1. Virkeomr?de
Disse rutinene gjelder lyd- og/eller bildeopptak gjort ved UiO eller i UiOs regi av UiO ansatte eller tilknyttede som utf?rer en oppgave for UiO. Rutinene omfatter alle former for opptaksutstyr. Det kan ikke gj?res lyd- og/eller bildeopptak i strid med disse rutinene.
Rutinene for bruk av opptaksutstyr omfatter to ulike opptakssituasjoner:
A) kun opptak av foredragsholder, eller
B) opptak (lyd, bilde, video) ogs? av publikum/studenter.
Rutinene gjelder ikke lyd- og/eller bildeopptak gjort utelukkende for forskningsform?l. 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sprosjekter skal f?lge rutine for forskning med personopplysninger.
2. Om de ulike opptakssituasjonene
A) Kun opptak av foredragsholder
Forutsetning: Kun foredragsholder blir tatt opp og det som eventuelt vises p? skjerm.
Form?l: Det er viktig ? fastsette form?let med opptaket p? forh?nd. Personopplysninger skal kun samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettige form?l. Se mer om form?lsvurdering under punkt 6.1 Form?lsvurdering
Behandlingsgrunnlag: Den som er ansvarlig for opptak plikter ? sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag (rettslig grunnlag) for opptaket. Aktuelle behandlingsgrunnlag for opptakssituasjon A er samtykke fra foredragsholder eller oppfyllelse av avtale. For eksterne foredragsholdere vil man kunne avtale at opptak er en del av ytelsen. For UiO-ansatte foredragsholdere der det er n?dvendig ? gj?re opptak av undervisningssituasjonen eller arrangementet, vil behandlingsgrunnlaget v?re oppfyllelse av arbeidsavtalen. For ansatte ved UiO skal det v?re avtalt p? forh?nd f?r det planlegges opptak av et emne, forelesningsrekke eller arrangement. Se mer om behandlingsgrunnlag under punkt 6.2 Behandlingsgrunnlag.
For foredragsholdere som selv aktiverer opptak m? det legges til grunn at samtykke er avgitt til opptak. Dette forutsetter at foredragsholder har f?tt n?dvendig informasjon i forkant og m? gj?re en aktiv handling for ? ta i bruk opptaksutstyret. Her m? de som er ansvarlige for opptaksutstyret sikre at standardinnstilling ikke er opptak.
Hvis det skal benyttes kulturelle opptredener i arrangementet, som for eksempel et musikalsk innslag, m? dette avklares ved avtaleinng?elsen med vedkommende. Behandlingsgrunnlaget for en slik opptreden vil v?re oppfyllelse av avtale.
Informasjon: Foredragsholder skal alltid informeres om form?let med opptaket, hvor og hvor lenge opptaket blir lagret.
B) Opptak ogs? av publikum/studenter
Forutsetning: Lyd, bilde, video med mer fra hele eller deler av rommet tas opp. Her vil alle som er i rommet kunne bli en del av opptaket, enten ved stemme eller bilde eller begge deler.
Form?l: Det er viktig ? fastsette form?let med opptaket p? forh?nd. Personopplysninger skal kun samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettige form?l. Se mer om form?lsvurdering under punkt 6.1 Form?lsvurdering.
Behandlingsgrunnlag: Den som er ansvarlig for opptak plikter ? sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag (rettslig grunnlag) for opptaket. Aktuelle behandlingsgrunnlag for opptakssituasjon B kan v?re hjemmel i lov, samtykke fra alle som kommer med p? opptaket eller berettiget interesse. Se mer om behandlingsgrunnlag under punkt 6.2 Behandlingsgrunnlag.
Informasjon: Det skal gis informasjon til de som kommer med p? opptaket p? forh?nd. Informasjonen m? inneholde:
- At UiO vil ta opptak
- Form?let for opptaket
- Hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
- Hvor lenge opptaket blir lagret
- Hvor opptaket blir publisert
- Hvem som har tilgang til opptaket
- Hvor publikum/studenter kan oppholde seg, for ? ikke bli en del av opptaket
- Sp?rsm?l som stilles kan bli en del av opptaket.
- Behandlingsgrunnlaget for opptaket (se punkt 6.2 for utfyllende informasjon)
Det m? tilrettelegges for egne omr?der der studenter eller tilh?rere som ikke ?nsker ? omfattes av opptaket kan oppholde seg. Studenter som ikke ?nsker ? bli en del av opptaket kan for eksempel oppfordres til ? sende sp?rsm?l p? e-post eller stille sp?rsm?l i pausen.
For enkelte studier er det n?dvendig og et krav ? gj?re opptak av undervisningssituasjonen, for eksempel p? Det utdanningsvitenskapelige fakultet og Det medisinske fakultet. For slike situasjoner er det ikke n?dvendig med egne omr?der der studenter som ikke ?nsker ? omfattes av opptaket kan oppholde seg, men det m? gis informasjon p? forh?nd. Informasjonen skal ogs? gis p? emnesidene til studieprogrammet for at studenter kan ta stilling til om de vil s?ke seg inn p? studiet eller emnet.
Hvis det skal benyttes kulturelle opptredener i arrangementet, som for eksempel et musikalsk innslag, m? dette avklares ved avtaleinng?elsen med vedkommende. Behandlingsgrunnlaget for en slik opptreden vil v?re oppfyllelse av avtale.
3. Bruk og publisering av opptak
Opptak av lyd og/eller bilde gjort til ett bestemt form?l kan som utgangspunkt ikke benyttes til annet form?l enn det som gjaldt p? opptakstidspunktet.
Det f?lger av personvernforordningen artikkel 6 (4) at man aldri kan bruke et opptak tatt til ett form?l til et nytt form?l uten at man vurderer om form?let er forenelig med det opprinnelige form?let, eller innhenter samtykke til bruk til nytt form?l, eller det f?lger av lov at opptaket skal brukes til et annet form?l. Dersom man for eksempel ?nsker ? bruke opptak tatt for ? styrke studentens l?ring i et forskningsprosjekt s? m? man i utgangspunktet innhente samtykke fra de som er med p? opptaket til at opptaket ogs? kan brukes i forskning.
Opptak skal kun lagres og deles i henhold til UiOs lagrings- og klassifiseringsguide. Deling og eventuell publisering av opptaket m? v?re dekket av behandlingsgrunnlaget (for eksempel avtalen eller samtykket).
Offentlig publisering av bilde eller video skal kun skje hvis den/de som er en del av bildet/videoen samtykker til publisering med mindre det finnes unntak i ?ndsverksloven § 104.
Gjentagende arrangementer skal protokollf?res i Meldeappen av den ansvarlige enheten.
4. Sletting av opptak
Et opptak skal slettes n?r form?let med opptaket er oppfylt jf. personvernforordningen artikkel 5 bokstav e. Hvis behandlingsgrunnlaget for opptaket er samtykke skal opptaket slettes hvis noen av deltakerne i opptaket trekker sitt samtykke, eller n?r man har oppgitt at opptaket skal slettes.
For opptak gjort p? bakgrunn i UiOs prim?rvirksomheter legges det til grunn at opptakene kan beholdes s? lenge de har en faglig relevans. Det betyr at opptakene m? slettes n?r de er ? anse som faglig utdaterte, med mindre videre bevaring kan forsvares av historisk verdi. Dette m? vurderes konkret for hvert enkelt opptak og av hver enkelt foreleser, kursholder etc. og det er viktig ? ha rutiner som sikrer at opptak ikke blir lagret lenger enn det som er n?dvendig for ? oppfylle form?let med opptaket. Dersom opptak skal beholdes lenger enn det som ble informert om p? opptakstidspunktet, m? man gi ny informasjon om lagringstid og eventuelt innhente nytt samtykke til forlenget lagring.
5. Ansvar for opptaksutstyr
Utstyr til bruk for opptak av lyd og/eller bilde er gjort tilgjengelig for brukeren ?som den er?. UiO kan ikke garantere for n?yaktigheten eller aktualiteten i informasjon som blir gjort tilgjengelig ved bruk av verkt?yet. Den som benytter utstyret erkjenner og godtar at data- og telekommunikasjonssystemer ikke er feilfrie, og at perioder med nedetid kan forekomme fra tid til annen. UiO kan ikke garantere at opptakene vil v?re uavbrutt, sikre eller feilfrie, eller at det aldri vil oppst? datatap.
Bruker av opptaksutstyr er alene ansvarlig for sine handlinger utf?rt med hjelp av opptaksutstyr. Dersom UiO blir kjent med at bruk av UiOs ressurser og verkt?y medf?rer brudd p? v?re interne regler og rutiner eller norsk lov, vil rettighet til ? gj?re bruk av UiOs opptaksutstyr bli trukket tilbake med ?yeblikkelig virkning.
6. Utfyllende informasjon
6.1 Form?lsvurdering
Det er viktig ? fastsette form?let med opptaket p? forh?nd. Personopplysninger skal kun samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettige form?l jf. personvernforordningen art. 5 (1) bokstav b. Det er ikke mulig ? bruke opptaket til andre form?l enn det opprinnelige form?let med mindre det er et forenelig form?l eller det innhentes samtykke til dette fra de som er med p? opptaket.
(i) Undervisning
Form?let med opptak av undervisning ved UiO vil som regel v?re ? styrke studentens l?ring ved ? gi muligheten til ? spille av hele eller deler av undervisningen i etterkant av selve forelesningen, kurset mm. I noen tilfeller er form?let ogs? kvalitetssikring av studentenes arbeid.
For opptak som skjer av og i undervisningssituasjoner er det utformet to eksempler p? form?lsvurderinger:
- ?Form?let med opptak av undervisning ved UiO er ? styrke studentens l?ring ved ? gi muligheten til ? spille av hele eller deler av undervisningen i etterkant av selve forelesningen, kurset mm.?
- ?Form?let med opptak av en undervisningssituasjon eller i situasjoner der studentene er i praksis, er ? styrke studentens l?ring ved ? gi muligheten til ? spille av hele eller deler av situasjonen i undervisningsl?remed eller i kvalitetssikringsl?remed.?
(ii) Opptak for andre form?l enn undervisning
For alle andre typer opptak enn de gjort i forbindelse med undervisning ved UiO m? den ansvarlige for opptaket dokumentere hva form?let med opptaket er. Form?let m? v?re knyttet til UiOs virksomhet.
6.2 Behandlingsgrunnlag
Den som er ansvarlig for opptak plikter ? sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag, rettslig grunnlag, for opptaket. Aktuelle behandlingsgrunnlag vil v?re hjemmel i lov, oppfyllelse av avtale, samtykke fra alle som kommer med p? opptaket eller at opptaket tjener UiOs berettigede interesse.
For hver gang det skal gj?res nye lyd- og/eller bildeopptak m? det vurderes konkret om det foreligger behandlingsgrunnlag for det enkelte opptaket. Det vil ikke v?re aktuelt ? vurdere det rettslige grunnlaget generelt for alle opptak ved UiO.
(i) Hjemmel i lov
Det foreligger hjemmel i lov for et opptak n?r det er n?dvendig ? gjennomf?re for ? oppfylle en oppgave som fremg?r av lov eller forskrift.
Hvis opptaket er n?dvendig for ? oppfylle UiOs forpliktelser som utdanningsinstitusjon, jf. universitets- og h?yskoleloven § 1-3, vil det som regel v?re tilstrekkelig hjemmelsgrunnlag for opptaket. Det kan kun gj?res opptak til uttrykkelig angitte form?l som er saklig begrunnet i virksomheten. Opptak i forelesninger-, kurs-, og praksissituasjoner o.l. vil i de fleste tilfeller klart omfattes av et form?l som er saklig begrunnet i UiOs prim?rvirksomhet; forskning, utdanning, innovasjon og formidling.
Det m? vurderes om UiOs behov for ? gj?re opptak er strengt n?dvendig for ? oppfylle form?let med utdanningen. I dette ligger at opptak m? v?re egnet for ? n? form?let, n?dvendig for ? n? form?let og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene. UiO skal ikke p?legge de som kommer med p? opptaket ? bli filmet uten at de p? forh?nd har blitt informert om dette.
Hvis det ikke er n?dvendig ? ta opptak for ? oppfylle studentenes rettigheter og institusjonen forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gj?res.
(ii) Samtykke til opptak
Hvis opptak skal gj?res basert p? samtykke m? det innhentes samtykke fra alle som kommer med p? opptaket. Samtykke m? v?re frivillig. Hvis en student eller ansatt ?m?? samtykke for ? kunne gjennomf?re undervisningen, vil ikke samtykket v?re frivillig. Hvis samtykke ikke er innhentet eller én av personene ikke samtykker til opptak av lyd og/eller bilde, kan ikke opptak gjennomf?res. Se definisjon av samtykke i ulike situasjoner, skjema for samtykke og praktisk informasjon om h?ndtering av samtykke.
Et samtykke m? innhentes p? en slik m?te at det kan samles og gj?res lett tilgjengelig for etterpr?vbarhet.
Ved opptak som g?r over flere ganger, hvor form?let er likt og hvor deltakerne er de samme, eksempelvis forelesningsserier og kursrekker, vil et samtykke innhentet fra deltakerne kunne gjelde for alle opptakene.
S?rlig om bruk av samtykke ved obligatorisk undervisning
Hvis det er n?dvendig at det gj?res opptak i obligatorisk undervisning, skal det ikke innhentes samtykke fra studentene. Dette fordi samtykket ikke vil v?re frivillig dersom emnet er obligatorisk for ? ta en grad og det skal gj?res opptak. Da m? opptaket enten kunne hjemles i lov, eller s? m? opptaket kun v?re av foredragsholder.
Det m? vurderes om UiOs behov for ? gj?re opptak er strengt n?dvendig for ? oppfylle form?let med utdanningen. I dette ligger at opptak m? v?re egnet og n?dvendig for ? n? form?let, og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene. UiO skal ikke p?legge studenter ? bli filmet uten at de p? forh?nd har blitt informert om dette.
Hvis det ikke er n?dvendig ? ta opptak for ? oppfylle studentenes rettigheter og institusjonen forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gj?res.
(iii) Berettiget interesse
UiO vil kunne ha en berettiget interesse til ? ta opp et arrangement som ikke er undervisning. Denne interessen m? veie tyngre enn hensynet til personvernet til de som kommer med p? opptaket.
Det er viktig i denne vektingen at bidragsyter har f?tt muligheten til ? ta stilling til eventuelt opptak/str?mming p? forh?nd.
Ved bruk av berettiget interesse som behandlingsgrunnlag m? man opplyse om de berettigede interessene som ligger til grunn for opptaket i tillegg til den ?vrige informasjonen man m? opplyse om som fremg?r av punkt 2.B i denne rutinen.
Hvis de er informert og likevel stiller, er det lov ? ta opptak av arrangementet. Det finnes da heller ikke et samtykke det g?r an ? trekke tilbake.
(iv) Oppfyllelse av avtale
I noen tilfeller vil UiO gjennom arbeidsavtalen eller styringsretten bestemme at ansatte skal filme undervisningen, for eksempel i noen emner der opptak av undervisning er en forutsetning for deltagelse eller i tilfeller ansatte m? gjennomf?re undervisningen digitalt. I disse tilfellene vil behandlingsgrunnlaget v?re oppfyllelse av arbeidsavtalen. Det er viktig at dette er dr?ftet og avtalt med den ansatte i forkant av undervisningen.
Dersom UiO inng?r avtale med en ekstern foredragsholder eller annen ekstern bidragsyter, m? eventuelt opptak som skal gj?res bli en del av avtalen slik at foredragsholderen er informert og har tatt h?yde for dette ved inng?else av avtalen.