderingsmeldingen f?r du overf?rer vurderingsmeldingen til vurderingsprotokoll. Se f?lgende brukerveiledning for ? legge inn individuell tittel.

I noen tilfeller kan det ogs? v?re behov for ? registrere at en phd-kandidat skal f? godkjent et kurs med f?rre eller flere studiepoeng enn det som er registrert for kurset. Dette vil v?re aktuelt n?r det ikke finnes noen egnede emner i FS med riktig antall studiepoeng eller for kurs der kandidatene f?r ulik studiepoengsuttelling ut fra hva de har levert og presentert p? kurset. Se lenken over for hvordan du kan registrerer individuell vekting av et kurs. Det er viktig at dette registreres i vurderingsmeldingen f?r du overf?rer vurderingsmeldingen til vurderingsprotokoll.

Legge inn kurset i phd-kandidatens utdanningsplan

N?r du har registrert deltakelse for en phd-kandidat p? et gitt kurs i FS og overf?rt dette til vurderingsprotokollen, kan phd-kandidaten se dette i Studentweb ved ? klikke p? "Resultater/Results".

For at phd-kandidaten lettere skal kunne f?lge med p? hva hen har f?tt godkjent i oppl?ringsdelen og hva som gjenst?r, m? kursene phd-kandidaten har deltatt p? legges inn i den enkeltes utdanningsplan. Du kan hente inn emnene i utdanningsplanene for de kandidatene som er tilknyttet ditt institutt. For ? hente inn et kurs i en phd-kandidats utdanningsplan, se f?lgende nettside.

N?r kurset er lagt inn i kandidatens utdanningsplan kan kandidaten se emnet i utdanningsplanen sin i Studenteweb ved ? klikke p? ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼/Studies og klikke videre til phd-programmet.

Registrere deltakelse p? eksterne kurs og aktiviteter

Dersom phd-kandidater har deltatt p? kurs og aktiviteter i utlandet som skal inng? i oppl?ringsdelen m? dette registreres i FS. Det registreres som en godkjenningssak. Det samme gjelder dersom en phd-kandidat har tatt kurs ved andre norske l?resteder og man ikke automatisk kan hente inn resultatet i FS. 

V?r oppmerksom p? at konferansedeltakelse ikke skal registreres som godkjenningssak, men det er opprettet egne emnekoder i FS for dette. Se mer om registrering av dette lenger opp p? nettsiden.

Dersom en phd-kandidat har deltatt p? et kurs ved en annen norsk institusjon og hen vet at kurset har blitt registrert i FS p? det andre l?restedet (f.eks. ved at kandidaten har f?tt en karakterutskrift derfra for phd-kurset) eller dersom du p? annen m?te vet at kurset er registrert i FS ved den andre institusjonen, kan vi fors?ke ? hente inn resultatet direkte i FS. Ta i s? fall kontakt med Anne L?ken. Hvis kurset ikke er registrert i FS ved den andre institusjonen, registrerer du kurset som en godkjenningssak slik det er beskrevet under.

Registrere godkjenningssak

Registrerer i Godkjenningssak samlebilde 

Du registrerer f?rst i bildet Godkjenningssak samlebilde p? f?lgende m?te:

• ?pne bildet Godkjenningssak samlebilde (Modul Godkjenningssaker> Bilder> Godkjenningssak samlebilde). Du kan ogs? finne dette bildet fra nedtrekksmenyen i Student samlebilde (etter at du har funnet fram til riktig phd-kandidat), se bilde under.

• Hvis det ikke finnes andre godkjenningssaker registrert p? phd-kandidaten vises Godkjenningssak samlebilde som helt blankt. N?r du har hentet frem godkjenningssak samlebilde, legg til ny rad (Ctrl+N eller velg ikonet for dette i verkt?ylinjen ?verst i FS).
• Tast inn f?dselsnummeret til phd-kandidaten i feltene "F.nr". Navnet til phd-kandidaten dukker deretter automatisk opp.
• Saksnummeret settes automatisk etter hvor mange andre godkjenningssaker som er registrert p? phd-kandiaten. Hvis det ikke er noen andre saker, settes saksnummeret automatisk til 1.
• Velg INNPASS i feltet 'Type sak'.
• Skriv inn en forklarende tekst i feltet 'Merknad' om hva godkjenningssaken gjelder. Husk FS-initialer.
• Velg BEHANDLET i feltet 'Status behandling'.

Se bilde under for feltene som skal fylles ut.

Registrer i bildet Person Eksternstudium

N?r du har opprettet godkjenningssak, m? du registrere de enkelte kursene som phd-kandidaten har tatt. Dette gj?r du i bildet Person Eksternstudium. Du finner bildet ved ? klikke p? knappen "Eksternstudium" i Godkjenningssak samlebilde eller i Modul Godkjenningssaker> Bilder> Person Eksternstudium samlebilde. Legg til ny rad (Ctrl+N eller ikonet for dette i verkt?ylinjen ?verst i FS). Registrer p? f?lgende m?te:

• Tast inn phd-kandidatens f?dselsnummer. Navnet til phd-kandidaten dukker deretter automatisk opp.
• S?k fram institusjonen der utdanningen er tatt. F?rst m? du velge land, og deretter s?ke etter institusjonen. Se mer p? f?lgende nettside. Dersom du ikke finner fram til institusjonen du skal legge inn, ta kontakt med Anne L?ken.
• Velg institusjonen. Lagre.
• Klikk i fanen 'Resultater' og legg til en ny rad (Ctrl+N eller ikonet for dette i verkt?ylinjen ?verst i FS). Registrer deretter kurset kandidaten har deltatt p? p? f?lgende m?te:
  • I feltet 'Kode': Skriv inn EKSTERN.
  • I feltet 'Navn': Skriv inn tittelen p? kurset. Hvis tittelen er p? engelsk, trenger du ikke ? fylle ut feltet 'Engelsk'.
  • I feltene Tid: Skriv inn det semesteret phd-kandidaten deltok p?/fullf?rte kurset.
  • I feltene 'Vekting': Skriv inn antall studiepoeng kandidaten f?r godkjent for kurset.
  • I feltet 'Niv?': Velg PHD
  • Resultat: Velg B i nedtrekksmenyen
  • Kar.regel: Velg NO25 - Innpasset fra nedtrekksmenyen.

Se bildet under for utfylling av de ulike feltene, der phd-kandidaten har tatt et kurs ved LSE med tittel "Borders and Language" som gir 2 studiepoengs uttelling.

Dersom phd-kandidaten har deltatt p? flere kurs ved samme institusjon, kan du registrere disse ved ? legge til nye rader i fanen 'Resultater' i bildet Person Eksternstudium. Hvis du skal registrere kurs p? samme phd-kandidat, men der kursene er tatt ved en annen institusjon, m? du opprette en ny forekomst i bildet Person Eksternstudium for den institusjonen der disse kursene er tatt og registrere i fanen 'Resultater' der.
 

Knytte bildet Person Eksternstudium til Godkjenningssak samlebilde

N?r du har registrert de kursene phd-kandidaten har tatt, m? du knytte Person Eksternstudium til den godkjenningssaken du opprettet tidligere. Dette gj?r du ved ? hente opp godkjenningssaken i Godkjenningssak samlebilde, klikke p? fanen 'Eksternstudium" og hake av i feltet 'Inng?r' for den institusjonen som godkjenningssaken gjelder. Se bildet under. 

Legge inn det eksterne kurset eller aktiviteten i phd-kandidatens utdanningsplan

N?r du har registrert en godkjenningssak for en phd-kandidat p? et gitt forskerkurs i FS, kan phd-kandidaten se dette i Studentweb ved ? klikke p? "Resultater/Results". Disse vises under overskriften "Eksterne resultater/External results".

For at phd-kandidaten lettere skal kunne f?lge med p? hva hen har f?tt godkjent i oppl?ringsdelen og hva som gjenst?r, b?r forskerkursene som du har registrert som en godkjenningssak hentes inn i den enkeltes utdanningsplan. Du kan hente inn eksterne kurs i utdanningsplanene for de kandidatene som er tilknyttet ditt institutt. For ? hente inn et eksternt kurs, se f?lgende nettside.