Mottak av nyansatte ved UV

N?rmeste leder har ansvaret for at nye medarbeidere f?r den n?dvendige innf?ring og oppl?ring. Under f?lger en kort fremstilling av hva som m? tilrettelegges og f?lges opp.

Forberedelse/f?r tiltredelse

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar

I god tid f?r oppstart

(min 3 md. f?r)		 Personal

Registrere arbeidsavtale o.a.

 Informere leder n?r avtalen er registrert i SAP.
3-4 uker f?r oppstart N?rmeste leder Velkomstepost/telefon

Ta kontakt raskt etter signert avtale for ?:

  • ?nske nyansatt velkommen, avtale tid og sted for oppm?te f?rste dag 
  • Avklare ev. behov for mobil, spesielle behov etc.
  • Informere de ?vrige medarbeiderne om ansettelsen
3-4 uker f?r oppstart N?rmeste leder Oppl?ringsbehov, p?melding kurs, invitasjon sosiale aktiviteter
  • Kartlegge oppl?ringsbehov s? tidlig som mulig
  • Melde p? til relevante kurs f?r tiltredelse (for eksempel introduksjonskurs)
  • Invitasjon til ev. sosiale aktiviteter f?r tiltredelse

2-3 uker f?r oppstart

 N?rmeste leder Bestilling av mobil
  • Bestilling i Unit 4 ERP
  • Avklare om portering til UiO
1-2 uker f?r oppstart N?rmeste leder/IT Klargj?re arbeidsplassen
  • Rengj?ring
  • S?rge for at telefon, datautstyr, nettilknytning og annet n?dvendig utstyr er p? plass fra f?rste dag.
  • Informasjonsmateriell, ev. annen relevant dokumentasjon, div. kontorrekvisita
  • Navneskilt og n?kler til kontor
  • Posthylle
  • Bestille blomst i Unit 4 ERP til startdato
1 uke f?r oppstart N?rmeste leder Avklare hvem som skal ha ansvar for hva i introduksjonsfasen
  • Frigj?re tid for de som skal delta i introduksjonsfasen
  • Utpeke en fadder (samt backup) 
  • Avklare hvem som skal st? for oppl?ringen
1-3 dager f?r oppstart N?rmeste leder

Brukernavn/brukerkonto
  • Opprettes s? snart arbeidskontrakten er registrert i SAP
  • Send e-post til it-support@uio.no
1-3 dager f?r oppstart N?rmeste leder Tilgang administrative systemer

Sende inn bestilling, se oversikt.

(husk s?rskilt for ledere; BDM-innmelding og kurs)

Tiltredelsesdagen

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar
Dag 1 N?rmeste leder (ev. fadder) Mottak, velkomst, tildeling av arbeidsplass
  • Samtale med gjennomgang av ledelsesstruktur, organisasjonsstruktur, og nyttig informasjon p? nettsidene Ny ved UiO
  • Informere om fadder 
  • Vise den ansatte sin arbeidsplass
  • Utlevere n?kler
  • Merk: Om tiltredelsesdag endres p? kort varsel m? personal f? beskjed: personal@uv.uio.no  
Dag 1 N?rmeste leder/IT

Brukernavn og passord
  • Utleveres til den ansatte av lokal IT
  • Tilgang printer – husk ? teste
Dag 1-2 N?rmeste leder/IT Tilgang til systemer og e-postlister
  • Tilgang til systemer relevant for stillingen
  • Innmelding i ulike e-postlister
Dag 1-2 N?rmeste leder Adgangskort
  • Aktivere brukernavn og passord. N?rmeste leder sender e-post til Vaktsentralen vaktalarm@admin.uio.no med melding om hvilke hus/etasjer/rom den nyansatte skal ha tilgang til
  • Opps?k SiO-kortsenter i Kristian Ottosens hus ved Akademika for foto og tildeling av adgangskort
Dag 1-2 N?rmeste leder

Parkering 

Avklare om ansatte beh?ver dette og bist? med bestilling om det trengs, parkeringsapp. Apcoa Flow, se nettside 
Dag 1-2 N?rmeste leder/ev. fagansvarlig Gjennomgang av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling og arbeidsform

Oversikt over konkrete arbeidsoppgaver s? tidlig som mulig for ? komme raskt i gang.
Dag 1-2

N?rmeste leder/fadder

 Hilserunde

Hilserunde i egen enhet b?r skje f?rste dagen.

  • N?rmeste leder introduserer den nyansatte for de n?rmeste kollegaene
  • ?vrig introduksjon kan overlates til fadder.
  • Hilserunde i andre enheter tas etter behov
Dag 1-2

N?rmeste leder/fadder

 Omvisning i eget bygg
  • Posthylle, kopimaskin, printere, pauseareal, spisested, rekvisitalager, viktige m?terom, toaletter etc. 
  • Rutine ved brannalarm, r?mningsveier og brannslukningsmateriell
  • Auditorier, undervisningsrom, kantine etc.
  • UiO-ansattkort, info og bilde til nettsiden

De f?rste ukene

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar
Uke 1 N?rmeste leder/ev. fagansvarlig

N?rmere innf?ring i arbeidsoppgaver
  • For adm. personell: s?rlig vekt p? saksbehandlings- og arkivrutiner.
  • Oppl?ring ephorte/Digital postkasse
  • Viktig at den ansatte f?r oversikt over arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til ? p?virke arbeidet
Uke 1

N?rmeste leder/personal

 Informere om hvordan arbeidsgiver vil gjennomf?re faglig veiledning, oppl?ring og tilbakemelding under pr?vetiden

Informasjon om rettigheter og plikter:

  • L?nnsutbetaling
  • Egenmelding/ sykemeldingsrutiner og Statens pensjonskasse
  • Ferieavvikling og annet frav?r
Uke 1 Personal

Oppl?ring selvbetjeningsportalen
Uke 1-2 

Fadder/backup

Daglig sosial oppf?lging, informasjon om formelle og uformelle regler

 Ta gjerne personlig kontakt hver dag de f?rste par ukene, spise lunsj sammen o.l.

Uke 2

Fadder/backup

Omvisning p? campus

 Helga Eng, Niels Henrik Abel, 亚博娱乐官网_亚博pt手机客户端登录sparken, Lucy Smith (LOS), Fredrikke (SiO/idrettsarealer mm), Kristian Ottosen (SiO/Akademika/ Helsetjenesten), Georg Sverdrup (UB)
Uke 2-3

N?rmeste leder/personal
  • Innf?ring i: arbeidsmilj?-forhold, sikkerhetsrutiner, verneombuds-ordningen, tjenestemanns-organisasjonene
  • Varslingssystem
  • Etiske retningslinjer og trakassering

N?rmeste leder f?r st?tte av personal og/eller HMS-koordinator ved behov

De f?rste 6 m?nedene

Tidspunkt Ansvarlig Oppgave Kommentar
Etter ca 2 md. og 4 md. N?rmeste leder

Oppf?lgingssamtaler med den nyansatte

 
  • Avtale tidspunkt for dette i begynnelsen av tilsettingsforholdet, og sett av god tid til samtalene.
  • Etter avholdt m?te sender leder e-post til den ansatte med en kort oppsummering
  • Se pr?vetidsbestemmelsene
Etter ca 2, 3 og 5 md. N?rmeste leder Tiltak/formelle m?ter dersom den nyansatte ikke fungerer Dersom adgang til ? benytte oppsigelse etter pr?vetidsbestemmelsene skal vurderes, m? fakultetets ledelse kontaktes for bistand s? tidlig som mulig.

 

Publisert 27. okt. 2020 15:30 - Sist endret 1. mars 2024 12:16
Del p? e-post