Nettskjema-diktafon mobilapp

Alle som har tilgang til Nettskjema kan bruke Nettskjema-diktafon. Opptaket blir umiddelbart kryptert p? telefonen og du kan av sikkerhetsmessige ?rsaker ikke lytte til opptakene i appen.

• Har du aktivert lagring i Nettskjema kan opptak h?res i Nettskjema. Opptakene blir ogs? automatisk transkribert ved bruk av Whisper fra OpenAi.
• Hvis du har aktivert lagring i TSD eller Educloud kan opptak kun h?res i TSD. Lydopptak i appen er da godkjent for opp til kategori r?de og sorte data. Disse opptakene blir ikke lagret eller transkribert i Nettskjema.

Hvis det skal gj?res opptak av intervjuer til forskningsform?l forutsetter dette at man har NSD/REK godkjenning eller tilsvarende.

Kom i gang

For ? bruke appen m? du ha tilgang til Nettskjema. Slik g?r du frem steg-for-steg for ? gj?re klar appen for ? ta opp lyd:

1. Sett opp Nettskjema for Nettskjema-diktafon

• Opprett nytt skjema og velg Skjematype - Hent skjema fra mal (Samtykkeskjema, diktafon etc.).
• Velg enten Nettskjema-diktafon - lagring i Nettskjema, eller Nettskjema-diktafon - lagring i TSD og Educloud om du skal ta opptak av sensitive opplysninger og lagre i ett TSD-prosjekt.
• Et skjema med f?lgende oppsett opprettes (disse feltene b?r ikke endres):
  • lydfil (Spesialfelter: vedlegg) (se ogs? eksempel-skjema)
  • app-id - tekstsp?rsm?l med en unik, ikke-person-identifiserende verdi fra enhetens konkrete installasjon av diktafon-appen.
  • kommentar - tekstsp?rsm?l med data fra dialogen i appen ved levering.
  • Kodebok er automatisk aktivert (innstilling) ved oppretting.
  • Standard kodebokverdier som m? brukes for feltene ?lydfil?, ?app-id?, ?kommentar? er satt slik:
    • recording (lydfil/vedlegg)
    • app-id (app-id)
    • comment (kommentar)
• Husk ? ?pne skjemaet for svar.

• I toppen av skjemaet finner du skjema-id.

• QR-kode og alternativ kode som kan brukes for ? koble Nettskjema-diktafon til det nye skjemaet vises under fanen "Koble til Nettskjema-Diktafon"

N?r skjemaet er opprettet for Nettskjema-diktafon slik som forklart over, skal det som hovedregel ikke endres i ettertid.

2. Ta opptak i Nettskjema-diktafon

• Start appen:
  • Velg "Skann QR" og skann QR-koden du f?r opp i Nettskjema. Du kan ogs? skrive inn alternativ kode ved ? velge "Skriv inn kode for tilkobling". Koden finner du under "Vis kode for tilkobling" i Nettskjema.
  • Du kan ogs? koble til Nettskjema ved ? trykke "Velg skjema" som tar deg til Nettskjema, hvor du kan opprette nytt eller koble til et eksisterende skjema.
• Start lydopptaket. Vi anbefaler at du sl?r p? flymodus.
• Stopp opptaket og lever opptak. Sjekk at du er p? nett og at opptaket blir levert til Nettskjema.

3. Finn tilbake opptaket i Nettskjema

• Opptaket skal v?re tilgjengelig under fanen Opptak i Nettskjema (gjelder ikke for TSD-skjemaer).
• Vi har lagt til rette for avspilling direkte i Nettskjema og nettleseren din for ? unng? at filen lastes ned p? lokal maskin. Lydfilene er lagret p? serveren mens du arbeider med dem.
• Det er teknisk mulig ? laste ned opptak til lokal disk, men vi anbefaler ? ikke gj?re dette av sikkerhets- og personvernshensyn. Nedlasting av opptak med personopplysninger bryter forutsetningen for ? benytte Nettskjema-diktafon og Nettskjema uten lagring i TSD.

Forberede opptak og opptakslengde

• Makslengde p? opptak er 90 minutter. For lengre opptak m? du levere f?rste opptak og s? starte et nytt opptak.
• For iOS: 
  • Skjermen m? v?re p? hele tiden under opptaket. Det vil si unng? ? lukke appen, la den kj?re i bakgrunnen eller sl? av skjermen mens du tar opp lyd.
  • Skru p? flymodus s? unng?r du st?y som telefonsamtaler eller meldinger under opptaket. All bruk av mikrofon og h?ytaler p? enheten under opptak vil avslutte opptaket.
• Husk ? koble til str?m hvis du har lite batteri p? enheten. 
• Merk: Diktafon-appen kan ikke brukes til ? ta opp telefonsamtaler, Zoom-samtaler eller liknende som skjer p? samme enhet.

Praktiske tips

• Sjekk levering umiddelbart etter at opptaket er fullf?rt.
• Benytt alltid nyeste versjonen av appen. Hvis du sletter appen blir alle lagrede opptak fjernet fra enheten, men opptak som er levert vil fremdeles v?re tilgjengelig i Nettskjema eller TSD.

Husk backup

Det hender en sjelden gang at levering av opptak fra Nettskjema-diktafon feiler. Til intervjuer og andre viktige opptak anbefales det ? bruke en ekstra enhet som tar opptak samtidig. Eksempler p? ekstra enhet kan v?re en fysisk diktafon eller annen lydopptaker. Det er ogs? mulig ? benytte enheter uten SIM-kort som sikkerhetskopi s? lenge man kan koble til internett for ? levere opptak.

Appen brukes p? eget ansvar. Av sikkerhetsgrunner og tekniske ?rsaker er det dessverre ikke anledning til ? gjenopprette opptak n?r noe g?r galt p? telefonen og lydfilen ikke er levert til Nettskjema.

Hvis du tar opptak som inneholder gule data og ?nsker ? gj?re backup-opptak, se hva som er tillatt av lagring for gule data i lagringsguiden.

Lagring i TSD

ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼sprosjekter som er registrert i TSD kan kobles til Nettskjema-diktafon slik at lydfilene leveres direkte til prosjektets lagringsomr?de i TSD. Nettskjema er da "mediator", som i praksis betyr at diktafon-skjemaet aktiveres for sikker lagring i TSD. Se rutine for aktivering av Nettskjema mot TSD.

Husk at n?r du aktiverer skjemaer for TSD skal rettigheter p? skjemaet v?re satt til "?pent for alle" (ikke ID-porten p?logging, p?logging med Feide etc.). 

Hvordan finne og spille av lydfiler i TSD 

• Opptakene lagres som Nettskjema-vedlegg i et TSD-prosjekt. For ? spille av lydfilen (.mp4) m? man f?rst finne Nettskjema-mappen som appen leverer lydfiler til.
• Naviger deg frem til mappen data/durable/nettskjema-data/skjemaID. Der skal du finne lydfilene under attachments-mappen. Lydfilene kan spilles av i f.eks. VLC Media Player eller et annet videoavspillingsprogram.
• Lydfilene kan ogs? lastes ned fra internportalen. Dersom du ikke finner lydfilene i attachments, fors?k ? laste dem ned herfra.

Avspilling og manuell transkripsjon av lydfiler

Filene er i formatet MPEG 4 Audio (.m4a) som er optimalisert for tale. Disse kan avspilles med gratis programvare som VLC media player. Har du behov for et mer dedikert program for transkripsjon anbefales f4 & f5transcript. 

For avspilling direkte i nettleseren via Nettskjema anbefaler at vi Chrome eller Firefox. Ikke alle nettlesere er like gode til ? spille av lydfiler. Safari kan blant annet gi utfordringer ved avspilling av lydfilene.

Automatisk transkribering

Lydopptak levert til Nettskjema fra og med 1.juni 2023 blir automatisk transkribert ved hjelp av den UiO-interne tjenesten Autotekst. Innstillingene for talespr?k er satt til ? gjenkjennes fra lydopptaket. Ingen data forlater UiOs infrastruktur under transkripsjon.

Transkripsjoner er tilgjengelig under "Opptak" som tekst og VTT-fil kort tid etter at opptaket er levert til Nettskjema.

Noen brukere opplever at transkripsjonene i Nettskjema er p? feil spr?k. Se mer om feil som kan oppst? ved automatisk transkripsjon av opptak fra Nettskjema-diktafon.

Brukerst?tte og innmelding av feil 

Hvis du trenger teknisk bistand eller har sp?rsm?l om bruk av Nettskjema-diktafone ta kontakt p? nettskjema@usit.uio.no.

1. Melde feil til brukerst?tte

Se gjennom punktene under f?r du melder inn feil:

• Appen er oppdatert til nyeste versjon p? telefonen.
• Telefonen er startet p? nytt etter at feilen oppstod.
• Skjema som brukes til appen er satt opp riktig og er ikke endret etter at det ble tatt i bruk.
• Du har tilstrekkelig med lagringskapasitet p? telefonen.

Om du fortsatt opplever feil med appen kan du melde det til brukerst?tte via RT.

2. Hvis opptaket har blitt korrupt

Hvis opptak levert fra Diktafonen ikke kan spilles av, s? kan dette skyldes at opptaket har blitt korrupt. Dette skjer typisk dersom appen lukkes eller telefonen skrur seg av mens opptak p?g?r p? iOS. I slike tilfeller kan det hende det g?r an ? reparere filene. Programmet som kan brukes til ? reparere ?delagte opptak heter Untrunc, og bruker det ?delagte opptaket sammen med et fungerende opptak tatt opp p? samme enhet.

Dersom et korrupt opptak er levert til Nettskjema, og kan finnes p? Nettskjema.no, s? kan du be om hjelp til ? reparere filen p? RT. Reparert fil kan leveres til samme skjema, for ? ogs? f? transkribert opptaket.

Dersom et korrupt opptak er levert til TSD eller Educloud kan filen repareres med programvare tilgjengelig p? henholdsvis view.tsd.usit.no eller view.educloud.no, i Windows VM. I TSD kan Untrunc hentes fra Software Center, p? Educloud er Untrunc tilgjengelig direkte i VMen (s?k etter Untrunc i Windows-s?k).

3. Hvis appen krasjer og du ikke f?r levert lydfiler til Nettskjema

Send gjerne inn feils?kings-informasjon fra appen. Naviger til "Innstillinger" nederst i appen, deretter "Gi tilbakemelding". Det vil dukke opp en boks der man kan skrive inn tekst og trykke "Send melding". Skriv gjerne inn RT-saksnummer tildelt i punkt 1 for ? koble sakene sammen.

Last ned appen

• App store
• Google play

Annen relevant informasjon 

• Bruke Nettskjema-diktafon til opptak av fortrolige data

• Feil spr?k og andre feil i automatisk transkripsjon Nettskjeama-diktafon

• Ta bilder med fortrolig data med appen Nettskjema-bilde
• ROS-analyse av mobilappen Nettskjema-diktafon