Form?l og risiko
Hyppighet: Ved behov (fortl?pende)
Rutineansvarlig: Avdeling for administrativ st?tte (ADS)
M?lgruppe: Enheter p? UiO som har etablert leiesteder
Form?l
Oppn? god transaksjonskvalitet i regnskapet for ? kunne
- F? korrekt styringsinformasjon for leiesteder p? alle niv?er i organisasjonen
- Ha p?litelig informasjon om leiestedenes generering av eksterne inntekter
Risiko
Forventede leiestedskostnader er ikke budsjettert i ?konomisystemet med risiko for feilaktig korrigering av TDI-satsen, samt at eksternt finansierte prosjekter ikke ivaretar kravet om totalregnskapsf?ring (Reglement om bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet).
- Budsjetterte leiestedskostnader brukes som grunnlag for ? oppdatere TDI-satsene.
- Det forutsettes at enhetene har kartlagt totale leiestedskostnader knyttet til forskningsdelen av laboratoriebruken, vurdert kapasiteten til leiestedet og fastsatt en pris for bruken av leiestedet, samt dokumentert denne informasjonen i ephorte.
- De kalkulerte leiestedskostnadene basert p? fjorets regnskap knyttet til forskning legges inn som budsjett p? leiestedets interne prosjektnummer ved oppstarten av ?ret.
- Inntektene fra eksternt finansierte prosjekter som benytter leiestedene regnskapsf?res fortl?pende.
1. Anmodning om oppretting av leiested
Ansvar: Instituttniv?
Enheten er ansvarlig for ? sende inn foresp?rsel om oppretting av internt prosjektnummer for leiestedet. F?lgende informasjon m? sendes til prosjekt@admin.uio.no
- Prosjekttittel (navn p? leiestedet)
- Prosjektets start- og sluttdato (standard 5 ?r av gangen, oppstart alltid innev?rende mnd)
- Eiersted (stedkode)
- Prosjektansvarlig (inst.leder, adm.leder, lab.leder, e.l.)
2. Opprette leiested i OA
Ansvar: Seksjon for regnskap
N?r anmodning om oppretting av leiestedsprosjekt er mottatt fra enhet, oppretter seksjonen for Regnskap (SR) prosjektet i Oracle ihht. eksisterende rutine for opprettelse av internt prosjekt.
SR sender melding til enhet om ny prosjektkode for leiestedet
3. Budsjettering av leiestedskostnader p? prosjektkoden
Ansvar: Instituttniv?
Avhengig av ?nsket detaljeringsgrad i regnskapsf?ringen av leiestedet, er det lagt opp til to m?ter ? budsjettere leiestedskostnadene p? :
- Ved detaljert regnskapsf?ring p? leiestedet, m? det som et minimum budsjetteres for leiestedskostnadene knyttet til forskning p? art ?7799 diverse kostnader?, ref. kalkyle ved ?rets begynnelse.
- Dersom kostnadene til leiestedet i all hovedsak regnskapsf?res p? eierstedet (basis), budsjetters en kalkulatorisk leiestedskostnad p? leiestedsprosjektet, art ?7799 diverse kostnader?, og en tilsvarende kostnadsreduksjon p? basis (samme art)
4. Regnskapsf?ring av kostnader p? leiested
Ansvar: Instituttniv?
- Ved detaljert regnskapsf?ring m? enheten selv s?rge for ? henf?re de relevante kostnadene tilknyttet leiestedet.
- For kostnader gjeldende areal og teknikere med tilh?rende overhead f?res det internhandelsbilag (minimum hvert tertial), mens driftsmidler og utstyrsavskrivninger f?res l?pende direkte p? leiestedet.
5. Kostnads- og inntektsf?ring p? leiestedet
Ansvar: Instituttniv?
Frist: M?nedlig
- Den eksternt finansierte bruken av leiestedet f?res med art ?6494 Eksternt finansiert leiested? som kostnad p? prosjektet (debet) med motpost ?3644 Refusjon av eksternt finansierte leiestedskostnader? p? leiestedets internprosjektnummer (kredit).
- Den internt finansierte bruken av leiestedet f?res med art ?6493 Internt finansiert leiested? som kostnad p? prosjektet (debet) med motpost ?3643 Refusjon av internt finansierte leiestedskostnader? p? leiestedets internprosjektnummer (kredit).
F?ring p? 6493 utl?ser en automatisk overf?ring av egenandel (art 3964) fra prosjektets eiersted (basis) til prosjektet.