Generell rutine
Alle kj?p skal v?re avklart muntlig med n?rmeste leder p? forh?nd og hvilket delprosjekt pengene skal tas fra.
Kj?psanmodning skal sendes til bestilling@mn.uio.no f?r bestilling.
UiOs rammeavtaler skal brukes der kj?p er dekket av disse. Du kan logge deg inn p? avtalekatalogen og sjekke eller sp?rre innkj?per/rekvirent p? bestilling@mn.uio.no.
- Finn ut hva du skal ha, hvem som kan levere og hva det koster (helst inkl. frakt).
- Avklar med n?rmeste leder at dette skal bestilles og hvilket tiltak som skal brukes.
- Fyll ut kj?psanmodning
- Send kj?psanmodning til bestilling@mn.uio.no. Hvis du har f?tt et tilbud eller prisbekreftelser, sender du denne inn sammen med kj?psanmodningen.
- Hvis du allerede har bestilt f?r du sendte inn kj?psanmodningen, m? du skrive dette i kj?psanmodningen, s? det ikke det blir bestilt to ganger.
- N?r kj?psanmodning er sendt inn, vil du f? tilbakemelding p? hvem av innkj?perne som skal hjelpe deg, eller hva du m? gj?re videre.
- Hvis innkj?per kan bestille det for deg, gj?r vi det. Hvis vi ikke kan det (f.eks. p?melding p? konferanse, reiser etc. som m? gj?res p? Internett), vil du f? tilbakemelding fra oss p? hva du skal gj?re.
- N?r tjeneste eller vare er mottatt, m? du alltid sende en e-post om dette til innkj?per direkte eller til bestilling@mn.uio.no, ellers blir ikke faktura betalt.
Se kj?psanmodning (excel).
Bestilling som m? gj?res p? nett
Bestilling som m? gj?res p? nett skal f?lge samme fremgangsm?te som punktlisten over. Husk i tillegg ? sjekke om leverand?r kan sende elektronisk faktura i EHF-format eller om de kun aksepterer kortbetaling. De fleste norske kurs- og konferanseleverand?rer kan sende e-faktura.
Bestillinger p? nett med kredittkort
Hvis det ikke finnes alternative leverand?rer som kan sende faktura, har MN et kredittkort som vi kan bruke n?r det ikke finnes alternativer. Send inn kj?psanmodning, hvor du ogs? legger inn link til det du skal ha.
Bestillinger p? nett, hvor de kan sende faktura
Send inn kj?psanmodning og legg ved link til tjeneste/produkt du skal ha. Du m? antakeligvis legge inn bestillingen selv, men vi vil sende deg et bestillingsnummer som du m? be leverand?ren merke faktura med. Det finnes ofte et kommentarfelt eller mulighet for ? legge inn en referanse, benytt denne.
Reise, hotell leiebil
Alle reiser skal (hvis mulig) bestilles gjennom UiOs reisebyr? Berg-Hansen. Fly, hotell og leiebil p? enkle reiser, bestiller du direkte p? reisebyr?ets bookingsystem for reiser som du finner i Reiseportalen. Du skal f?r du bestiller, fylle ut en kj?psanmodning og f? BDM til ? signere denne (den skal da ikke sendes til bestilling@mn.uio.no). Kj?psanmodning settes etter godkjenning/signering inn i permen hos Elena Jakobsen i Fakultetsadministrasjonen. Hun sitter i 3. etasje, ?stfl?yen, i Fysikkbygningen.
For ? kunne bestille reiser gjennom reiseportalen, m? du ha registrert et kredittkort eller v?re registrert som fakturakunde.
Informasjon om hvordan du bestiller kredittkort eller bli fakturakunde finner du i Reiseportalen.
Kj?p fra selvstendig n?ringsdrivende
Ved kj?p fra selvstendig n?ringsdrivende/ enkeltpersonforetak, m? det alltid skrives en kontrakt som legges ved bestillingen. Fyll ut kontrakt, f? den signert og legg en skannet versjon sammen med kj?psanmodningen. UiO aksepterer kun faktura sendt elektronisk fra norske leverand?rer. Sjekk derfor med leverand?ren at de aksepterer ? sende faktura i EHF-format.
Les mer om timeansatte, oppdragstakere og selvstendig n?ringsdrivende.
Mat og drikke
Mat og drikke bestilles via sentrale skjemaer.