F?r ansettelse
1. Enheten: Hente og sende inn opplysninger
- Innhente opplysninger om personens forhold i nettskjema
- Sende standardisert informasjonsskriv til den man vurderer ? ansette eller den som skal begynne ? jobbe fra utlandet, og be om kopi av trygdedokumentasjon (A1 eller CoC) om de allerede har dette.
- Sende ferdig utfylt nettskjema til ISA for ? f? prisoverslag kostnader utlandsansettelse.
2. ISA: Innledende unders?kelser og vurderinger
- Ta imot nettskjema fra Enheten, samt eventuelt
- Kopi A1/CoC/vedtak NAV
- Kopi av vedlegg til arbeidsavtalen
- Unders?ke om UiO allerede er registrert som arbeidsgiver i aktuelt arbeidsland.
- Unders?ke om det foreligger priser p? bistand i aktuelt arbeidsland.
- Hvis ikke oppdaterte priser foreligger – be KPMG om oppdatert pris p? registrering og rapportering, samt pris p? avklaring arbeidsgiverforpliktelser i aktuelt land.
- Vurdere hvilke tjenester det er aktuelt ? bestille fra KPMG.
- Sette sammen kostnadsestimat basert p? vurdering av tjenester og tilgjengelig prisinformasjon. Standard mal brukes.
- Ved uklarhet rundt trygdemedlemskapsland, informere enheten og angi prisestimat for trygdeavklaring hos KPMG.
- Sende over prisestimat til Enheten for endelig vurdering.
- Merk! Prisestimatet vil bare si hvor mye tjenestene koster. Dersom man skal ha vurdering av hvilke tjenester som er n?dvendige, s? er dette en juridisk vurdering som leveres i memo til en fast pris.
3. Enheten: Vurdere og gjennomf?re ansettelse
- Vurdere om ansettelse skal gjennomf?res, eller om det er n?dvendig ? innhente juridisk vurdering av hvilke tjenester som er n?dvendige i aktuelt arbeidsland (oftest n?dvendig der UiO ikke har tidligere erfaring i aktuelt arbeidsland). Kostnad m? godkjennes av BDM.
- Innhente signert kontrakt, og legge ved attestert erkl?ring om at kostnadene er vurdert og godkjent av kontorsjef.
4. ISA: F?lge opp trygd og skatt
- Legge inn den ansatte under “UiO Employees” i SharePoint, husk ? laste opp arbeidsavtale og trygdedokumentasjon.
- Dersom den ansatte ikke selv kan h?ndtere dette: Eventuell bistand med s?knad om trygdemedlemskapsavklaring og skattekort.
- Ved trygdemedlemskap i utlandet: Vurdere og eventuelt f?lge opp frivillig innmelding SPK. Husk ? underrette SL og den ansatte om SPK trekk.
I l?pet av kontraktsperioden
1. SL: Innhente kopi av eksisterende skattekort
Innhente kopi av eksisterende skattekort.
2. Enheten: F?lge opp reisekalender
- Informere den ansatte om plikt til bruk av reisekalender, motta kopi av reisekalender og s?rge for at reisekalender videresendes til SL p? flyt innen angitte frister.
3. Enheten og/eller ISA: Videresende trekkfritak
- Videresende kopi av eventuelt trekkfritak til SL med en gang dersom man mottar dette.
4. SL: F?lge opp l?nn og l?nnsrapportering
- Rapportere l?nn i a-meldingen som opptjent i hhv. Norge/utlandet.
- Laste opp l?nnsdata i SharePoint for hver person som utf?rer arbeid i utlandet.
- Laste ned rapportering fra skyggel?nnskj?rer i utlandet, og legge inn skattetrekk og trygdeavgiftstrekk utland i norsk l?nnskj?ring.
- Laste ned betalingsinstruksjon fra skyggel?nnskj?rer i utlandet og innbetale AGA, og trukket trygdeavgift og skatt, i henhold til instruksjon fra skyggel?nnskj?rer innen angitt frist.
5. ISA: F?lge opp trygdedokumentasjon
- S?rge for at gyldig trygdedokumentasjon foreligger til enhver tid, slik at man unng?r doble AGA krav.
6. Enheten og/eller ISA: F?lge opp arbeidsrettslige problemstillinger med tett tilknytning til trygd
H?ndtering av sykefrav?r, barselpermisjon og andre arbeidsrettslige problemstillinger med tett tilknytning til trygd – herunder problematikk knyttet til refusjoner fra NAV/utenlandsk trygdeordning.
Avslutning av kontrakt eller forlengelse p? nye eller samme vilk?r
1. Enheten: Holde oversikt over arbeidsforholdet
Holde oversikt og informere ISA og SL, samt ogs? den ansatte om at arbeidsforholdet er i ferd med ? avsluttes, eller eventuelt fornyes.
2. Enheten og/eller ISA: Informere om endringer og h?ndtere krav om sluttvederlag
- Informasjon om nye vilk?r for arbeidsforholdet, eksempel nytt arbeidsland, nye arbeidsoppgaver, nytt fast arbeidssted i samme land etc. til SL og l?nnskj?rer utland.
- H?ndtere eventuelle krav om sluttvederlag i henhold til arbeidslandets regler.
3. ISA: F?lge opp registrering og avregistrering
- Vurdere behov for avregistrering i arbeidslandet, enten kun av personen eller ogs? av UiO som arbeidsgiver.
- Oppf?lging av registreringsprosess
- B?de av registrering av UiO som arbeidsgiver, og av ansatt i arbeidstakerregister, arbeidstilsyn etc. der dette er n?dvendig i aktuelt land.
4. Enheten og/eller ISA og/eller SL: Korrigere l?nn ved behov
- S?rge for korrigering av l?nn dersom n?dvendig f?r skyggel?nnskj?rer i utlandet avslutter.
- NB! Enhver endring i l?nnskj?ringen p?f?rer UiO ekstra kostnader da endringsmeldinger koster penger hos skyggel?nnskj?rer.
5. ISA: Avslutning
- Lukke saken i samhandlingsportal med KPMG (Sharepoint), og eventuelt slette data om ansatt i henhold til UiO sin personvernerkl?ring. Ta stilling til om noe informasjon skal arkiveres lokalt p? UiO.
- Utmelding hos SPK (om aktuelt)