-
Planlegg – Registrer avtale
|
Navn p? felt |
Kommentar |
Obligatorisk |
|
Leverand?r – med underpunkter |
Velges fra Mercell-base (eller oppretter ny hvis leverand?r ikke finnes, se OSS) |
Ja |
|
Kontaktperson (leverand?r) |
Velges fra Mercell-base (eller oppretter ny hvis leverand?r ikke finnes, se OSS) |
Ja |
|
Leverand?rens markedsnavn |
Det navnet som kundene kjenner igjen |
Ja |
|
Avtalens navn |
Beskrivende navn mht. avtalens gjenstand. F?lgende benevnelse skal benyttes foran det beskrivende navnet:
Ved enkeltanskaffelser og direkteanskaffelser: Forkortelse for enhet som en avtale gjelder for. Forkortelsen legges inn f?rst i avtalenavnet. For eksempel: "KHM Videoutstyr" |
Ja |
|
Referansenummer |
Opprettes automatisk. Skal ikke endres. |
Ja |
|
Avtalens startdato |
Starttidspunkt som er oppf?rt i avtalen (enten signeringsdato eller annen startdato spesifikt oppgitt) |
Ja |
|
Avtalens sluttdato |
Siste gyldige dato for avtalen etter alle utl?ste opsjoner |
Ja |
|
Inng?tt dato |
Dato for signering av avtalen |
Nei |
|
Avtalens verdi |
Angi avtalens totalverdi eks. mva., inkl. alle opsjoner |
Nei |
|
Avtaletype |
Velg verdi fra liste (se oversikt i tabellen under) |
Ja |
|
Rammeavtalegruppe |
Obligatorisk hvis parallelle avtaler med minikonkurranser |
Nei |
|
Beskrivelse |
Kort beskrivelse av avtalens innhold |
Nei |
|
Avtalespr?k |
Standardvalg |
Ja |
|
Vis under ?Kommende avtaler? |
Benyttes ikke |
Nei |
|
Vis under ?Opph?rte avtaler? |
Benyttes ikke |
Nei |
Amesto hadde en mer nyansert avtaletypestruktur. Nedenfor er en oversikt som viser hva som defineres innenfor TendSign sine ulike avtaletyper.
|
Avtaletype TendSign |
Avtaletype Amesto |
|
Avropsavtal |
Minikonkurranse p? eksisterende avtale |
|
Avtale |
|
|
Avtale om enkeltkj?p etter forskriftens del I |
|
|
LOV-avtale |
|
|
Rammeavtale (riktig type rammeavtale velges under egne felter i avtalemodulen ?Avtaletype 2?) |
|
|
Samarbeidsavtale |
Herunder legges kun reelle 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录savtaler som er unntatt FOA/LOA, eks. FOU-prosjekt |
-
Planlegg – Avtaletid
Avtalens varighet/sluttdato m? v?re i tr?d med varighet i bestillingssystemet. Dette kan gj?res p? to m?ter.
ALTERNATIV 1:
Aktiv avtaletid: Inkludert alle forlengelsesopsjoner
I dette tilfellet settes ?Avtalens opprinnelige sluttdato..? til samme dato som i aktiv avtaletid. ?vrige felter skal v?re tomme, se bilde under. P?minnelsesfunksjonen fungerer ikke n?r det ikke er opsjoner. Det m? derfor opprettes egne aktiviteter for oppf?lging av opsjoner, se avsnitt 4.
ALTERNATIV 2:
Aktiv avtaletid: Til enhver tid aktiv avtaletid, det vil si siste varighetsdato ekskl. ikke utl?ste opsjoner.
I dette tilfellet settes ?Avtalens opprinnelige sluttdato..? til avtalegyldighet uten alle opsjoner. Opsjonsfeltene fylles ut i tr?d med kontrakten. B?de opprinnelig sluttdato og opsjoner skal deretter ikke endres gjennom hele avtaleperioden. N?r man legger inn et tall i feltet ?Send p?minnelse..? og trykker ?Lagre? og ?Neste trinn?, vil aktiviteten ?Treff avgj?relse om forlengelse eller oppsigelse? opprettes automatisk. Se bilder under for illustrasjon.
N?r opsjon utl?ses, trykker man p? knappen ?Forleng avtalen?. Her er eksempel p? hvordan det ser ut dersom f?rste opsjon er utl?st:
Husk ? sjekke kontrakten hva som er fristen for ? avbryte/utl?se opsjon. Denne har variert etter hvert som nye maler er kommet til.
-
Planlegg – Opprett grupper og enkeltpersoner
Malgrupper – faste standardgrupper som har blitt skapt av organisasjonens administratorer:
Skal ikke fjernes! Gruppen ?Avtaleleser ?TendSign?? gj?r at brukerne p? UiO kan se avtalen i avtalekatalogen.
-
Planlegg - Aktivitetsplan
F?lgende aktiviteter m? legges til p? alle rammeavtaler:
- Hvis maks avtaletid er lagt inn under Avtaletid, m? f?lgende aktivitet opprettes: Vurdering av om automatisk opsjon skal avbrytes eller g? sin gang. Sjekk kontrakten for siste frist for avbrytelse/utl?sing og beregne tid til interne avklaringer.
- Kvalitetssikring av avtaleinnhold til avtalekatalogen – frist settes f?r publisering av avtalen. Send avtalenummer til is-kgvkas@admin.uio.no.
- Hvis ikke CLM brukes til dette: Meld inn ny anskaffelse med frist 12 m?neder f?r rammeavtalen g?r ut.
I tillegg anbefales at man legger inn tentative tidspunkter for statusm?ter inkl. forberedelses-aktiviteter fra avtalestart. Dersom man ?nsker ytterligere p?minnelse om at ny anskaffelse m? meldes inn 12 m?neder f?r siste gyldige dag for avtalen, kan man ogs? legge inn en aktivitet som beskriver dette. De som ?nsker, kan bruke CLM til ? legge inn aktiviteter for avtaleperioden i stedet for ? bruke aktivitetsplanen i TendSign.
-
Klassifiser – Egne felter
|
Navn p? felt |
Kommentar |
Obligatorisk |
|
ArkivRef |
ePhorte-nummer p? formen ?rstall/xxxxx |
Ja |
|
Avtaletype 2 |
Velg verdi fra liste |
Ja |
|
Bestillingsnummer |
|
Nei |
|
Betalingsbetingelser |
Velg verdi fra liste. Ved behov for andre, meld inn til support s? legger de til. |
Ja |
|
Eier Navn |
Hvis eierskap er i kraft av stilling, brukes stillingsbetegnelse, eks. Universitetsdirekt?ren. Ellers brukes fullt navn (ikke enhet) |
Ja |
|
Eier Sted |
Rammeavtaler: Fakultet/administrativ enhet som har ansvar. Hvis avtalen gjelder hele UiO velges Universitetet i Oslo. Enkeltanskaffelser: Den enhet som betaler |
Ja |
|
Est besparelse |
Kostnadsbesparelse pr. ?r inkl. mva, estimert ved avtalestart. Kan ogs? legge inn forh?ndsberegnet forventning om besparelse hvis det foreligger for enkeltanskaffelser. |
Nei |
|
Etiske krav |
Dersom krav som er stilt som kvalifikasjonskrav og/eller tildelingskriterier skal f?lges opp i avtaleperioden, velges "Krav stilt i kontrakten...". Hvis ?NEI, vurdert som ikke aktuell pga lav risiko?: Dokumentasjon/notat med begrunnelse legges under interne dokumenter eller i notatfeltet p? avtalens startside. |
Ja |
|
Faglig ansvarlig |
Den som har fagkunnskap om det som skal anskaffes. Bruk fagperson som er kontaktperson i anskaffelsesprosessen. Dersom det ikke finnes andre faglige ansvarlig, velges avtaleansvarlig |
Ja |
|
Garantiperiode |
|
Nei |
|
Kategoriansvarlig |
|
Nei |
|
Kontraktskategori |
Benyttes ikke |
Nei |
|
Leveringsbetingelser |
Velg verdi fra liste |
Ja |
|
Milj?krav |
Velg verdi fra liste. Hvis ?NEI, vurdert som ikke aktuell pga lav risiko?: Dokumentasjon/notat med begrunnelse legges under interne dokumenter eller i notatfeltet p? avtalens startside. |
Ja |
|
Prisregulering |
Avtalt prisendring / indeksregulering for avtalen |
Nei |
|
Reelle kostnadsbesparelser |
Reelle kostnadsbesparelser skal beregnes ?rlig.
|
Ja |
-
Klassifiser – Flere avtaleopplysninger
G? til avtalens startside og velg ?Vis avtaleoppf?lging?:
Velg deretter ?Flere avtaleopplysninger? i venstre marg:
Alternativt kan du trykke deg gjennom avtaleprosessen i systemet:
Skriv inn tekst som beskriver avtalen godt for brukerne. Det er ikke mulig ? legge inn tabeller eller formatert tekst. For ? gj?re det enklest mulig for behovshaverne ? finne ?nsket informasjon, b?r overskriftsstrukturen v?re gjenkjennelig. Se neste side for mal og informasjon om hva feltene b?r/kan inneholde. Teksten til rammeavtaler skal kvalitetssikres av kvalitetssikringsgruppa i Seksjon for innkj?p. Send epost til adressen under med avtalens ANSK-nummer og n?r den ?nskes publisert:
