God kontakt gir en god start
Samtidig som vi har behov for ? formidle mye informasjon om oss selv, er det ogs? viktig ? ivareta det friske pust en nyansettelse er. Introduksjonsfasen b?r derfor ses som en gjensidig p?virkning og tilpasning mellom enheten og den nyansatte. God introduksjon vil bidra til ? gi den nyansatte en positiv innstilling til arbeidet og enheten, riktige arbeidsvaner fra f?rste stund og en bedre l?ringssituasjon.
Overgang til ny jobb krever at arbeidstakeren gj?r seg kjent med s?vel nye arbeidsoppgaver som ny arbeidsplass og nytt milj?. I tillegg til faglig veiledning, blir dermed kontaktskapende tiltak, informasjon og personlig oppf?lging viktige elementer i startfasen. Grundig introduksjon bidrar til ? redusere den nyansattes usikkerhet i overgangsperioden, og til raskere identifisering med sin nye arbeidsplass. Samtidig oppn?r arbeidsstedet st?rre effektivitet, ved at den nye medarbeideren blir raskt integrert og operativ.
Leders ansvar og fadderordning
Ansvaret for introduksjonen ligger hos n?rmeste leder. Lederen b?r s? langt mulig begrense sitt frav?r n?r en ny medarbeider skal introduseres. Likevel hender det at lederen er opptatt. Det b?r derfor oppnevnes en kontaktperson, en s?kalt fadder, hvor en n?r kollega f?r ansvaret for sosial integrering og innf?ring av den nyansatte i praktiske forhold ved enheten, slik at den nyansatte alltid har noen ? henvende seg til.
Plan for introduksjon
Forh?ndsplanlegging og et strukturert opplegg kan ha stor betydning for en vellykket introduksjon. Vi har derfor skissert et forslag til introduksjonsplan. Den er ment som et hjelpemiddel under innf?ring av v?r nyansatte. Planen er utformet som et generelt opplegg, og det kan v?re n?dvendig med lokale tilpasninger avhengig av stillingskategori, milj?, individuelle forskjeller blant de nyansatte, og lignende.
Forberedelse
| Tiltak | Ansvarlig | Merknader |
|---|---|---|
| Velkomstmail | N?rmeste leder eller HR-r?dgiver |
Informasjon om UiO, Selvbetjeningsportalen, lenke til "For ansatte"-siden og velferdstilbud. Ev. legge ved relevant informasjon for stillingen. Sendes ut n?r tilbud er mottatt. |
| M?te med leder n?r tiltredelsesdato er bestemt | N?rmeste leder | Leder kan informere om stillingen. Den nye medarbeideren f?r m?te den som skal fratre for ? stille ev. sp?rsm?l om arbeidsoppgaver. Avklare oppl?ringsbehov, tilpasningsbehov og forventninger til/fra ny medarbeider. |
| Utpeke fadder | N?rmeste leder | Fadderen b?r v?re n?r kollega, som kan fungere som personlig st?tte for den nyansatte i den f?rste tiden. Skal ha et aktivt ansvar for informasjon, sosial integrering og innf?ring i praktiske forhold p? arbeidsplassen. V?re "et fast holdepunkt" i hverdagen. |
| Informere de ?vrige medarbeiderne om tiltredelsen | N?rmeste leder | Samtlige ansatte b?r v?re orientert om n?r den nyansatte tiltrer. Verneombud b?r ogs? informeres om nytilsatt. |
| Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen | N?rmeste leder | Det er viktig ? frigj?re tid for de som skal delta i introduksjonsfasen. |
| S?rge for tilgang til alle n?dvendige administrative systemer | N?rmeste leder | Dette sikrer at den nyansatte er klar til innsats fra f?rste arbeidsdag. |
| Rydde kontoret til den nyansatte, klargj?re arbeidsplassen | Fadder | S?rge for datautstyr, nett-tilknytning og ev. annet n?dvendig utstyr. Informasjonsmateriell, ev. annen relevant dokumentasjon |
Tiltredelsesdagen
| Tiltak | Ansvarlig | Merknader |
|---|---|---|
| Ta i mot den nyansatte | N?rmeste leder/ fadder | V?re tilstede og tilgjengelig |
| Brukernavn og passord | Personalansvarlig/administrasjon | Nye ansatte registreres i SAP s? fort arbeidsavtale er mottatt. Brukernavn kan opprettes av lokal IT. |
| Gjennomgang av introduksjonsplanen med den nyansatte | N?rmeste leder | ? gi medarbeideren en detaljert kalender over den f?rste uka med arbeidsoppgaver/avtaler/m?ter gir trygghet og oversikt for medarbeider. |
| Gjennomgang (i grove trekk) av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling, myndighetsforhold og arbeidsform | N?rmeste leder, ev. annen faglig ansvarlig som er utpekt | Det anbefales ? komme i gang med de konkrete arbeidsoppgavene vedkommende skal utf?re s? raskt som mulig. |
| Hilserunde | N?rmeste leder/ fadder | Hilserunde p? enheten b?r skje den f?rste dagen. |
| Vise den nyansatte toalett, kantine, rekvisitalager o.l. S?rge for at den nyansatte f?r utlevert n?kler o.l. | Fadder |
De f?rste ukene
| Tiltak | Ansvarlig | Merknader |
|---|---|---|
| Oppl?ringsbehov | N?rmeste leder | Oppl?ringsbehov m? kartlegges s? tidlig som mulig slik at medarbeideren raskt mestrer jobben. Kurs finnes p? interne sider for kompetanseheving |
| N?rmere informasjon om organisering av fakultetet og UiO | N?rmeste leder | |
| Daglig sosial oppf?lging, informasjon om formelle og uformelle regler | Fadder | Fadderen b?r ta personlig kontakt med den nyansatte hver dag de f?rste par ukene, spise lunsj sammen o.l. |
| Innf?ring i arbeidsmilj?forhold, sikkerhetsrutiner, verneombudsordningen | N?rmeste leder og verneombud | |
| N?rmere innf?ring i arbeidsoppgaver | N?rmeste leder, ev. annen faglig ansvarlig som er utpekt | Det er viktig at den nyansatte f?r klart for seg arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til ? p?virke arbeidet |
| Informere om hvordan arbeidsgiver vil gjennomf?re faglig veiledning, oppl?ring og tilbakemelding under pr?vetiden | N?rmeste leder | |
| Gjennomf?re regelmessige faglige tilbakemeldinger og oppf?lgingssamtaler | N?rmeste leder | N?rmeste leder b?r holde seg l?pende oppdatert om utviklingen i arbeidet. I tillegg til daglig oppf?lging, b?r det avtales tidspunkter for mer systematiske samtaler, slik at det ikke bare bilr tilfeldige kommentarer i forbifarten. Dette er viktig ogs? i forhold til pr?vetidsbestemmelse i statsansatteloven |
| P?melding til universitetets introduksjonskurs for nyansatte | N?rmeste leder | Avdeling for personalst?tte (AP) sender innkalling til kurs for nyansatte. Kurset holdes en gang per semester med orientering om UiOs organisering, styringsstruktur og personalpolitikk. P? kurset deltar bl.a. rektor, universitetsdirekt?r, personaldirekt?r og fagforeningene |
De f?rste 6 m?nedene
| Tiltak | Ansvarlig | Merknader |
|---|---|---|
| Grundig oppf?lgingssamtale med den nyansatte etter ca 3 mnd og etter ca 5 mnd | N?rmeste leder |
Evaluering av utviklingen s? langt, b?r v?re s? reell og presis som mulig tilbakemelding fra begge parter. Avtal tidspunkt for dette i begynnelsen av ansettelsesforholdet, og sett av god tid til samtalen. Et hjelpemiddel i denne sammenheng kan v?re UiOs forslag til disponering/sp?rsm?l/diskusjonstemaer under medarbeidersamtaler |
| Ev. tiltak/ formelle m?ter dersom den nyansatte viser seg ? ikke fungere holdes etter ca 3, 4 og 5 mnd. | N?rmeste leder | Dersom det skal vurderes ? benytte adgang til oppsigelse etter pr?vetidsbestemmelse, m? fakultetes ledelse kontaktes for bistand s? tidlig som mulig |