Roller og ansvar ved AV installasjoner

Ved oppgraderinger og AV-installasjoner har man f?lgende ansvarsomr?der:

Rollen "lokal AV prosjektansvarlig"

Denne rollen i omr?den?r IT er hovedansvarlig for AV installasjonen. Det er typisk den samme rollen som har den daglige driften av rommet, ogs? omtalt som "andrelinje", som det logistiske midtpunktet mellom enheten som eier rommet (fakultet, institutt, senter), og f?rstelinje (IT-hjelp) og tredjelinje (AVB).

Rollen som "lokal AV ansvarlig" er en tidkrevende jobb der rolleinnehaveren m? v?re tilgjengelig ikke bare i perioden under installasjonen, men ogs? i de viktige forberedelsene f?r installasjonsdato, og ogs? for funksjonstest og oppf?lginger/endringer i etterkant av installasjonen. Dette kan eventuelt l?ses ved ? sette p? en backupressurs som bist?r med oppf?lgingen ved behov.

Oppgaver for rollen lokal AV prosjektansvarlig

Koordinator (Single point of contact) for det aktuelle prosjektet mellom f?lgende roller:

  • For romeier (organisasjonsenheten som skal betale og/eller v?re hovedbruker)
  • For leverand?r
  • For AVB kontakt
  • For innkj?psavdelingen
  • For nettdrift 

Avklaringer med lokal enhet

  • Brukerbehov
  • Romeier og konteringsinformasjon
  • Utarbeide konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon 
  • Kostnadsanslag
  • Hvis det er behov for switcher eller oppgraderinger av nettverk m? nettdrift involveres p? et tidlig tidspunkt. (Se under Rollen "fagressurs nettdrift")  Det kan ogs? tilkomme kostnader som m? tas med i budsjettet fra nettdrift.
  • Hvis oppgraderingen er antatt st?rre enn 1 mill NOK m? det gjennomf?res en minikonkurranse. Hvis den er under 1 mill NOK kan det brukes prefererte leverand?rer fra rammeavtalen.

Gjennomf?re anskaffelsesprosess med minikonkurranse

  • Hvis oppgraderingen ansl?s ? overstige 1 mill NOK skal AVB involveres i prosessen.
  • Involvere innkj?p
  • Utarbeide kravspesifikasjon f?r utsendelse av anbud (i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med AVB kontakt)
  • Befaring med leverand?r og involverte parter
  • Innhente tilbud
  • Vurdere tilbud
  • Velge leverand?r

Forberedelse av installasjon - f?lge opp leverand?rs prosjektleder i forkant
 

  • Dialog, tidsplan og forventningsavklaring i forkant av installasjonen, spesielt ivaretagelse av kontakt med leverand?rens prosjektleder. Her er det typisk viktig ? avklare at leverand?r har ansvar for ferdigstilling (se retninglinjer for AV leveranser p? UiO), med tydelighet rundt at det skal f.eks
    • Meldes inn MAC adresser i forkant av installasjonen for DNS registrering i MREG. Deretter f?r leverand?ren IPer tilbake.
    • Eventuelt n?r og hvor utstyr skal leveres.

Sikre og sjekke ferdigstilling

    • F?lge opp at alt programmeres ferdig innenfor tidsplanen. 
    • At det avleveres teknisk dokumentasjon og legges p? riktig omr?de.
    • At alt funksjonstestes med funksjonstestrapport/sjekkliste. Denne skal sendes til leverand?r under oppgraderingen, slik at leverand?r kan f?lge skjemaet.
    • Avklare om oppl?ring skal gis av leverand?r.
    • F?lge opp leveransen underveis for avklaringer og sp?rsm?l. 
    • S?rge for at tidsplanen holdes. 
    • Passe p? at leverand?r har fulgt retningslinjer for AV leveranser p? UiO.
    • F?lge opp enheten (fakultet/institutt/) med bruksopplevelsen etter installasjonen.
    • Tilby AV-oppl?ring til hovedbrukere.
    • Avklare hvem som skal overta driften av rommet.
  • Vurdere AV-rom side
  • Vurdere inkludering i AV-hjelp

Rollen "AVB-kontakt" 

IT-avdelingens seksjon for AV og Bygg-IT er r?dgivende st?tteressurs for anskaffelse og installasjon.

Oppgaver for rollen "AVB-kontakt"

Vedlikeholde og oppdatere standarder, rammeverk og dokumentasjonsmaler som ligger til grunn for anskaffelser og installasjoner

St?tte anskaffelsesprosessen

  • St?tte anskaffelsesprosessen med hjelp til bruk av maler.
  • R?dgi og tydeliggj?re prosessen rundt konkurranse og innkj?p.

St?tte leveransen for installasjon og ferdigstilling

  • Hjelp til ? tydeliggj?re Retningslinjer for AV-leveranser p? UiO.
  • R?dgi rundt utfordringer og forsinkelser som kan oppst? i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录et med leverand?r. Slike saker vil til tider m?tte eskaleres til innkj?psavdelingen for ? etterg? leverand?ren i kontrakstvilk?r.
  • St?tte kvalitetssikring av levert dokumentasjon.

Rollen fagressurs Nettdrift og stegene ved AV-prosjekt / installasjoner

  1. Fagressurs Nettdrift involveres i planleggingsm?te for utarbeidelse av konkurransegrunlag / l?sningsdesign.
  2. Ytterliggere kartlegging av nettverksbehov for innspill til prosjektet (kan evnt gjennomf?res etter konkurransen).
    Ut ifra l?sningsdesignet m? man se p? hva som skal ordnes av nettverksutstyr, kabling og arbeid. Dersom nettverksbehovet ikke er dekket av eksisterende infrastruktur s? spilles denne kostnaden inn til oppgraderingsprosjektet ved prosjektansvarlig EA/AVB/BSS. I de aller fleste tilfeller vil dette ytterliggere kartleggingsarbeidet for nettverksbehov medf?re en ?kt prosjektkostnad.
  3. Fagressurs Nettdrift deltar i POC/Testlab av evnt nytt utstyr.
  4. Deltagelse i monteringsfasen
    M? bookes inn s? tidlig som mulig, senest n?r leverand?r vet monteringsdatoer.
    Leverand?r m? levere patcheliste til prosjektet som kan gies til Nettdrift, slik at de i beste tilfelle kan ha alt klart til monteringstidspunkt, eller i hvertfall ha n?dvendig info for ? gj?re jobben ved monteringstidspunkt. Patcheliste er en mal som B?hle kan lage og som kan legges ved i konkurransen (bruke Avistic sin patcheliste som en mal?). Her inng?r ogs? MAC-adresser for registrering i MREG som AV-fagressurs skal f? til ? registrere selv.
  5. Feils?king og akutt tilpasninger
    Fagressurs Nettdrift er tilgjengelig i installasjonsfasen, og en liten periode etterp? p? et gitt kontaktpunkt for bugs og andre feil som ikke var forutsett. Typisk har dette v?rt jobbtelefonen eller epost direkte til fagressurs nettdrift.
  6. Ferdigstilling og leveransesjekk
    Fagressurs Nettdrift ser at alt fungerer greit p? nettet med multicast etc, og sjekker at det ikke g?r noe annet rart over nettet. En Nice-To-Have er ogs? at fagressurs nettdrift deltar p? akseptansetesting/funksjonstingen av rommet.
Av Carolin Aulie (AV-core@usit.uio.no)
Publisert 30. aug. 2024 14:09 - Sist endret 13. des. 2024 11:58