Referat fra programstyrem?te 22. juni 2018

Sak 2: Orientering om de nasjonale BOTT-prosjektene

• ?Form?l med behandling: Holde programstyret oppdatert p? status i det nasjonale ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼et v/Johannes Falk Paulsen
• Sakspapirer: Presenteres i m?tet
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Fast punkt p? m?ter i programstyret

Johannes Falk Paulsen orienterte kort om styrebehandlingen av DF?-saken. Alle de fire universitetsstyrene har n? sagt ja. UiOs styre var enstemmig, men de poengterte viktigheten av gode planer, dedikerte ressurser, kontrakter med avtalt kvalitet, klar rollefordeling osv. Med andre ord en prosess som sikrer n?dvendig disiplin i ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼et.

Den s?kalte opptaksprosessen med DF? starter til h?sten. Det opprettes en styringsgruppe best?ende av fire medlemmer fra BOTT og fire fra DF?. Lars Oftedal er UiOs representant i styringsgruppen.

17. august skal alle BOTT-prosjektene og fagÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼ene m?tes p? Gardermoen for ? sikre helhetlig samordning av tidsplaner, investeringsplaner, avhengigheter osv.

Jan-B?rge Tj?der orienterte kort om status i BOTT/SA. De har v?rt gjennom en markedsdialog, og har f?tt innspill fra leverand?rene som tas med i det videre arbeidet. Den nasjonale styringsgruppen skal m?tes den 27. juni for ? planlegge veien videre.

Sak 3: Status HR-BOTT

• ?Form?l med behandling:  Gi inn en status p? arbeidet med HR-BOTT
• Sakspapirer: 
  • Rapport 
  • Presentasjon
• Saken har tidligere blitt behandlet:?

Irene Sandlie orienterte kort om status i arbeidet. Arbeidet med HR-BOTT startet opp h?sten 2017 og arbeidsgruppen leverte sin prosjektrapport i april 2018. 28.05 vedtok UDIR-BOTT ? g? videre, dvs starte en konseptfase. Det hentes inn ekstern kompetanse for ? bidra til kvalitetssikring av arbeidet med ? utarbeide planverk, kompetansebehov osv. Konseptfasen skal g? frem til utgangen av 2018. UDIR-BOTT vil da f? til behandling en anbefaling om veien videre.

Sak 4: Status fra de lokale prosjektene

• ?Form?l med behandling: Holde programstyret oppdatert p? status
• Sakspapirer: 
  • UiO/SA - presenteres i m?tet
  • UiO/?konomi og l?nn - statusrapport
  • Fellesl?sninger: Forslag til mandat
  • IT-drift - presenteres i m?tet
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Fast punkt p? m?ter i programstyret

Unn-Hilde Grasmo-Wendler presenterte prosjektet fellesl?sninger og forslag til mandat for prosjektet. Prosjektet vil deles opp i faser:

• Fase 1 - Utarbeide forslag til prinsipper/kriterier for fellesl?sninger -> august 2018
• Fase 2 - Gjennomgang av administrative omr?der -> september 2018
• Fase 3 - Analysere, vurdere og prioritere forslag til fellesl?sninger -> oktober 2018

Fra diskusjonen: Mandatet m? strammes opp, slik at definisjonen p? hva fellesl?sninger er blir tydeligere. Grensesnittet mot andre aktiviteter m? ivaretas, som f.eks UiO/SA, Masterplan for IT og UiO/?konomi og l?nn. Informasjonsflyten m? sikres til de andre prosjektene.

SKAIT takket for presentasjonen og gjorde f?lgende vedtak:

• Styringsgruppen best?r av fakultetsdirekt?rene
• Mandatets hovedlinjer godkjennes, innspillene fra diskusjonen innarbeides i mandatet som presenteres p? neste m?te i programstyret 31.08.2018.

Lars Oftedal orienterte kort om status i prosjektet IT-drift. Lite er gjort den siste tiden, fordi man m? avvente arbeidet som p?g?r med Masterplan for IT. Prosjektmandatet for IT-drift kommer til h?sten.

SKAIT ?nsker en presentasjon av arbeidet med Masterplan for IT, ikke minst knyttet til den gapanalysen som gjennomf?res.

SKAIT tok statusrapporteringen fra UiO/SA og UiO/?konomi og l?nn til etterretning. Begge prosjektenes mandat er dr?ftet med fagforeningene og er akseptert. Organiseringen av prosjektene er i dialog med universitetsdirekt?ren for ? f? p? plass styringsgrupper med riktig sammensetning.

Johannes Falk Paulsen orienterte om at det planlegges med et fellesm?te med fagforeningene og vernelinja til h?sten for ? diskutere medbestemmelse og medvirkning i nasjonale prosjekter.

Sak 5: Kompetansebehov i tiden fremover

• ?Form?l med behandling: Begynne en f?rste diskusjon om kompetansebehov v/Johannes Falk Paulsen 
• Sakspapirer: Presentasjon i m?tet
• Saken har tidligere blitt behandlet:?

Johannes Falk Paulsen innledet til diskusjon - se presentasjon

• I hvilken grad har vi evnet ? kompetanseheve?
• I hvilken grad har vi evnet ? ta ut gevinster?
• Hvordan h?ndterer vi endringsbehovene, hva er et felleansvar og hva er et fagansvar?

Fire medlemmer av programstyret hadde f?tt i oppgave ? trekke frem noen korte hovedpunkter til diskusjonen:

• Jan-B?rge Tj?der trakk spesielt frem behovet for ? se system, prosess og ledelse i sammenheng. I tillegg behovet for ? bygge prosesskompetanse, samt organisere ressursteam som kan benyttes i organisasjonen.
• Unn-Hilde Grasmo-Wendler trakk frem begrepet endringsmot, vi m? v?ge ? st? i endringer. Man m? se p? lokal-ITs rolle i de endringene vi st?r oppe i og at vi trenger "midt i mellomkompetanse", evnen til ? oversette mellom system og bruker
• Jarle Nygard poengterte behovet for at lederne m? med, det m? bygges strategisk IT-kompetanse. Andre viktige begreper som ble omtalt var medarbeiderskap, rolleforst?else, proaktivitet, endringsvilje og evne, serviceinnstilling og ÑDz©ÓéÀÖ¹ÙÍø_ÑDz©ptÊÖ»ú¿Í»§¶ËµÇ¼.
• Lars Oftedal - det m? bygges bedre basis IT-forst?else. Rolleforst?else og forventningsavklaring, hva skal forskeren, underviseren kunne? Hva skal lokalt-IT levere? Vi b?r standardisere i st?rre grad - "Slik gj?r vi det p? UiO"! Ny integrasjonsarkitektur, tilgangsstyring mm krever ny kunnskap. IT-organisasjonen i fremtiden vil se annerledes ut i fremtiden, det vil v?re store, endrede kompetansebehov.

Irene Sandlie tok opp behovet for ? gruppere kompetansebehovene, hva trenger vi felleskap og hva trenger den enkelte rollen?

Det ble dessverre ikke tid til noe mer enn dette p? m?tet, men saken tas opp igjen etter sommeren p? m?tet 31.08. Tema blir da: "Hvordan operasjonalisere vi dette arbeidet?