Saker:
1. FS-kvarter v/ Kari Henriksen og regelverkssp?rsm?l:
a) Nytt design for websiden FS-rutiner for ph.d. ved SV-fakultetet! Eventuelle sp?rsm?l/behov for oppklaringer rettes til Kari.
b) Vi diskuterte bruken av 9090-emner p? ph.d. I anledning DBH-rapporteringen har fakultetet f?tt beskjed om at disse emnene ikke skal benyttes lengre. Kari har n? registrert alle ph.d. 9090-emner ved fakultetet som utg?tte i FS. De er ogs? fjernet fra ph.d.-kandidatenes utdanningsplaner.
c) Om "heisemner" mellom master og ph.d. - husk at det m? v?re niv?forskjell i hvordan master- og ph.d.-kandidater skal v?re "pr?vet" i emnet. Det forventes mer av ph.d.-kandidater enn master, og det kan v?re ulike vurderingsformer/karakterskalaer, tilleggspensum el.l. Faste heisemner skal ha to forskjellige emnekoder (for master og for ph.d.).
d) Om permisjoner/forlengelser: Cecilie og Toralf f?lger opp hvordan rutinen b?r v?re og oppdaterer Arkivplanen for kandidatmapper i forhold til hvilken informasjon som skal inn i ePhorte.
e) Meld dere p? kurs i vurderingskombinasjoner i FS fredag 14. mars kl. 9:30-11:30 (Prosjektrommet Gula, 2. etasje Lucy Smiths hus). Se egen mail fra Kari.
f) N?r avhandlinger leveres for 2. gang bruk merknadsfeltet for ? vise om avhandlingen er omarbeidet eller underkjent i f?rste omgang (vis gjerne til ph.d.-forskriftens §14.2-omarbeiding eller §16-underkjent). Se for ?vrig FS-veiledningen.
2. Tilgang til Studentweb for nye ph.d.-kandidater:
Mens vi venter p? svar fra "studit" p? om brukernavn og passord automatisk kan opprettes for alle nye ph.d.-kandidater foresl?s f?lgende:
I svarbrevet som g?r ut til eksterne ph.d.-kandidater legger fakultetet inn f?lgende setning:
For ? melde deg til ph.d.-emner ved fakultetet benytter du Studentweb. For informasjon og innlogging i Studentweb g? til: www.uio.no/studier/admin/studentweb/ Dersom du ikke allerede har brukernavn og passord ved UiO logger du deg inn ved ? legge inn f?dselsnummer og velge "Send pin-kode med e-post". Pinkode sendes automatisk til den e-postadressen du oppga du s?kte opptak til programmet.
Ved oppretting av kandidater i FS legger Halvard automatisk inn e-postadressen kandidaten har oppgitt i s?knadsskjemaet.
N?r det gjelder tilsatte stipendiater sjekker Cecilie om vi kan f? til en rutine hvor fakultetet (Halvard) registerer tilsatte stipendiater i FS samtidig med at arbeidsavtalen sendes ut.
3. Ph.d.-programmet p? web
Forslag til tidsplan ble presentert i m?tet. Saken tas opp igjen p? m?tene i februar. Cecilie henter inn webredakt?r Marte Sollund i prosessen.
4. Saker fra enhetene:
a) Fra TIK: Timeregnskapet: er det noen som bruker bestemte n?kler for uttelling for veiledning i timeregnskapet? (N?r vi sier at en kandidat har rett p? 180 timer fra en veileder, hvor mye er det i faktiske m?ter, i og med at det skal inneholde veileders forberedelse ogs?? Er det f.eks. regnet at 1 time m?te = fem timer for veileder, inkludert forberedelse?). Enhetene praktiserer dette ulikt. Noen fordeler antallet timer flatt over tre ?r. Andre lar veiledere selv melde inn antallet veiledningstimer per semester.
b) Om obligatoriske emner i studieplaner - hvilke formuleringer kan ?pne for fleksibilitet? Hvilken fleksibilitet er ?nskelig?
I studieplanene omtales ofte emner som obligatoriske. Dersom en kandidat s?ker om fritak fra et obligatorisk emne m? et eventuelt annet emne/studiepoeng legges inn som erstatning - gjennom en godkjenningssak. Lokalt b?r dere tenke gjennom emner som gj?res obligatoriske: N?r er det aktuelt ? s?ke fritak? Hvilke emner/studiepoeng kan erstatte emnet?
c) Sp?rsm?l fra ISV: Er det mulig ? endre Avtale om opptak til program og Tilleggsavtalen om opptak til program slik at enhetene ikke beh?ver ? inng? en egen avtale med kandidat og medveiledere ang. veiledning? Cecilie unders?ker hvorvidt informasjon knyttet til evt. honorering av ekstern veileder kan inn i fakultetets skjema.
d) N?r kandidater tas opp p? programmet - med betingelser: Bruk merknadsfelt i Student samlebilde i FS for ? holde oversikt over/ f?lge opp betingelser. Tilleggsavtale om opptak for de som tilsatt som stipendiater kan benyttes for ? legge inn. For eksterne kandidater legges betingelser per i dag inn i svarbrevet om opptak. Kanskje b?r dette ogs? inn i Avtale om opptak p? program?