Alle disposisjoner som medf?rer ?konomiske forpliktelser skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. F?r en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomf?rer disposisjoner, skal vedkommende p?se at:
- det er hjemmel for disposisjonen
- det er budsjettmessig dekning for disposisjonen
- disposisjonen er ?konomisk forsvarlig.
Budsjettdisponeringsmyndighets-skjema
Budsjettdisponeringsmyndighet dokumenteres ved et fullmakts- og signaturskjema.
Det skal signeres ett skjema per person som f?r tildelt myndighet.
BDM skal godkjennes av direkt?r for ?konomi- og virksomhetsstyring (?VA) p? vegne av universitetsdirekt?ren. Denne godkjenningen skjer i ePhorte.
Seksjon for regnskap er ansvarlig for ? arkivere skjemaene, og for ? ha en fullstendig oversikt over gjeldende budsjettdisponeringsfullmakter.
Delegering
Universitetsstyret vedtar disponering av tildelt bevilgning og ?vrige inntekter universitetet kan disponere. P? bakgrunn av dette vedtaket utformer universitetsdirekt?ren ?rlig et eget disponeringsskriv (*) til fakulteter og tilsvarende enheter
Budsjettdisponeringsmyndigheten kan delegeres videre av universitetsdirekt?ren til ledere for underliggende enheter, som har samlet myndighet for vedkommende enhet. Eksempelvis dekan/fakultetsdirekt?r og ledelsen ved fakultetet/enheten. ?verste leder, dekanen/direkt?ren, kan delegere myndighet videre til et tilsvarende antall ledere ved underliggende enhet. Det er ikke mulig for lederne av underliggende enheter ? delegere BDM videre. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal foretas skriftlig.
Universitetsdirekt?ren kan delegere budsjettdisponeringsmyndighet for ?vrig n?r dette er forsvarlig og n?dvendig for en rasjonell gjennomf?ring av tjenesten.
(*) Disponeringsskrivet angir:
- hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet
- hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten skal ut?ves
Dersom universitetsstyret ikke bestemmer at fakultetene selv skal disponere de tildelte midlene, kan enhetene innenfor de rammer universitetsdirekt?ren har fastsatt, delegere budsjettdisponeringsmyndigheten til sine underliggende grunnenheter. Fakultetene skal i s? fall utforme et disponeringsskriv som angir hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet og hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten skal ut?ves.
Stedfortreder
Budsjettdisponeringsmyndighet overf?res ikke automatisk ved at en person fungerer som stedfortreder. I forbindelse med ferier m? det derfor s?kes om budsjettdisponeringsmyndighet for den personen som skal v?re stedfortreder.
Plankj?p
I tillegg til rutinene for delegering av BDM finnes muligheten for plankj?p gjennom innkj?pssystemet. Myndigheten til ? foreta innkj?p innen en gitt bel?psramme delegeres da av en person med BDM i innkj?pssystemet. Dette fungerer som en forh?ndsgodkjenning med bel?psramme.
Flyt
En disposisjon som medf?rer ?konomiske forpliktelser skal bekreftes av en person som har budsjettdisponeringsmyndighet. Den som har BDM kan ikke godkjenne godtgj?relser eller andre utbetalinger til seg selv.
Det er kun unntaksvis at ?konomiske forpliktelser kan bekreftes av en person p? samme niv? i organisasjonen. Hvis det er tilfelle skal dette unntaket v?re godkjent skriftlig. Hovedregelen er at godkjennelsen skal komme fra leder p? h?yere niv? i organisasjonen.
Krav til dokumentasjon av BDM
I henhold til det statlige ?konomiregelverket skal det finnes oversikt over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved virksomheten. Regelverket stiller ogs? krav til dokumentasjon av delegert bestillingsrett, med angivelse av rammer som den enkelte med bestillingsrett skal holde seg innenfor. Parallelt med dette er det gjennom NAO-prosjektet (Prosjekt for ny anskaffelsesorganisering) stilt krav til enhetene om oppnevning av innkj?psansvarlige og at disse etter oppl?ring m? signere en erkl?ring.