Rutiner for FS-brukere
Fotoet ligger i FS-bildet Person/student.
- Alle som har tilgang til FS (alts? FS-brukere) har signert taushetserkl?ring om personopplysninger som finnes i FS. Dette gjelder ogs? bildene.
- Ansatte med FS-tilgang kan vise bildet til fagpersoner og l?rere dersom studenten har samtykket. FS-rapport 301.006 "Klassebilder" kan vise bildet. Rapporten henter bare frem bildet til studenter som har samtykket til slik visning. UiO ?pnet for slikt samtykke i Studentweb i 4. desember 2018.
- Bildet vil v?re synlig i Fagpersonweb i forbindelse med oppm?teregistrering, dersom studenten har samtykket i Studentweb.
- N?dvergesituasjoner: Dersom en student oppfattes som truende i f?rstelinjesituasjoner, kan FS-brukere konsultere bildet for sikrere identifikasjon. Vi har en liten h?ndfull slike situasjoner i ?ret. Lovhjemmelen for bruk av slik personopplysning i n?dvergesituasjon, straffeloven § 18.
- Bildet skal ikke mangfoldiggj?res til andre.
- Bildet i FS skal ikke hentes ut og benyttes til kontroll av riktig identitet i eksamenssituasjoner. En teknisk l?sning der bildet blir synlig for eksamensvakter p? digital skoleeksamen, er ikke prioritert. Studenten kan vise adgangskort+semesterkvittering eller Digitalt studentbevis i eksamenssituasjonen.
- Dersom en eksamenskandidat ikke har med seg legitimasjon eller studentbevis p? en eksamen i Silurveien, kan stedansvarlig kontrollere om den som har fremstilt seg er den samme som p? bildet i FS. Denne situasjonen oppst?r sv?rt sjelden. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 f) "N?dvendig for ? ivareta legitime interesser (interesseavveiing)". UiO har en berettiget interesse i ivareta at den som leverer en eksamensbesvarelse er den samme som f?r resultatet av sensuren. Hensynet til verning av fotoet veier lettere enn at personen ikke f?r lov til fremstille seg til eksamen.
- Innsynsbegj?ringer: Personbilder som er lagret i FS kan i utgangspunktet unntas fra offentlig innsyn, jf. Offentleglova § 26 tredje ledd, og UiO vil normalt unnta bildene fra innsyn. Ved sp?rsm?l eller henvendelser om innsyn, skriv til postmottak@admin.uio.no.
- Bildet kan (normalt) ikke publiseres noe sted uten studentens samtykke, jf. ?ndsverkloven § 45 c.
Form?l med ? ha bildene i FS
Digitalt studentbevis/Studentbevisapp
- Bildet blir overf?rt til digitalt studentbevis for studenter som velger ? bruke appen i stedet for adgangskort med semesterkvittering.
- Tjenesten eies av og tilbys av Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverand?r.
- Behandlingsgrunnlag for bruk av Studentbevisappen for studenter ved UiO er Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) - at behandlingen er n?dvendig for ? oppfylle en avtale som studenten er part i.
- Personopplysninger som blir overf?rt til appen for UiO-studenter i tillegg til bildet: navn, f?dselsdato, studentnr., strekkode for studiekortnr./studentnr., semesteret de er registrert og har betalt semesteravgift, samt at de er student ved UiO.
Fagpersonweb og rapporter i FS
- Bilder kan vises i Fagpersonweb p? emner som har lagt til rette for registrering hvilke studenter som er tilstede p? undervisningen.
- FS-rapport 301.006 kan vise bilde av studentene.
- For at bildet av studenten kan bli synlig i Fagpersonweb eller i FS-rapporter, m? studenten ha samtykket til visningen. UiO ?pnet for slikt samtykke i Studentweb i forbindelse med semesterregistreringen for v?ren 2019, som ?pnet 4. desember 2018.
- Behandlingsgrunnlaget er samtykke.
Annen nyttig informasjon om bildene
Regelmessighet for overf?ring av bilder
Bilder blir f?rst overf?rt for alle studenter som har gyldig adgangskort med systemnr. 6 eller 1 i UA. Deretter blir det hver natt overf?rt bilder fra UA til FS for studenter med nye bilder eller nytt kort i siste d?gn.
Bare n?dvendige personopplysninger
Overf?ring av bildene fra UA til FS bruker f?dselsnummer for ? knytte bildet til riktig person i FS.
Sletterutiner for bildene i FS
Bildet skal ligge i FS bare i perioden studenten har gyldig adgangskort. Overf?ringsautomatikken fra UA tar hensyn til det.
ROS av applikasjonene som benytter bildet
- Dav?rende Avdeling for fagst?tte (AF) ved UiO hadde siste ROS-vurdering og revisjon av FS, inklusive Studentweb og Fagpersonweb i desember 2023.
- AF ved UiO foretok ROS-vurdering av studentbevisappen i oktober 2015. Etter dette har appen endret teknisk oppsett og eierskap. AF reviderte ROS-en 27.9.2016.
- Dataporten ble ROS-vurdert nasjonalt i februar 2016.
Innmelding til personvernombudet
Eiendomsavdelingen har godkjent overf?ringen av bildene fra UA til FS, og for bruk i undervisnings-og eksamenssammenheng (arkivref. 2018/9410-7 og 2018/9410-8). AF har meldt inn behandlingen til personvernombudet 9.9.2016, se Overf?re bilder av studenter fra UA til FS.
Personvernerkl?ringen
Foto av studenter inng?r i personvernerkl?ringen for studenter under punkt 1.5.2 og 1.5.6.