Retningslinjer for tjenestereiser ved UiO

Prinsipper

• Milj?- og b?rekraftsmessige hensyn skal s?kes ivaretatt ved planlegging og gjennomf?ring av reisen.
• F?r en reise foretas, skal det vurderes n?ye om reisen er n?dvendig og om den kan erstattes med telefonm?ter, videokonferanse e.l., se UiOs gr?nne reisetips.
• Alle reisetjenester skal skje p? en kostnadseffektiv og behovsdekkende m?te slik at tid og ressurser i organisasjonen frigj?res for virksomhetenes prim?roppgaver.
• Alle reiser skal v?re forh?ndsgodkjent av n?rmeste leder, jfr. S?ravtale for reiser innenlands for statens regning ¡ì 1 pkt 2 / S?ravtale for reiser utenlands for statens regning ¡ì 1 pkt 2 (lovdata.no).
• Reise med egen bil skal v?re godkjent i forkant av reisen.
• Spesielle reiser, f.eks. med ledsager, skal alltid avklares i forkant og oppgis i reiseregning med godkjennerens navn og tidspunkt for godkjennelsen.
• Private reiser skal ikke bestilles via UiOs avtaler.

Reisebyr?

• UiO har en reisebyr?avtale av f?lgende grunner:
  • Reisebyr?et skal s?ke rimeligste og best egnede reisem?te.
  • Reisebyr?et holder kontinuerlig oversikt over alle UiO sine reiserelaterte avtaler.
  • Reisebyr?et utarbeider rapporter som viser organisasjonens reisevirksomhet.
• Bestillinger skal skje gjennom det reisebyr?et UiO har inng?tt avtale med, enten via telefon, e-post eller reisebestillingsportal.
• Ved bestilling av enkeltreiser p?l?per et servicegebyr til reisebyr?et. Servicegebyret belastes hver enkelt faktura/kredittkortbelastning.
• For ? oppn? lavest mulig pris skal den reisende bestille sine reiser s? tidlig som mulig. V?r oppmerksom p? at det ofte kun er fullprisbilletter tilgjengelig p? avreise mellom kl 07.00-08.00 og 16.00-17.00.
• Det er inng?tt reiseavtaler for ? sikre lavest mulig totalkostnad. Reisekostnader som skal dekkes via reiseregning skal v?re kj?pt hos de leverand?rer det er gjort avtale med i den grad det er mulig. Alle reiseavtaler gj?res tilgjengelig gjennom reisebyr?et.

Tog

• Alle ansatte oppfordres til ? benytte tog som et milj?vennlig, effektivt og trafikksikkert alternativ der denne transportm?ten er hensiktsmessig og tidsnyttig.

Flyreiser

• Flyreiser skal bestilles gjennom reisebyr?et UiO har avtale med.
• Reisen skal gjennomf?res p? rimeligst mulig m?te, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang, jfr. S?ravtale for reiser innenlands for statens regning ¡ì 3 (lovdata.no) / S?ravtale for reiser utenenlands for statens regning ¡ì 3 (lovdata.no).
• P? langdistansereiser b?r reisebyr?et kontaktes da det ofte er kun f? avreisetider til disse destinasjoner. Velger man noe lengre tid enn den ideelle reisetid, kan det v?re mye penger ? spare.
• ?konomibilletter er standard.
• Ved noen tilfeller kan det av tjenestemessige ?rsaker v?re behov for ? endre returreisen. Da kan fleksible billetter benyttes. Begrunnelse og forh?ndsgodkjenning for ikke ? velge billigste alternativ vedlegges reiseregning.
• I noen tilfeller kan det av ulike ?rsaker bli n?dvendig ? endre rabatterte billetter. Hvis endring ikke er mulig, kj?pes ny flybillett rimeligst mulig. Kvitteringer for begge flybilletter vedlegges og godtgj?res etter reiseregning, samt at forklaring p?f?res.
• Innenlandsflyreiser og enkle tur-retur-reiser innen Europa skal bestilles fra reiseportalen. Det skal velges alternativ innenfor policy. Ved kompliserte reiser kontaktes UiOs reisebyr? per telefon eller e-post og en reisekonsulent vil veilede til beste/billigste alternativ.

Hotell

• Avtalehotellene skal benyttes s? langt dette er mulig. Slike hotellopphold bestilles gjennom reiseportalen samtidig med flyreisen for ? unng? bestillingsgebyr p? hotellbestillingen.
• Finnes ikke gode alternativer p? reiseportalen, kontakt reisebyr?et som har egne gunstige hotellavtaler.
• Hotell dekkes etter regning innenfor en forsvarlig kostnadsramme.
• Hotellet gj?res opp av den enkelte med kredittkort.

Leiebil

• Bruk UiOs til en hver tid gjeldende avtale for leiebil.
• Type bil tilpasses den enkeltes behov. Hovedprinsippet for valg av biltype er: n?kternt, men med akseptabel sikkerhet og komfort.
• Husk ? krysse av for forsikring.
• Leiebilen betales fortrinnsvis med kredittkort.

Kredittkort / betalingsm?te

• Det anbefales at alle reiseutlegg belastes kredittkort. Utlegg gj?res opp gjennom reiseregning.
• Ved bruk av kredittkort b?r det benyttes kredittkort i henhold til UiOs gjeldende rammeavtale.

Reiseregning

• Reiseoppgj?ret foretas p? grunnlag av reiseregning med underbilag. Den ansatte skal snarest, og senest innen 1 m?ned etter avsluttet reise, fremlegge oppgj?ret for godkjenning.
• Reiseregning skal fylles ut i henhold til gjeldene lover og retningslinjer. Utgifter som ikke er dokumentert p? godkjent m?te, vil ikke bli refundert.

Reiseforsikring

• UiOs kredittkortleverand?r har reiseforsikring inkludert i sitt kort. Reiser der minimum 50 % er betalt med dette kortet, er dekket av denne forsikringen.
• Staten er selvassurand?r og har satser for dekning av tap, skader og ulykker under tjenestereise. Hvis det kommer til slike utbetalinger, vil dette bli direkte belastet enheten hvor den reisende er ansatt. For n?rmere bestemmelser se S?ravtale for reiser innenlands for statens regning ¡ì 3 (lovdata.no) / S?ravtale for reiser utenenlands for statens regning ¡ì 3 (lovdata.no).

Bonuskort

• Arbeidstaker kan ikke privat benytte Eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd p? arbeidstakerens tjenesteplikter, jfr. Departementets kommentar til S?ravtale for reiser utenlands for statens regning ¡ì 3 (lovdata.no).