Hva det m? det ryddes i og hvordan:
?pne bestillinger
Det ligger en del bestillinger i bestillingssystemet som er helt eller delvis fakturert. De som er helt fakturert m? det gj?res varemottak p? slik at de blir ferdigbehandlet i bestillingssystemet. De det er gjort delvis varemottak p? m? det gj?res en vurdering p? om det vil komme flere varer eller om bestillingen skal lukkes.
Du finner ?pne bestillinger ved ? g? inn i varemottaksbildet og fjerne datoen som st?r i feltet "Startsdato". I "Startdato"-feltet st?r alltid datoen 3 mnd tilbake i tid. For ? f? med alle ?pne bestillinger uansett dato m? datoen fjernes.
Fakturaer p? sirkulasjon
Det finnes en rapport i Tableau som viser alle fakturaer som er p? sirkulasjon i fakturabehandlingssystemet. Rapporten er en sanntidsrapport over hvilke mottakere som har faktura til behandling.
Veien inn til Tableau-rapporten er: UiO Innkj?p og Fakturaoppf?lging > Fakturaer p? sirkulasjon Basware IP.
Anlegg og utstyr
Ved overgangen til nytt ?konomisystem er det behov for at det ryddes opp i utstyr/anlegg. Det m? gj?res en vurdering pr utstyr/anlegg om dette skal leve videre eller ikke.
For at det skal bli enklere for den enkelte fakultet/enhet er det laget en rapport som kan v?re til hjelp.
Lenke til rapporten detaljert aktivaoversikt
Den tar utgangspunkt i alle aktiva, som igjen kan filtreres til passende fakultet/enhet.
Det er to felt i rapporten som angir om et aktiva er ferdig avskrevet eller realisert. Bruk disse feltene til ? filtrere p? det som st?r ?pent og gj?r n?dvendig vurdering. Etter at vurdering er gjort s? skal oversikt sendes til Seksjon for regnskap. Bruk denne mail adressen aktivering-utstyr@admin.uio.no
Viser ogs? til rutinen som omhandler kassasjon. For ? gj?re innsendelsen enklere holder det at Excel oversikt fra rapporten sendes inn som grunnlag.
Ved sp?rsm?l knyttet til rapporten kan dere ta kontakt p? denne mail adressen aktivering-utstyr@admin.uio.no
eBilagskontrakter
I forbindelse med utsettelsen av oppstart til DF?s l?sninger til 1.5.2021 vil e-bilag g? som normalt h?sten 2020.
Vi kommer i august tilbake med en endelig frist for e-bilagskontrakter for v?ren 2021.
Rydding i systemet kan likevel fortsette.
Kontrakter som ikke er bekreftet av den eksterne, som ikke skal utf?re arbeid likevel, skal slettes.
Det er ikke mulig ? slette kontrakter den eksterne allerede har godkjent. Her m? utbetalingene slettes hvis arbeid ikke er utf?rt.
For sp?rsm?l om rydding i e-bilag, send e-post til: e-bilag-hjelp@admin.uio.no
Reiser
Ufullstendige reiseregninger eller reiser det ikke er blitt noe av m? ryddes. Vi ber enhetene rydde etter beste evne.
Det er i utgangspunktet den enkelte ansatte selv som m? inn og rydde opp i egen HR-portal.
Ansatte med les-roll i SAP kan ta ut en rapport som viser oversikt over reiseregninger som ikke er ferdigstilt eller som er i arbeidsflyt i SAP.
Rapporten heter s_ahr_61016401. Bruksanvisnig for uttak av rapporten finner du her.
Sp?rsm?l om rapporten kan rettes til: ads-sl-reisegruppa@admin.uio.no
?pne, men ikke aktive kostnadssteder og prosjekter
Alle ?pne, ikke aktive kostnadssteder m? lukkes etter gjeldende rutiner
Alle ?pne, ikke aktive prosjekter m? lukkes etter gjeldende rutiner.
Generelt
Vi minner om viktigheten av at attestanter og godkjennere generelt holder seg à jour med bestillinger og fakturaer, kontrakter og annet. Ved eventuell ferie m? man s?rge for ? ha stedfortredere p? plass, slik at ting ikke blir liggende ubehandlet.
Kontakt
Har du sp?rsm?l til ryddejobbene eller andre forhold, ta kontakt med din Lokalt innf?ringsansvarlige.
Lokalt innf?ringsansvarlig kan ta kontakt p? bott-ol-mottak@uio.no for avklaringer, sp?rsm?l og veiledning.