Roller og rutiner knyttet til fordring til innbetaling - Enhetene
Prosessbeskrivelser
Kundeopprettelse
Opprette en ny - eller endre en kunde
Kunderegisteret inneholder masterdata. Det betyr at dataene i kunderegisteret brukes av ulike moduler i Unit4.
S?k opp om kunden allerede er opprettet f?r du registrerer ny kunde. Den nye kunden g?r p? flyt for godkjenning av ?konomiavdelingen sentralt. F?rst n?r kunden er godkjent vil det v?re mulig ? lage faktura til kunden eller legge den inn som kunde p? et prosjekt. Det samme gjelder endringer; endringen m? godkjennes f?r den vil v?re gjeldende.
En kunde skal bare v?re registrert én gang og dermed ha kun ett kundenummer i kunderegisteret.
Unntak: Utenlandske kunder som ber om ? f? tilsendt fakturaer til ulike postadresser. Disse kundene vil ha flere kundenummer. Hvert kundenummer har sin postadresse til kunden. Det er viktig ? velge det kundenummeret p? kunden som er knyttet til den postadressen dere har f?tt beskjed om at fakturaen skal sendes til.
Opprette mange nye kunder
Dersom du har behov for ? registrere minimum 25 nye kunder, er det mulig ? gj?re dette ved ? fylle ut et skjema som leses inn i ?konomisystemet.
Ta kontakt via RT k?: utg-faktura@admin.uio.no og merk saken med "Masseopprettelse av kunder"
NB! Skjema og veiledning vil bli sendt i RT-sak, fordi det kreves personlig veiledning f?r skjemaet fylles ut.
- UIO Veiledning: Opprette eller endre kunde
- Opprette kunde p? flyt (Oppl?ringsvideo)
- BOTT-rutine: Opprette eller endre kunde (pdf)
- Br?nn?ysundregisteret for s?k p? rett firmainformasjon
- ELMA-registeret for s?k etter kundens elektroniske adresse
- Peppol register for s?k etter elektronisk adresse p? utenlandske firmaer, og for norske som ikke finnes i ELMA registeret
Utg?ende faktura - Salgsordremodulen
Utg?ende faktura kan lages i prosjektmodulen eller i salgsordremodulen.
Dersom inntekten er knyttet til et BOA-prosjekt, se rutinen under Utg?ende faktura - Prosjektmodulen
Salgsordremodulen benyttes normalt ved utfakturering for:
- Avtalt bel?p i henhold til kontrakt for delprosjekter der prosjektstrukturen i BOA- prosjektet har flere finansi?rer knyttet til ett og samme delprosjekt
- Salg som ikke er dekket av avtale i BOA-prosjekter
- Leiested
- ?vrige fordringer UiO har som skal utfaktureres
Salgsordre vs. faktura
Vi bruker ofte disse begrepene litt om hverandre, s? her f?lger en kort forklaring p? sammenhengen mellom dem:
N?r en skal lage en faktura i salgsordremodulen, starter en med ? opprette en salgsordre. N?r salgsordren er lagret, f?r man et ordrenummer.
Alle salgsordrer som har status ?Til fakturering? vil to ganger i uken bli fakturert av Seksjon for regnskap. Vanligvis gj?res dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, kurs osv.
F?r fakturering foretar SR en kontroll av salgsordrer. Order som inneholder feil eller mangler blir parkert, og salgsordreoppretter blir kontaktet.
N?r rapporten for fakturering er kj?rt, vil Salgsordren endre status til ?Fakturert? og i tillegg til ordrenummeret, vil den n? ha et fakturanummer (bilagsnummer).
Fakturadatoen p? fakturaen vil automatisk settes til den datoen fakturaen blir produsert og sendt til kunden. DF? s?rger for utsending av fakturaen til kunden.
- Brukerveiledning lage en salgsordre
- Brukerveiledning Overstyre periode p? en Salgsordre for fakturering i rett periode
- Brukerveiledning Hvordan s?ke opp og endre salgsordre
- Brukerveiledning Avslutte ordrelinje som er feil og legge til ny ordrelinje
- Brukerveiledning status p? en salgsordre
- Brukerveiledning vedlegg p? en salgsordre
- Registrere salgsordre (DF? video)
- Ordrebehandling (BOTT rutine)
- Kopiere en salgsordre (DF? video)
Utg?ende faktura - Prosjektmodulen
Utg?ende faktura kan lages i prosjektmodulen eller i salgsordremodulen.
Dersom inntekten er knyttet til et BOA-prosjekt skal f?lgende normalt utfaktureres fra prosjektmodulen:
- Avtalt bel?p i henhold til kontrakt
- Kostnader i henhold til avtale
- Midler fra koordinator som skal videreformidles andre
- Viderefakturering av utlegg/reisekostnader (s? langt ikke automatisk, men m? legges inn i fastprisrader i fakturagrunnlaget)
Salgsordremodulen benyttes normalt ved utfakturering for:
- Avtalt bel?p i henhold til kontakt for delprosjekter der prosjektstrukturen i BOA- prosjektet har flere finansi?rer knyttet til ett og samme delprosjekt
- Salg som ikke er dekket av avtale i BOA-prosjekter
- Leiested
- ?vrige fordringer UiO har som skal utfaktureres
Fremgangsm?te
Fakturaansvarlig/prosjekt?konom genererer f?rst et fakturaforslag (TS01). N?r det er kvalitetssikret, genererer fakturansvarlig/prosjekt?konom prosjektfakturaen (TS02). N?r TS02-jobben kj?res starter samtidig automatisk en jobb som bokf?rer fakturaen og DF? s?rger for utsending av fakturaen til kunden.
- Opprette faktura fra delprosjekt (DF? video)
- Opprette prosjektfaktura (BOTT rutine) - er under endring
Utg?ende kreditnota - Salgsordremodulen
NB! Kreditfaktura skal opprettes i Salgsordremodulen for faktura opprettet i Prosjektmodulen hvis det gjelder delkreditering eller faktura opprettet i annen valuta enn NOK.
Alle kreditnotaer ved UiO g?r p? godkjenningsflyt til person med budsjettdisponeringsmyndighet p? stedkoden som belastes, f?r den blir bokf?rt og sendt til kunden.
Salgsordre vs. kreditnota
Vi bruker gjerne disse begrepene litt om hverandre, s? derfor en liten forklaring i sammenhengen mellom dem.
N?r en skal lage en kreditnota i salgsordremodulen, starter en med ? lage en negativ salgsordre (en salgsordre der totalsummen p? salgsordren er et kreditbel?p). N?r den negative salgsordren er lagret f?r man et ordrenummer.
N?r du er ferdig med ? lage en negativ salgsordre og har trykket lagre og f?tt ordrenummer, vil den negative salgsordren g? p? godkjenningsflyt til kostnadsgodkjenner(BDM).
Negative salgsordrer som har status ?Til fakturering? vil to ganger i uken bli fakturert av Seksjon for regnskap (Vanligvis gj?res dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, kurs osv.)
F?r fakturering foretar SR en kontroll av salgsordrer. Order som inneholder feil eller mangler blir parkert, og salgsordreoppretter blir kontaktet.
N?r rapporten for fakturering er kj?rt, vil den negative Salgsordren endre status til ?Fakturert? og i tillegg til ordrenummeret vil den n? ha et kreditnotanummer(Bilagsnummer).
Fakturadatoen p? kreditnotaen vil automatisk settes til den datoen kreditnotaen blir produsert og sendt til kunden. DF? s?rger for utsending av kreditnota til kunden.
NB! Husk ? laste opp internt vedlegg som forklarer hvorfor det lages kreditnota slik at den som skal godkjenne vet hva han/hun godkjenner.
I salgsordremodulen kan en kreditere hele eller deler av en faktura
- Veileding lage Kreditnota (negativ salgsordre)
- Finne om faktura er betalt eller kreditert i Unit4
- Korrigering av faktura i kunder og salg (BOTT rutine)
Utg?ende kreditnota - Prosjektmodulen
NB! Kreditfaktura skal opprettes i Salgsordremodulen for faktura opprettet i Prosjektmodulen hvis det gjelder delkreditering eller faktura opprettet i annen valuta enn NOK.
Utg?ende faktura kan lages i prosjektmodulen eller i salgsordremodulen. Kreditnota skal lages i den modulen fakturaen som skal krediteres er laget.
Alle kreditnotaer ved UiO g?r p? godkjenningsflyt til person med budsjettdisponeringsmyndighet p? stedkoden som belastes, f?r den blir bokf?rt og sendt til kunden.
Fremgangsm?te
Fakturaansvarlig/prosjekt?konom fyller ut skjema for kreditnota i Unit4. Skjemaet g?r p? flyt til kostnadsgodkjenner. N?r godkjenningen er gjort starter en automatisk serverprosess som produserer og bokf?rer kreditnotaen. DF? s?rger for utsending til kunden.
NB! Husk ? legge inn ?rsak til kreditering i feltet for Intern kommentar slik at den som skal godkjenne vet hva han/hun godkjenner.
- Opprette kreditnota for prosjektfaktura (DF? video)
- Opprette prosjektkreditnota (BOTT rutine) Er under endring
- Veiledning for kreditering av fakturaer i annen valuta opprettet i prosjektmodulen og salgsordremodulen
Kreditere uten ? sende kreditnota til kunden
I utgangspunktet skal det alltid sendes ut en kreditnota til kunden dersom en faktura krediteres.
Men i noen spesielle tilfeller er det allikevel ikke er gunstig at kunden f?r kreditnota tilsendt, f.eks dersom kunden ikke har mottatt fakturaen, eller hvis det skal tilbakebetales midler der kunden ikke ?nsker kreditfaktura tilsendt.
Dette kan l?ses ved ? f?re et bilag direkte i kundereskontroen (manuell kreditnota) for ? utligne fakturaen, uten at det genereres kreditnota som sendes til kunden. Bilaget m? f?res av noen ved Seksjon for regnskap. Denne type bilag g?r ikke p? flyt for godkjenning/anvisning og Kostnadsgodkjenner (BDM) m? derfor godkjenne saken f?r det lages bilag.
Har du behov for ? f? laget et slikt bilag (manuell kreditnota) m? du gj?re f?lgende:
- Logg en sak via RT-k?: utg-faktura@admin.uio.no med "Manuell kreditnota" i emnefeltet
- I saken m? du oppgi hvilket fakturanummer som skal krediteres, kontostreng for krediteringen, bel?pet som skal krediteres og hvorfor fakturaen skal krediteres.
- Saken m? deles med BDM (kostnadsgodkjenner) p? koststedet som blir belastet ved kreditering, og be BDM om ? bekrefte i saken at fakturaen skal krediteres.
Tilbakebetaling
Tilbakebetaling eller dobbeltbetalinger
NB! Sjekk at faktura er betalt f?r kreditordre for tilbakebetaling opprettes.
- Innhent bankinformasjon fra kunde. Informasjonen skal v?re p? brevark med firmaets logo, signert kontrakt hvor bankinformasjon fremkommer, eller tilsvarende. Dette brevet skal lastes opp som internt vedlegg p? kreditnotaordren.
- Opprett "kredit" salgsordre i henhold til veiledningen som danner grunnlaget for tilbakebetalingen.
- NB! Hvis kunden ikke skal motta kreditfakturagrunnlaget, sjekk nedtrekksmeny punktet "Kreditere uten ? sende kreditnota til kunden" hvor manuell kreditnota danner grunnlag for tilbakebetaling.
- Hvis faktura som skal krediteres/tilbakebetales er utstedt i annen valuta enn NOK, m? kreditsalgsordre ha samme dato (Bestillingsdato) som fakturadato, for ? unng? valutadifferanse.
- NB! Legg til f.eks "Midlene tilbakebetales til deres bankkonto" i feltet Topp eller Bunntekst.
N?r kredit salgsordre skrives ut, vil kreditfaktura v?re grunnlag for at SR oppretter skjema for tilbakebetaling som sendes DF? for remittering.
Massefakturering
Dersom en har mange ulike kunder som skal ha identisk faktura uten vedlegg tilsendt, kan en benytte muligheten for ? massefakturere.
Massefakturering gj?res av Seksjon for regnskap (Fakturautsteder). Faktuaansvarlig ved enheten som ?nsker ? f? utf?rt massefakturering, fyller ut skjema for Fakturagrunnlag- og kreditnotaskjema inkludert arkfane med liste over kunder som skal ha faktura. Skjemaet sendes inn til seksjon for regnskap RT - k? utg.faktura@admin.uio.no og merkes Massefakturering.
Ta gjerne kontakt med seksjon for regnskap dersom du har store mengder fakturaer som skal lages og lurer p? om massefakturering kan v?re aktuelt/hensiktsmessig.
- Fakturagrunnlagsskjemaet m? v?re n?yaktig utfylt – alle kundene vil f? en faktura ut fra det som er fylt ut her.
- I arkfanen for Kundedata v massefakturering skal kundenummer og kundenavn p? alle de som skal ha tilsendt fakturaen legges inn. Kundenumrene som legges inn p? listen m? v?re registrert og godkjent i unit4 f?r skjemaet sendes inn.
- Enkelte ting, f.eks ulike referansenummer p? fakturaene kan v?re mulig selv om resten av fakturaen blir lik. Legg inn eventuelt avvikende referanse p? den aktuelle kunden i arkfanen for Kundedata ved massefakturering.
NB! I BOTT rutinen for Massefakturering beskrives ogs? en l?sning for ? kunne sende inn liste til DF? for oppretting av fakturaer ved innlesing av fil (minimum 50 stk). Denne l?sningen er ikke klar hos DF? og kan ikke benyttes.
Overstyre periode og fakturadato p? en faktura ved periodeslutt
Ved overgangen mellom to perioder vil det noen dager inn i ny periode v?re mulig ? overstyre til forutg?ende periode.
Datoer og frister, se oversikt
For utg?ende fakturaer/kreditnotaer laget i salgsordremodulen og prosjektfakturaer opprettet i prosjektmodulen er det Cut-off datoen i oversikten som gjelder n?r du skal overstyre periode p? en salgsordre.
- Brukerveiledning overstyre periode p? en utg?ende faktura i salgsordremodulen
- Brukerveiledning overstyre periode og fakturadato p? en utg?ende faktura i prosjektmodulen
Sjekk om en faktura er betalt
Rapporter som benyttes for ? sjekke om en faktura er betalt/kreditert eller st?r som ?pen post:
- Tableu: Innbetalt vs kreditert
- Unit4: S?k opp faktura i rapporten Fakturanummer/ordrenummer. Hvis rapporten har dato for betalt betyr det at den enten er betalt eller kreditert. (I de aller fleste tilfellene vil det si at den er betalt, men v?r obs p? at dersom fakturaen er kreditert vil den ogs? vise i rapportene med restbel?p som skal betales = 0 og st? som betalt i feltet betalt dato.
- Veiledning sjekk om en faktura laget i salgsordremodulen er betalt
- Veiledning sjekk om en faktura laget i prosjektmodulen er betalt
F?lge opp forfalte krav
Seksjon for regnskap ved UiO s?rger for at det blir sendt ut betalingsp?minning/inkassovarsel p? ubetalte fakturaer. Dette gj?res minimum en gang pr m?ned.
Har dere fakturaer der en av ulike grunner m? avvente ? sende ut betalingsp?minning/inkassovarsel er det viktig at dere logger sak via RT k?:utg-faktura@admin.uio.no og melder fra om dette. UIO skal ikke sende ut betalingsp?minning/inkassovarsel dersom kunden har meldt i fra om at det er feil /mangler ved fakturaen eller varen/tjenesten som er levert, da m? saken avklares/rettes f?r videre innkreving fortsetter.
UIO sender ut to purringer p? ubetalte fakturaer. Purringene genereres fra Unit4 og sendes til kunden pr post.
- F?rste gang sendes det ut en Betalingsp?minnelse.
- Dersom fakturaen fortsatt ikke er betalt 14 dager etter Betalingsp?minnelsen, sendes det ut et Inkassovarsel.
Blir fakturaen ikke betalt etter at det er sendt ut inkassovarsel vil innkrevingen videre skje manuelt. Kundereskontrooppf?lger (noen ved seksjon for regnskap) tar kontakt med saksbehandler som er oppf?rt p? fakturaen for ? h?re hva som skal gj?res videre.
NB! Fakturaer knyttet til bidrag, gaver og bevilgninger, m? f?lges opp av fakturaansvarlig p? enhet for ? unng? purringer/inkassovarsel.
- Oppf?lging av forfalte krav (BOTT rutine)
- F?lge opp forfalte krav (Tableu rapport)
- Veiledning for rapporten Oppf?lging av forfalte krav (Tableau)
- Veiledning F?lge opp forfalte krav opprettet salgsordremodulen i Unit4
Ubetalt faktura – overf?ring til inkassoselskap
UiO bruker Lowell som inkassoselskap
?konomiavdelingen ved Seksjon for regnskap sender ut to purringer fra ?konomisystemet.
Etter at forfall p? siste purring er utl?pt, sender Kundereskontrooppf?lger (noen ved Seksjon for regnskap) en e-post til Fakturaansvarlig (den som st?r p? fakturaen som ?V?r referanse?) for ? avtale hva som skal gj?res videre.
Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal overf?res til Lowell for videre innkreving, fyller Kundereskontrooppf?lger ut anvisningsskjema for oversendelse til inkasso og sender p? e-post til Fakturaansvarlig.
Fakturaansvarlig i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med BDM sjekker at kravet fortsatt er reelt, og fullf?rer utfyllingen av skjemaet. Dvs. krysser av i skjemaet p? de tre kontrollpunktene p? side to i skjemaet, beskriver eventuell kontakt som har v?rt med kunden etter at faktura ble sendt. Fakturaansvarlig signerer som attestant og anvisning gj?res av person som er BDM for koststedet der fakturaen er inntektsf?rt. F?r skjemaet anvises m? side tre av skjemaet leses.
Ferdig utfylt og signert skjema merket "Inkasso" sendes til RT k?: utg-faktura@admin.uio.no
Seksjon for regnskap overf?rer kravet til Lowell for videre innkreving.
NB! Det vil ikke medf?re kostnader ? overf?re et krav til Lowell.
Ubetalt faktura – tapsf?ring
Dersom innkreving ikke f?rer frem, eller en vurderer at kostnader ved videre innkreving ikke st?r i forhold til kravets st?rrelse m? kravet tas ut av kundereskontroen og tapsf?res.
Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal tapsf?res, fyller Kundereskontrooppf?lger ut side en i anvisningsskjema for tapsf?ring og sender p? e-post til den som er Fakturaansvarlig.
Fakturaansvarlig i 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录 med BDM fullf?rer utfyllingen av skjemaet. Dvs. krysser av de fire kontrollpunktene p? side to i skjemaet, og beskriver eventuell korrespondanse som har v?rt med kunden etter at faktura ble sendt, og oppgir begrunnelse for tapsf?ring. Fakturaansvarlig signerer som attestant og BDM signerer for anvisning for koststedet der fakturaen er inntektsf?rt.
Ferdig utfylt og signert skjema merket "Tapsf?ring" sendes til RT k?: utg-faktura@admin.uio.no
Seksjon for regnskap bokf?rer tapet og signert skjema legges som vedlegg til bilaget som dokumentasjon p? godkjent tapsf?ring.
Ompostering
En feil bokf?rt faktura m? korrigeres. Du m? vurdere om feilen krever at du lager en kreditnota og ny faktura, eller om feilen kan korrigeres ved intern ompostering.
For: Fakturaansvarlig
Dersom feilen som skal rettes medf?rer endringer for kunden som har f?tt fakturaen f.eks. endring av bel?p, endring av MVA – m? korrigeringen gj?res i form av kreditnota og ny faktura til kunden.
Andre feil som ikke har konsekvenser for kunden f.eks endring av koststed, delprosjekt kan korrigeres ved ompostering.
- Benytt skjema for Omposteringsbilag.
- I beskrivelsesfeltet skal det v?re en referanse til fakturanummer som korrigeres i tillegg til ?nsket tekst
- I bel?psfeltet er det netto bel?pet (bel?p uten mva) som skal legges inn.
- Mva-kodefeltet trenger ikke ? fylles ut
- Man kan korrigere flere fakturaer p? samme korreksjonsbilag
- Legg ved faktura som skal korrigeres (i pdf-format). Ved flere dokumenter skal disse samles i ett pdf-dokument.
Behov for kopi av faktura/kreditnota for ? sende til kunde
Kopi av faktura/kreditnota laget i salgsordremodulen
Det er ikke mulig for dere ? hente ut en faktura med KOPI-merke p? fra systemet selv. Dersom en trenger kopi av en faktura eller en kreditnota for ? sende til kunde, send sak via RT k?: utg-faktura@admin.uio.no. Legg inn Kopi av utg?ende faktura i emnefeltet
Tips! Dersom en ikke har behov for en kopi for ? sende til kunden, men bare trenger ? se fakturaen eller er p? jakt etter fakturaen for ? bruke den som internt vedlegg p? en kreditnota eller som vedlegg for korrigering av fakturaen, har en mulighet til ? finne og laste ned fakturaen/kreditnotaen slik den er arkivert i dokumentarkivet.
Dette kan en gj?re ved ? s?ke opp fakturaen i rapporten "Fakturanummer/Ordrenummer". Klikk p? bilagsnummeret , og deretter binderssymbolet oppe i h?yre hj?rne for utskrift/lagring.
Kopi av faktura/kreditnota laget i prosjektmodulen
Dere kan selv skrive ut en kopi av en faktura laget i prosjektmodulen.
Det er ikke mulig ? hente ut en kreditnota laget i prosjektmodulen merket med KOPI fra systemet.
Tips! Dersom en ikke har behov for en kopi for ? sende til kunden, men bare trenger ? se fakturaen har en mulighet til ? finne og laste ned fakturaen/kreditnotaen slik den er arkivert i dokumentarkivet.
Dette kan en gj?re ved ? s?ke opp fakturaen i rapporten "Fakturanummer/Ordrenummer". Klikk p? bilagsnummeret , og deretter binderssymbolet oppe i h?yre hj?rne for utskrift/lagring..
Sjekklister, maler og skjema
- Anvisningsskjema for tapsf?ring
- Anvisningsskjema for overf?ring til inkasso
- Fakturagrunnlag- og kreditnotaskjema
- Mal for hovedbok- og omposteringsbilag
Prosess- og rollebeskrivelser
Prosessbeskrivelser (pdf)
- Prosesskart fordring til innbetaling
- Prosessoversikt fordring til innbetaling
- Rolleoversikt fordring til innbetaling