Denne prosessveilederen hjelper deg ? forst? hva du m? gj?re f?r du kan ta i bruk eller pilotere en ny tjeneste. F?r du tar i bruk eller piloterer en ny tjeneste i undervisning eller forskning p? UiO m? den v?re vurdert med hensyn til personvern og sikkerhet, godkjent for bruk og implementert. V?r oppmerksom p? at det er flere m?neders behandlingstid p? s?knader.
1. ?nske om ny tjeneste
A. Du som ansatt har behov for en tjeneste i din undervisning eller forskning.
- Sjekk i oversiktene over tjenester ved UiO:
- Har du funnet en tjeneste som er godkjent for annen bruk enn det du ?nsker, f.eks. en tjeneste som er godkjent for bruk i forskning, men ikke i undervisning? Ta kontakt for ? avklare alternativ bruk av tjenesten.
- Hvis ikke du finner en tjeneste ved UiO: G? videre til neste steg i prosessen (steg 2A). Husk at du ikke kan ta i bruk eller pilotere en tjeneste uten at den er godkjent for bruk ved UiO. En forutsetning for ? ta i bruk/pilotere en ny tjeneste er at den er vurdert og godkjent i henhold til gjeldende regelverk.
2. Veiledning og s?knad
A. Tjenesten du ?nsker ? bruke/pilotere finnes ikke ved UiO. Be om r?d og veiledning om mulige l?sninger.
- Ta kontakt gjennom vanlige kontaktlinjer og be om r?d og veiledning. Kontaktpunktet tar en vurdering av eksisterende tjenester opp mot behovet, veileder om mulige l?sninger, og bist?r evt. med testing.
- Diskuter ogs? behovet med noen p? din enhet som har kjennskap til IT-tjenester ved UiO og aktiviteter p? lokalt niv?.
- Etter veiledning er det tre ulike utfall:
- Hvis det finnes en godkjent tjeneste ved UiO: Du blir informert om tjenesten og hvordan du tar den i bruk.
- Hvis det finnes en godkjent tjeneste ved UiO som kan tilpasses: Du blir informert om tjenesten og bedt om ? ta kontakt med tjenesteeier ved UiO for ? h?re hvordan du tilpasser tjenesten til ditt behov.
- Hvis IKKE behovet kan fylles med en UiO-tjeneste: Saken g?r videre til neste steg (2B).
B. Forbered og send inn s?knaden om bruk av en ny tjeneste.
- S?knaden skal v?re godkjent av ledelsen ved enheten (gjelder alle institutter, fakulteter, bibliotek, sentre og museer). S?knader der godkjenning fra egen enhet ikke foreligger vil bli sendt i retur.
- Sammen med ledelsen ved egen enhet forbereder og sender du/dere inn s?knaden. S?knaden er omfattende og krever at du tar en grundig vurdering av tjenesten du har valgt. Det anbefales derfor at s?knaden fylles ut og sendes i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med noen med kompetanse p? digitale tjenester p? din enhet. Jo grundigere s?knad du leverer, jo raskere vil den kunne behandles.
- Selv om du finner en ny tjeneste du mener passer bra, s? husk at det ikke alltid er s? lett ? f? tatt den i bruk.
- Etter at du sender inn s?knaden g? til neste steg (3A).
3. Vurdering av tjenesten
A. S?knaden blir vurdert.
- S?knaden blir behandlet. S?ker vil bli kontaktet hvis det er oppf?lgingssp?rsm?l. Det tar som regel flere m?neder f?r en s?knad er ferdig vurdert.
- Hvordan vurderer man s?knader?
- Etter vurderingen f?r s?ker svar. Det er tre ulike utfall:
- S?knaden mangler n?dvendig informasjon: S?ker har mulighet til ? levere dokumentasjon. Saken er avsluttet inntil ny dokumentasjon er levert.
- S?knaden blir avvist: Tekniske, juridiske, ?konomiske eller strategiske hindringer gj?r det vanskelig ? bruke tjenesten, eller det finnes en overlappende UiO-tjeneste som kan brukes/tilpasses til behovet ditt. Saken er avsluttet.
- S?knaden er tilfredstillende: S?knaden blir videresendt til IT-avdelingen for en grundig vurdering av tjenesten. G? til neste steg (3B).
B. IT-avdelingen tar en grundig vurdering av tjenesten.
- S?knaden blir videresendt til IT-avdelingen.
- IT-avdelingen vurderer om tjenesten er godkjent for bruk ved UiO, og for bruk i undervisning og/eller forskning. S?ker vil bli kontaktet hvis IT-avdelingen har oppf?lgingssp?rsm?l.
- Hvordan vurderer IT-avdelingen s?knader?
- N?r tjenesten har blitt vurdert av IT-avdelingen, g?r saken videre (se steg 4).
4. Beslutninger
A. IT-avdelingen beslutter om tjenesten er godkjent for bruk ved UiO, og for bruk i undervisning og/eller forskning.
B. Hvis ikke godkjent: Tjenesten kan ikke brukes eller piloteres i undervisning/forskning ved UiO.
- S?ker kan imidlertid g? i dialog med leverand?ren for ? pr?ve ? f? ordnet det som IT-avdelingen trenger for ? godkjenne tjenesten.
- Saken er avsluttet.
C. Hvis godkjent: Jobben med implementering leveres til ansvarlig enhet. Saken l?ftes til SK-ITU eller SK-ITF hvis det er en st?rre tjeneste eller hvis det avdekkes noen utfordringer.
- Beslutningen gjennomf?res. Avhengig av tjenestens st?rrelse er det to ulike utfall:
- Hvis det er en liten tjeneste (# brukere eller # fakulteter), blir jobben med implementering levert tilbake til enheten med listen over hva som er n?dvendig for implementering og drift av tjenesten ved UiO (se steg 5).
- Hvis det er en st?rre tjeneste (# brukere eller # fakulteter) blir ideen og tjenesten presentert for SK-ITU – Strategisk koordineringsgruppe for IT i utdanning eller SK-ITF – Strategisk koordineringsgruppe for IT i forskning. SK-ITU/SK-ITF bestemmer om tjenesten skal implementeres, og indikerer ogs? hvordan kostnaden skal dekkes, og hvem som skal eie prosessen og eierskapet for tjenesten n?r den implementeres.
- Kostnadsdeling vurderes i hver enkelt sak.
- N?r alle beslutninger hos IT-avdelingen og evt SK-ITU/SK-ITF er tatt og tjenesten fortsatt kan implementeres, g?r saken videre (se steg 5).
5. Implementering av ny tjeneste
A. Fullf?r listen over hva som er n?dvendig for implementering av tjenesten.
-
Enheten(e) som har f?tt ansvar for tjenesten har f?lgende oppgaver ifm implementering og bruk av den nye tjenesten (alle punktene m? gj?res f?r brukere f?r tilgang):
-
Finansiell avtale og dekning av finansiering
-
Avtale med leverand?r
-
Databehandleravtale (trengs ikke hvis tjenesten ikke samler inn personopplysninger, eller hvis den er eid av UiO og dataene lagres i IT-avdelingens tjenester)
-
Form?ls- og hjemmelsvurdering
-
Personopplysninger: melde tjenesten inn til IT-avdelingen
-
Risiko- og s?rbarhetsanalyse (ROS)
-
Krav til universell utforming
-
Brukerh?ndtering
-
Integrasjoner med eksisterende systemer ved UiO
-
Utarbeide veiledninger og informasjon for brukere
-
Pilotering (hvis n?dvendig)
-
B. Ta i bruk den nye tjenesten.
- Implementering og videre drift av tjenesten gj?res av systemeier for tjenesten eller IT-avdelingen, avhengig av type og st?rrelse tjeneste.
Mer om saksbehandling
Det er en m?lsetning at s?knader om tjenester kan behandles raskt og effektivt slik at initiativer ikke d?r hen i det som fagmilj?ene kan oppleve som treg saksgang.