Hvem kan benytte rutinen?
Admin.leder/ kontorsjef p? din enhet m? ta kontakt med Seksjon for l?nn og avtale at din enhet kan ta i bruk denne rutinen.
N?dvendig informasjon
Du m? sjekke at du har n?dvendig informasjon f?r du sender inn en bestilling til masseutbetaling.
- Masseregistrering kan kun benyttes for personer med norsk ID, norsk f?dselsnummer eller D-nummer.
- Utenlandske stipendmottakere eller personer med utenlandsk bankkonto m? sendes til Seksjon for l?nn p? individuelle papirbilag. Husk ? legge ved skjema for utenlandsk bankkonto.
Mal for forside og persondata
Du m? sende inn to skjema for bestille en masse utbetaling.
OBS: For at vi skal lese inn filen er det viktig at det ikke forekommer mellomrom mellom tallene i f?dselsnummer og bankkontonummer. Filer med mellomrom vil bli returnert for korrigering. Det er viktig at alle felter er korrekt fylt ut for at utbetalingen skal gjennomf?res uten forsinkelser. Vi anbefaler at dere har en kopi av innsendte bestillinger lagret lokalt.
Hvordan sende inn skjema inn til Seksjon for l?nn
- Last opp filene p? sikkert omr?de i Vortex, kalt bilagsl?nn. Det kreves egen tilgang for deg som saksbehandler til dette omr?det. Legg b?de forsiden og filen med persondata under omr?det for din enhet.
- Send s? en e-post til lonn-hjelp@admin.uio.no for ? gi beskjed om at dette er gjort.
- Emnefelt: Masseutbetaling + <type stipend>
- For beskjed underveis p? samme masseutebatling bruk samme tr?dt for sikrere saksbehandling.
- Attestert og godkjent forside m? legges ved e-posten. NB: selve filen med persondata skal ikke legges ved e-posten.
- Original forside sendes ogs? i internposten til Seksjon for l?nn.
Videre prosess
- Du vil f? tilbakemelding fra Seksjon for l?nn om det er noen feil eller mangler ved innsendt informasjon.
- Du vil bli varslet n?r Seksjon for L?nn legger ut kvitteringsliste p? omr?det i Vortex. Du m? da kontrollere denne i forkant av l?nnskj?ringen.
-
Seksjon for l?nn legger ferdigbehandlede, utbetalte filer under ?Utbetalt 20XX?
Frist for innsendelse:
Utbetaling skjer p? en bonuskj?ring og masseregistering m? bestilles 10 virkedager f?r ordin?r bilagsfrist som gjelder for papirbilag.
Se egen kj?replan for masseutbetaling
Se kj?replan for utbetaling av l?nn og refusjoner