UiO har utarbeidet rutiner for dokumentasjon av kostnader p? EU-prosjekter. UVs rutiner er en presisering av disse.
Personalkostnader
Ansettelser
- Dokumentasjon av ansettelse av prosjektmedarbeidere. Av stillingsutlysningen og arbeidsavtalen skal det fremg? at stillingen er knyttet til et prosjekt finansiert av EU, inkl. prosjektnavn og prosjektnummer.
- For Marie Sklodowska-Curie prosjekter finnes egne krav til b?de utlysning og vedlegg til arbeidsavtalen. Les mer om UiOs rutiner for Marie Curie prosjekter.
Arbeidstid
- Alle som l?nnes av EU-prosjekter f?rer timer for den tid de jobber p? prosjektet.
- Timelistene fylles ut m?nedlig.
- UiOs maler for timelister skal brukes.
- Personer som l?nnes og jobber 100% p? et EU-prosjekt, kan signere en ?Declaration on exclusive work on the action? i stedet for ? f?re timelister.
- Timelister signeres av prosjektmedarbeider og prosjektleder m?nedlig. Timelister for prosjektleder signeres av prosjektleder og instituttleder.
- Signerte timelister sendes til forskningsr?dgiver for arkivering.
- Ved rapportering skal UiOs rutiner for rapportering av personalkostnader f?lges.
Driftskostnader
Reiser
- Alle reiser skal v?re n?dvendige og relevante for gjennomf?ringen av prosjektet.
- Bestilling av reise: Den som skal reise f?lger UiOs rutiner og regelverk ved bestilling av reiser. Da ivaretas dokumentasjonen av UiOs fakturasystem.
- I etterkant av reisen: Den som har reist leverer reiseregning i HR-portalen med dokumentasjon som viser at reisen er tilknyttet til og n?dvendig for prosjektet. Dette kan dokumenteres gjennom bl.a.:
- (Personlig) invitasjon
- Program, hvor det fremg?r at forskeren skal delta i arrangementet
- Andre trykksaker fra arrangementet
- Kopi av presentasjon som er holdt
- Bilder fra arrangementet
Organisering av arrangement i regi av prosjektet
-
Alle arrangementer skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.
-
Den som organiserer arrangementet er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for bestilling. Da ivaretas dokumentasjonskravet av UiOs fakturasystem.
- F?lgende dokumenter m? ivaretas:
- Program for arrangementet
- Deltakerlister, fortinnsvis signert av deltakerne
- I tillegg kan kopi av presentasjoner, eventuelle trykksaker fra arrangementet og bilder fra arrangementet med fordel ivaretas.
Kj?p av tjenester og andre innkj?p (Other goods and services)
-
Utgifter skal som hovedregel v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B.
-
Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for bestilling. Da ivaretas dokumentasjonskravet av UiOs fakturasystem.
Kj?p av tjenester (Subcontracting)
-
Utgifter m? v?re beskrevet i Grant Agreement Annex B og budsjettert p? egen budsjettpost.
- Den som bestiller er ansvarlig for ? f?lge UiOs rutiner for bestilling. Da ivaretas dokumentasjonskravet av UiOs fakturasystem.
Lagring av dokumentasjon
Arkivsystem
- S?knad og signert budjsett
- Tilslagsbrev og vurdering
- Signert kontrakt og 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录savtale
- Dokumentasjon av ansettelser
- Rekrutteringssak og personalmappe lenkes til prosjektmappe
- Det legges en merknad i saken om at timelister lagres ved ?konomiseksjonen og p? fellesomr?de
- Kopi av rapporter til EU
- For st?rre avklaringer underveis i prosjektet lagres kopi av korrespondanse med Project Officer/koordinator
- Dokumentasjon av en eventuell revisjon i etterkant av prosjektet.
Perm som oppbevares ved ?konomiseksjonen
- Innhold i permen:
- Signerte timelister
- Kopi av reiseregninger med underbilag
- Kopi av bestillinger
- Dersom det gjennomf?res en anbudsrunde, m? dokumentasjon av denne innhentes
- Kopi av korrespondanse med Project Officer/koordinator (gjelder st?rre avklaringer underveis i prosjektet)
- Permen organiseres kronologisk innenfor prosjektets rapporteringsperioder.
- Permen merkes med UiOs prosjektnummer, ePhortenummer og ?rstall.
- 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sr?dgiver innhenter signerte timelister og sender disse til prosjekt?konom.
- Originaler av timelister og andre dokumenter oppbevares ved ?konomiseksjonen.
Fellesomr?de
P? fellesomr?de lagres kopi av:
- Timelister (pdf og excel)
- S?knad og budsjett
- Kontrakt
- Informasjon fra partnere
- Korrespondanse med Project Officer/koordinator