Delingsguiden

Fargene i tabellen er basert p? de forskjellige klassifiseringene av informasjon ved UiO. Les mer om de ulike informasjonsklassene og hva de betyr her.

Oppsummering

Tabellen skal dekke de viktigste bruksm?nstrene og verkt?yene for deling av informasjon, men det vil alltid finnes andre m?ter ? dele p?. Hvis du savner et verkt?y fra tabellen kan du bruke vurderingene som er beskrevet i tjenestekatalogen.

Dele eller sende ?pen eller fritt tilgjengelig (gr?nn) informasjon

Sending og deling av e-post, filer og dokumenter 

?pne data kan trygt sendes internt og til tredjepart med for eksempel e-post. Du beh?ver ikke ta noen spesielle forholdsregler. Til sending av store filer b?r du bruke FileSender eller "Del"-knappen i Office 365, da mottakere kan ha sperringer p? vedleggsst?rrelsen de kan motta per e-post. 

Du kan ogs? dele gr?nne data i filer ved hjelp av SharePoint, Teams, OneDrive, Mattermost eller andre verkt?y der dette er hensiktsmessig. Husk at kommunikasjon med eksterne kan v?re underlagt krav om arkivering. 

Vil du arkivere forskningsdata?

Se Universitetsbibliotekets sider om arkivering av forskningsdata.

Dele og sende begrenset (gul) informasjon

Sending og deling av filer og dokumenter

Filer som inneholder begrenset informasjon deles normalt enklest gjennom Teams og OneDrive, b?de internt og eksternt. Ekstern deling kan utf?res til bestemte personer gjennom "del"-knappen i Office 365.  Ved sending av store filer eller dersom du ?nsker ? kryptere, anbefaler vi at du benytter FileSender eller UiO SafeShare.

Store mengder personopplysninger skal alltid behandles som fortrolig (r?d) informasjon. Kontakt personvernombudet om du er i tvil eller har sp?rsm?l.

Intern sending av begrenset informasjon p? e-post

E-post som inneholder begrenset informasjon kan sendes internt (mellom @uio.no adresser).

Ekstern sending av begrenset informasjon p? e-post

E-post som inneholder begrenset informasjon kan sendes til eksterne mottakere, men du m? forsikre deg om at e-posten g?r til rett mottaker f?r du sender.

Mottatt begrenset informasjon?

Begrenset informasjon kan for det meste lagres p? IT-utstyr og i systemer som er sikret med innlogging gjennom IT-kontoen din ved UiO. Teams og OneDrive kan eksempelvis benyttes til lagring av begrenset informasjon. Se lagringsguiden for full oversikt over egnet lagringssted for begrenset informasjon.

Dele og sende fortrolig (r?d) informasjon

Sending og deling av filer og dokumenter

Sender du fortrolig informasjon skal dataene alltid v?re kryptert i henhold til relevante myndigheters anbefalinger.

Passord for ? l?se opp kryptert innhold aldri skal deles i samme kanal som selve det krypterte innholdet.

UiO anbefaler at dokumenter og filer krypteres i 7-Zip og sendes ved hjelp av FileSender. Alternativt kan du bruke UiO SafeShare som har innebygd godkjent kryptering og passordbeskyttelse.

Microsoft 365 og underliggende tjenester, herunder Outlook, OneDrive, Teams, Sharepoint, og Office-pakken, er godkjent for deling av r?de data dersom innholdet krypteres med f?lsomhetsetikett eller annen godkjent kryptering. Se her for veiledning om f?lsomhetsetiketter og kryptering i Microsoft 365.

Det er tillatt ? behandle r?de administrative og forvaltningsdata, som inkluderer informasjon relatert til administrasjon, organisasjonsdrift, saksbehandling og styring, i Microsoft 365 for UiO (inkludert tjenester som Office, Teams, SharePoint, og OneDrive). Det er ikke tillatt ? behandle r?de forskningsdata i Microsoft 365.

Skal du dele dokumenter med f?lsomhetsetikett i Microsoft 365, anbefaler UiO at du p?f?rer dokumentet en f?lsomhetsetikett, kontrollerer at riktige personer har riktige tilganger, og deler en lenke til dokumentet, ikke selve dokumentet. 

Hvis du har et EduCloud-prosjekt, kan du ogs? dele opptil r?de data med eksterne ved hjelp av EduCloud Share.

Husk at du ikke kan arbeide med r?de data i mapper som synkroniseres til en skytjeneste.

R?de data kan behandles og deles i UiO Mattermost i team satt opp for IT-ansatte for behandling av r?de data etter s?rlig vurdering.

Intern sending av fortrolig informasjon p? e-post

Fortrolig (r?de data) skal ikke sendes ?pent med e-post.

R?de data kan sendes med e-post til UiO-adresser, dersom innholdet krypteres med godkjent kryptering f?r sending.

I Microsoft 365 kan e-post krypteres ved ? p?f?re e-posten en f?lsomhetsetikett. Se her for veiledning om f?lsomhetsetiketter og kryptering av epost i Microsoft 365.

Se ellers LSIS og under for gjeldende krav til kryptering.

Skal du sende r?de data p? e-post s? m? delingen skje kryptert, se veilederen for mer informasjon om hvordan gj?re dette.

Ved sending av filer og dokumenter anbefaler vi at disse krypteres i 7-Zip og sendes ved hjelp av FileSender. Alternativt kan du bruke UiO SafeShare som har innebygd godkjent kryptering og passordbeskyttelse.

Ekstern sending av fortrolig informasjon p? e-post

Fortrolig informasjon (r?de data) skal ikke sendes ?pent med e-post.

Fortrolig informasjon skal ikke sendes til eksterne uten at innholdet er kryptert med et egnet verkt?y. UiO anbefaler at dokumenter krypteres i 7-Zip og sendes ved hjelp av FileSender. Alternativt kan du bruke UiO SafeShare som har innebygd godkjent kryptering og passordbeskyttelse.

Mottatt fortrolig informasjon?

Nedlasting av filer og vedlegg skal kun skje p? utstyr som er eiet og driftet av UiO.

Se lagringsguiden for mer informasjon om egnet lagringssted.

Dele og sende strengt fortrolig (sort) informasjon

Behandling av fortrolig informasjon (sort klasse) 

TSD er eneste godkjente lagringssted ved UiO for sorte data.

Innhold klassifisert som Strengt fortrolig skal i utgangspunktet aldri deles. Kontakt it-sikkerhet@uio.no dersom du mener ? ha mottatt, eller planlegger ? sende strengt fortrolig informasjon.