Form?l og risiko
M?lgruppe: Prosjekteier, Prosjektleder, Prosjektkontroller
Hyppighet: L?pende
Rutineansvarlig: ?konomidirekt?r
Form?l
Form?let med arkivrutinen er ? sikre at UiO har tilstrekkelig dokumentasjon p? inng?tte avtaler og forpliktelser i forkant av prosjektoppretting, og ved evt endringer underveis i prosjektet, og derved ? sikre ivaretagelse av BOA-reglementet.
Risiko
Ufullstendig arkiv vil kunne medf?re at beslutninger fattes p? feil grunnlag, og s?ledes sette UiO i ?konomiske og personalrettslige problemer. Ved prosjektopprettelse m? arkivet v?re fullstendig for ? sikre korrekt kategorisering og tilstrekkelig grunnlag for opprettelsen.
Kommentar
Rutinene m? sees i sammenheng med BOA-reglementet, og krav fra Riksrevisjonen om fullstendige arkiver og dokumentasjon som sikrer godt grunnlag for kontroll/kvalitetsstyring.
Utf?rende
Saksbehandler (Prosjektkontroller, 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sr?dgiver e.l.) har ansvar for at arkivet inneholder relevant dokumentasjon. Materialet skal normalt arkiveres p? det stedet hvor prosjekteier er tilknyttet.
S?knad om prosjektmidler
Signert s?knad, prosjektbeskrivelse og signert totalbudsjett(evt godkjenningsrapporten i Prosjekts?knadsmodulen) skal arkiveres p? et unikt saksnummer i Elements.
Dialog med finansi?r
Enhver endring av kontrakt, prosjektbeskrivelse eller prosjektbudsjett m? arkiveres sammen med opprinnelig prosjektdokumentasjon for ? sikre sammenheng mellom opprinnelig s?knad/eventuell ny s?knad/endelig kontrakt/tildelingsbrev, og arkiveres p? saksnummeret i Elements.
Prosjektaktivering
F?r foresp?rsel om prosjektaktivering skal prosjekt?konom sjekke at prosjektarkivet i Elements er fullstendig (ihht foreg?ende punkt), og registrer saksnummer i prosjektregisteret
Ved kontroll hos Seksjon for regnskap, vil manglende arkivdokumentasjon kunne f?re til avvist prosjektaktivering
Husk at prosjektbudsjett skal legges inn i BOAPRO innen 4 uker etter prosjektoppretting
Framdriftsrapportering
Framdriftsrapporter, b?de faglige og ?konomiske, til finansi?r i l?pet av prosjektperioden, b?r legges p? saken i Elements
Endringer i prosjektet
Vesentlige endringer underveis i prosjektet skal dokumenteres p? saksnummeret i Elements gjennom kontraktsendringer og eventuelle vesentlige endringer i prosjektets totalbudsjett.
Ved forlengelse av prosjektets levetid i prosjektregisteret i U4, m? dokumentasjonen p? avtalt forlengelse med finansi?r legges p? saksnummeret i Elements
Prosjektavslutning
Ved prosjektavslutning b?r sluttrapport og fullstendig prosjektregnskap legges p? saksnummeret i Elements