- Nettskjema (via e-post) – i alle saker
- Referat av samtale – i saker der innmelder er anonym
- Studentens samtykke til å gi Studentombudet innsyn – i de saker der det er aktuelt
- Møtereferater
- Notater til og fra interne ressurser og personer (ressursgrupper, ansatte og lignende)
- Brev til og fra eksterne ressurser og personer (innmelder, Studentombudet, SiO og lignende)
- Løsnings- og tiltaksbeskrivelse – i saker som krever oppfølging
- Sluttrapport* – kun i røde saker
* Sluttrapport er kort beskrivelse av sak, involverte parter, iverksatte tiltak og sakens utfall. Dato for mottak og avslutning av sak.