Retningslinjer for bevertning og representasjon ved UiO

1. Bevertning ved arrangementer (m?te, kurs, seminar e.l.)

1.1 Satser 2024

 * Bevertning av annet enn kaffe p? arrangementer under 3 timer forutsetter at eksterne deltakere er til stede.
** Alle satser er inklusive mva.

• Satser 2023

1.2 ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med bevertning i UiOs lokaler

1. P? arrangementer som er berammet til inntil tre timer, kan kaffeservering vurderes av den enkelte arrangementseier. Hvis eksterne deltakere er til stede, kan ogs? enkel mat serveres. I slike tilfeller kan utgiftene ikke overstige kr 224,- per deltaker. Kostnadene dekkes av m?te-/kurseier.
2. P? arrangement som varer i mer enn 3 timer og g?r inn i lunsjtid, kan det serveres en enkel lunsj. Lunsjutgiftene skal ikke overstige kr 224,- per deltaker. Lunsjkostnaden dekkes av m?te-/kurseier.
3. P? arrangement som varer 3 timer eller mer, eller strekker seg utover den ordin?re arbeidstiden og hvor det er n?dvendig med servering av annet enn sm?rbr?d, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 507,- per deltaker.
4. For langvarige arrangementer der det er n?dvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 740,- pr. deltaker.

1.3 ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ med bevertning utenfor UiOs lokaler

1. Hovedregelen er at det skal benyttes UiOs lokaler ved servering av mat.
2. Der man unntaksvis av praktiske grunner ikke kan innta m?ltidene i kantine, spiserom, m?terom eller lignende, men m? benytte eksterne spisesteder, kan satsene ?kes med inntil 50 %.
3. Bestilling p? restaurantbes?k skal g? gjennom UNIT4 ERP. Utlegg til refusjon aksepteres kun hvis restauranten ikke kan utstede faktura.

2. Representasjon

2.1 Definisjon

Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festm?ltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet b?r ha et visst formelt preg, og det skal v?re en s?rskilt anledning.

2.2 Satser 2024

*Forh?yet sats ved utenlandske gjester p? h?yt niv?
**Forh?yet sats ved spesielle tilfeller, m? begrunnes
*** Alle satser er inklusive mva.

• Satser 2023

2.3 Representasjon innenlands

1. Myndighet: Det er fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen som, etter en vurdering av det enkelte tilfelle, skal avgj?re om et arrangement er ? regne som representasjon.
   • Ved refusjon skal denne vurderingen foretas skriftlig p? forh?ndsgodkjenningsskjema (word) av fakultets-/institutt-/avdelingsleder f?r arrangementet finner sted og skjemaet skal legges ved utleggsrefusjonen.
2. Det er fastsatt f?lgende maksimumssatser med virkning fra 1. januar 2024:
   • Lunsj/middag: inntil kr 1 622,- per person
   • Enklere lunsj/mottakelse: inntil kr 597,- per person
   • Forh?yet sats: Satsene kan ?kes med inntil 30 % ved arrangementer der utenlandske gjester p? h?yt niv? er tilstede. Rektor/universitetsdirekt?r avgj?r n?r forh?yet sats kan benyttes.
3. For alkoholservering se punkt 3.
4. Dersom representasjonsprogrammet inneholder kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m. Utgifter til kulturelle innslag skal avklares p? forh?nd. Denne vurderingen skal foretas skriftlig og f?lge saken.

2.4 Representasjon utenlands

1. Myndighet: Rektor/universitetsdirekt?r bestemmer hvilke personer som har alminnelig fullmakt til ? samtykke i representasjon utenlands. Dette er vanligvis fakultets-/ institutt-/avdelingsledelsen. Det skal foreligge en skriftlig oversikt over hvilke personer ved UiO dette gjelder. Vurderingen i det enkelte tilfellet skal foretas av bemyndiget person skriftlig p? eget skjema (word) f?r representasjonen finner sted og f?lge saken.
2. N?r UiO-ansatte st?r som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, s? er utgiftsgrensen per person lik kostsatsen for vedkommende land (difi.no). Dersom representasjonen i spesielle tilfeller ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen ?kes med 30 % tillegg. Dette skal begrunnes s?rskilt.
3. For alkoholservering se punkt 3.

2.5 Hjemmerepresentasjon

1. Myndighet: Fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen kan i det enkelte tilfelle samtykke i hjemmerepresentasjon. Vurderingen skal skje skriftlig p? et eget skjema (word) f?r representasjonen finner sted og f?lge saken.
2. Refusjonsbel?p: For slik representasjon refunderes legitimerte utgifter med inntil 80 % av de satser som gjelder for annen representasjon.
3. For alkoholservering se punkt 3.

3. Alkoholservering

1. Arbeidsmilj?et ved UiO skal v?re rusfritt b?de for studenter og ansatte.
2. UiO ?nsker ? fremst? som tydelig og konsekvent overfor studenter og ansatte og handle i samsvar med sin egen ruspolicy. Det skal derfor ikke serveres/nytes alkohol innenfor arbeidstidens kjernetid, dvs. f?r kl. 15.00, p? UiOs omr?der.
3. Dette gjelder for UiOs virksomheter og SiOs serveringssteder p? UiOs omr?der, samt alle studentkjellere, festivaltelt og andre midlertidige serveringssteder.
4. Alkoholholdig drikke dekkes kun i forbindelse med servering av mat. Ved arrangement med alkoholservering utenfor UiOs lokaler skal kostnader til servering av ?l/vin til m?ltid begrenses til  st?rrelsen p? fradragsretten etter skatteforskrift ¡ì 6-21-2 (lovdata.no), for inntekts?ret 2024 kr 562,- per person (skattetaten.no). Kostnadene til alkoholholdig drikke er inkludert i satsene for bevertning/representasjon og skal ikke legges til satsene nevnt i punkt 1.1 og 2.2.

4. Tips

1. Det skal som regel ikke utbetales tips for statens regning.
2. Unntak gjelder kun ved representasjon i land hvor det er vanlig med n?ktern tips eller fast p?slag p? regningen, se eksempler (difi.no). Her gjelder det f?lgende rutiner:
   1. Anledning til ? dekke tips p? statens regning m? v?re forh?ndsgodkjent:
      • Ved refusjon m? forh?ndsgodkjenning dokumenteres p? eget skjema (word), ogs? ved arbeidsmiddager.
      • Ved bruk av bestillingssystemet er det tilstrekkelig at BDM spesifiserer forh?ndsgodkjenning i bestillingen (bruk beskrivelsesfeltet).
   2. Tips som staten skal dekke m? dokumenteres eller sannsynliggj?res.
3. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger ? gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.

5. Bevertning p? interne arrangementer av sosial/velferdsmessig karakter

Interne arrangementer er ikke direkte omfattet av bevertningsreglene. Interne arrangementer kan v?re faglige aktiviteter som faglunsj/fagdager, men ogs? sosiale arrangementer som julebord/-lunsj og sommerfest. Det vil ogs? omfatte bevertning til avslutninger og sosiale feiringer for UiOs ansatte.

Det b?r v?re en n?ktern tiln?rming til servering p? slike arrangementer, og satsene i UiOs bevertningsreglement er derfor veiledende for niv?et p? serveringen.

Det er fakultets-/institutt-/avdelingsledelsen som, etter en vurdering av det enkelte arrangement, avgj?r niv?et p? serveringen.