Innmelding
Alle ansatte, ledere og verneombud ved UiO kan melde HMS-avvik, og se status for eget innmeldt HMS-avvik i HMS-avvikssystemet. Etter ? ha sendt inn et HMS-avvik f?r innmelder automatisk en e-post med bekreftelse. I e-posten er det en lenke til HMS-avviket som innmelder kan bruke til ? f?lge saken sin.
Saksbehandler
Alle enheter har en egen saksbehandler i HMS-avvikssystemet. Ledere som ?nsker saksbehandler-tilgang i HMS-avvikssystemet, kan kontakte Enhet for HMS og beredskap (HMSB) for ? f? det.
Saksgang
- Leder skal f? informasjon fra enhetens saksbehandler om HMS-avvik meldt av egne ansatte.
- Forslag til tiltak lages av leder i samr?d med verneombud, saksbehandler og / eller andre.
- Leder skal godkjenne tiltakene, gi beskjed til tiltaksansvarlig, f?lge opp at de godkjente tiltakene blir gjennomf?rt og holde saksbehandler oppdatert p? status. Eventuelt kan leder be saksbehandler om ? koordinere dette.
- N?r tiltakene er gjennomf?rt skal saksbehandler gi en anbefaling til leder om ? lukke HMS-avviket og leder skal gi saksbehandler tilbakemelding p? om HMS-avviket skal lukkes eller ikke.
- N?r HMS-avviket lukkes skal saksbehandler gi beskjed til innmelder, leder og verneombud om at tiltak er utf?rt og saken er lukket.
Roller i h?ndtering av HMS-avvik
Behandling av HMS-avvik i CIM for saksbehandlere
Innhold
- Innlogging og ?velse
- Navigering
- Mottak av HMS-avvik
- Kvalitetssikring av HMS-avvik
- Grenseflater til andre systemer
- Sletting av personopplysninger og endring av enhet
- Behandling av HMS-avvik
- Kategorisering av HMS-avvik
- Endre saksbehandler
- Endre status for HMS-avviket
- Sett tidsfrist for n?r saken skal v?re behandlet
- Informere
- Loggf?ring
- Registrere nytt HMS-avvik
Innlogging og ?velse
Innlogging fra UiOs IT-infrastruktur:
- G? til https://uio-cim.no
- Velg ?Normal? modus
- Velg ?Logg inn?
Innlogging utenfor UiOs IT-infrastruktur:
- G? til https://uio-cim.no
- Velg ?Normal? modus
- Velg "Manuell innlogging?
F?rste gang saksbehandler logger inn i CIM; m? det settes et passord. Bruk ditt UiO brukernavn, passord velges fritt.
For ? ?ve i en base som ikke brukes til saksbehandling Velg ?Modul ?velse? istedenfor ?Modul Normal?.
Navigering
?verst til h?yre er det en snarveimeny bak stjernen.
Hovedvinduet i HMS-avvikssystemet best?r av flere felt. Listefeltet viser alle HMS-avvik som er kommet inn til lederne saksbehandleren skal st?tte. Detaljfeltet viser informasjon om HMS-avviket som er valgt i listefeltet.
Mottak av HMS-avvik
Velg HMS-avviket som skal behandles i listevinduet. Informasjon om HMS-avviket kommer opp i detaljvinduet. Hent tiltakskort til behandlingen av HMS-avviket under fanen ?funksjoner?
Velg for eksempel HMS-avvik – initial vurdering. Dette tiltakskortet er en huskeliste for hva saksbehandler skal gj?re med HMS-avvikene som er meldt inn i systemet. Det er fler tiltakskort som kan v?re aktuelle ? hente, for eksempel ?Alvorlig ulykke/nestenulykke?, ?Personskade? og ?Lukking av avvik?.
Tiltakskortet legger seg i detaljvinduet. Klikk p? teksten for ? se oppgavene saksbehandler skal utf?re, og huk av n?r oppgaven er utf?rt.
Ved ? velge ?oppgavene? i tiltakskortet ?pnes et nytt vindu og saksbehandler kan se detaljer for oppgaven og notere ned hva som er gjort.
N?r et HMS-avvik er sendt inn f?r saksbehandler ogs? e-post med en lenke som kan brukes til ? logge inn i CIM. 
Kvalitetssikring av HMS-avvik
Saksbehandler skal kvalitetssikre at meldingen er et HMS-avvik og sjekke grenseflater mot andre meldesystemer. Saksbehandler skal avslutte saker som ikke er HMS-avvik. Endre status for HMS-avviket til ?Avsluttet? og trykk OK. Begrunnelse kan skrives i notatloggen. (HMS-avviket slettes ikke, ta kontakt med Enhet for HMS og beredskap ved behov for ? slette HMS-avvik.)
Grenseflater til andre systemer
- Eiendomstjenester som skifte av lysp?rer, renhold etc, som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal meldes til Eiendomsavdelingen av saksbehandler. Saksbehandler skal s? sende epost til innmelder om at meldingen er videresendt med evt referanse. Saken avsluttes i CIM.
- Studentsaker som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal videresendes til l?ringsmilj?kontakten ved studentens fakultet eller institutt i Si-Fra-systemet. Saksbehandler skal s? sende epost til innmelder om at meldingen er videresendt med evt referanse. Saken avsluttes i CIM.
- Meldinger om personkonflikter, mobbing eller trakassering som kommer inn i HMS-avvikssystemet skal ikke videresendes. Saksbehandler skal gi beskjed til innmelder om at saken skal meldes inn ihht personalavdelingens retningslinjer og vise innmelder til retningslinje for konflikth?ndtering og UiOs websider om mobbing og trakassering. Saken avsluttes i CIM.
Sletting av personopplysninger og endring av enhet
Saksbehandler skal slette eventuelle personopplysninger. Velg blyanten p? h?yre side for HMS-avviket i listevinduet. Merk og slett personopplysninger.
Saksbehandler skal kvalitetssikre at HMS-avviket har kommet til riktig enhet. Endre enhet under organisasjon hvis HMS-avviket skal sendes til en annen enhet. Velg ?send inn?.
Behandling av HMS-avvik
Starte behandlingen av HMS-avviket ved ? velge avviket i listefeltet og velge ?Behandle? ?verst til h?yre i detaljvinduet.
Behandlingsvindu ?pnes. Her skal HMS-avviket kategoriseres, saksbehandler kan endres, tidsfrist og status skal settes, det kan sendes meldinger og tildeles oppgaver. Notatloggen skal vise historikken for behandlingen av HMS-avviket - hva er gjort av hvem og n?r er det gjort.
Kategorisering av HMS-avvik
Velg kategorier ?verst til venstre i behandlingsvinduet, et HMS-avvik kan ha flere kategorier. Kategoriseringen gj?r det mulig ? sortere HMS-avvikene.
Under konsekvenser er det lenket opp en matriser som utdyper kategorien. Her et eksempel med MH1-MH5:
Endre saksbehandler
N?r saksbehandler endres vil ny saksbehandler bli varslet p? epost og saken vil legge seg i listefeltet til ny saksbehandler . Hvis det er flere saksbehandlere innen samme omr?de vil saksbehandler fortsatt se HMS-avviket i eget listefelt. Saksbehandler vil ogs? se HMS-avvik som er videresendt til annen enhet.
Endre status for HMS-avviket
Sett tidsfrist for n?r saken skal v?re behandlet
.
Informere
Saksbehandler skal informere om HMS-avviket til innmelders n?rmeste leder og verneombud samt innmelder. Dette kan gj?res muntlig eller skriftlig.
Bruk av e-post i CIM: Velg ?funksjoner? og ?send melding?. Det er laget en epost-mal under rullegardin ?Mal? som kan brukes. Forslag til tiltak kan sendes samtidig hvis dette er klart.
Meldingsvindu ?pner seg. I emnefeltet st?r ID-nummeret til HMS-avviket og er referanse for hva meldingen gjelder. Velg ?Send som epost?. Legg til mottakere av meldingen. Trykk p? ?brukere?
Et vindu med register over alle ansatte (registrert i SAP) ?pnes. Her kan s?kefeltet forenkle jobben med ? finne riktig ansatt.
Velg eventuelt mal ?Varsel om nytt HMS-avvik? Husk da ? skrive inn ID-nummer til HMS-avviket i emnefeltet.
Send eventuelt melding og legg ved rapport/utskrift av HMS-avviket. For ? lage rapport - velg ?Eksport? under ?Funksjoner? i listevinduet.
Velg rapport i Word-eller Excel-format. Kryss av for hvilken informasjon som skal med og hvilke(t) HMS-avvik som skal skrives ut. Lagre filen i mappe lokalt p? PCen og hent inn filen som vedlegg til meldingen. Velg da ?Send melding med vedlegg?.
Loggf?ring
I ?Notat?-feltet skal saksbehandler loggf?re prosessen fra HMS-avviket kommer inn, hvilke tiltak som besluttes fra leder, hvem som er ansvarlig for tiltak, status p? tiltak, ,n?r tiltaket er gjennomf?rt etc.
Registrere nytt HMS-avvik
Saksbehandler kan ogs? registrer nytt HMS-avvik ved ? trykke p? ?+?-tegnet.
Innmeldingsskjema kommer da opp og saksbehandler kan fylle inn informasjon beskrevet i hjelpeteksten p? h?yre side. Trykk deretter p? ?send inn?. Navnet p? den som har meldt inn HMS-avviket blir lagret som ?Registrert av? selv om ?Kilden/innmelder? kan v?re en annen person (student, bes?kende). Dersom saksbehandler ikke legger noe i feltet ?Innmelder? vil den som registrerer v?re ?Innmelder?.