Statusm?ter DIG + MN

Sp?rsm?l som m? avklares med Avdeling for kommunikasjon og/eller USIT flyttes hit: /for-ansatte/arbeidsstotte/prosjekter/emneplanleggingpanett/konsept-fs-vortex/avklaringer/

M?ter med agenda og referat:

V?R 2020

Onsdag 26.februar

• Se oversikten over innemeldte feil for ? se hva som b?r fokuseres p? i kvalitetssikringen (Marte forbereder omr?der som skiller seg ut)
• Forberedelse til arbeidsstue
  • Ina oppretter nettskjema for innmelding av emner som m? publiseres f?r mai
  • MN sender ut p?minnelse til arbeidsstue med en del punkter vi avtalte. Ina har notater
  • P? arbeidsstuen skal alle fortelle om fremdriften hos seg
• Forberedelse til workshop om EpN i Studie-BOTT
  • Form?te fredag 6.mars kl 13

Onsdag 05.02.20

• Legge en plan for ? sikre at overlapp registrert i Vortex er registrert i FS?
  • Marte pr?ver ? lage en FS-rapport som viser innhold i UIOE-OVERL og vektingsreduksjon
  • Marte m? f? ut nettside om referansekomponent
  • Se p? nettskjema for innmelding av feil: Hvilke omr?der utpekte seg? B?r ha ferdigstilt en plan for kvalitetssikring innen 4.mars
• Ny emnemappe for emner p? MN-niv? (15.0.0). Hvilke emner skal flyttes dit?
  • HMS-emner: 
    • MN lager en oversikt over hvilke emner som skal feedes inn hvor. 
  • MNSES9100 - skal feedes inn p? alle instituttmapper
  • MNKOM - bor p? IBV i FS, men b?r feedes inn p? alle instituttmapper
• Oppsummering av m?te med prosjektleder i Studie-BOTT

H?ST 2019

Torsdag 05.12.2019

Tekster i emnebeskrivelsen:

• Opptakstekster: Yvonne oppdaterer masterteksten. 
• Trekk fra eksamen: Finner en god l?sning p? tekst. 

Arbeidsstuer v?ren 2020:

• 22.januar 10.00-14.00
• 4.mars 10.00-14.00

Presentasjon av EpN-pilot p? FS-nettverk

Onsdag 20.11.2019

• Status feilrettinger
  • Funnet 34 emner med lenkefeil p? info om forsikring. M? rettes manuelt ettersom forsikring er i UIOE-UND (Undervisning). Ina retter feil p? bokm?l, Marte p? engelsk. 
• STUT-STUA-m?te onsdag 27.november
• Publisering av emnebeskrivelser 25.november
  • Kl. 9: USIT v/H?vard kj?rer skript som
    • Flytter eksisterende index-filer til index_gml og index-eng_gml
      • Legger lesebegrensning til uio-tils
      • Prosjektet ?nsker i tillegg at de gamle index-filene avpubliseres
    • Flytter index-ny og index-ny-eng til index og index-eng
      • Setter lesbart for alle
    • Nye FS emnemapper: ?pnes for lesing av alle
      • Merk: FS emnemapper som har blitt endret manuelt vil ikke bli oppdatert, disse m? h?ndteres (?pnes for lesing) av fakultetet

Fredag 8.11.2019

• Masteroppgaveemner: Noen mangler und.termin og/eller vurd.tid i FS. Dette gj?r at emnebeskrivelsen blir litt tynn i faktaboksen. 

KJM5930

KJM5930L

Marte tar ut en liste over hvilke emner som mangler noe i feltet Undervisning og/eller Eksamen i faktaboksen, s? kan MN ta stilling til om dette er riktig eller om det b?r legges inn data i FS. 

• DIG orienterte om veiledningen for emnebeskrivelser med FS-data

• Innmelding av feil p? emnebeskrivelser
  • Hvordan f?lger vi opp innmeldte feil?
  • Hvordan holder vi oversikt over hvilke saker/innmeldinger som er rettet?

MN tar ansvar for oppf?lging av innmeldinger, og ber om bistand fra DIG der det er behov. 

• Planleggingsperiode h?st 2020

Vi ble enige om at vi holder p? 1.desember som dato for ?pning av EpN, men vi unders?ker muligheten for ? slippe til IFI litt f?r dersom det er behov for det. 
Yvonne ba IFI sende informasjon om hvilke emner som skal revideres og om de skal opprette nye emner. DIG kan med dette tilrettelegge emnedata for utvalgte emner raskt i FS slik at det kan overf?res til EpN. 

• Evalueringsseminar 19.november. 
  • Sp?rsm?l til nettskjema

Marte lager utkast til nettskjema fredag 8.november og ber om tilbakemelding. 

Onsdag 09.10.2019

1. Evaluering med studiekonsulenter: Skal vi fortsatt g? for 19.november? Er invitasjon sendt ut? Hvis ikke, b?r vi spikre den.

2. DIG m? delta p? et STUT-m?te i h?st. N?r b?r det skje? 

Lurt ? ta dette m?tet etter workshopen med studiekonsulentene. 

Nettskjema til evaluering: Mottaker m? velge rolle (studiekonsulent, utdanningsleder, fagperson). Sendes ut til relevante personer. 

3. Orientering om EpN fra Unit
4. Status EpN - FS - Vortex. Hva skjer n??

Onsdag 28.08.19

1. Oppsummering av tilbakemeldinger og notater fra arbeidsstue:

• B?r vi ha et beskjedfelt p? EpN-nettsiden? Se utkast. 
• feil med oppretting av nye emner er l?st
• feilmelding n?r man pr?ver ? ?pne enkelte emner: Unit har funnet ut at dette skjer for emner som har SOM som en und.termin. Eks: ENT4300 har H?ST, V?R og SOM
• Felter som har systematisk feil i innholdet.
  • F.eks "Karakterskala. DIG holder n? p? ? teste om vi kan rette innholdet etter eksport til FS. Jeg er 90% sikker p? at vi har funnet en l?sning her. 
  • Adgang til ny og utsatt eksamen: Ser ut som feltet er stort sett blankt. Tror det er slik at emner hvor fellesteksten skulle v?rt importert har den f?tt blank tekst. Fritekst har kommet med. 
  • L?sningen vi har testet legger ikke inn hyperlenker i teksten, vi har ikke sett p? om det er mulig. Vi m? derfor bestemme oss for om vi skal gi beskjed om at man skal be studiekonsulentene la v?re ? fylle ut disse feltene. Selv om l?sningen v?r ikke er gjennomtestet/ferdig testet. 
• Skal DIG lage en oppsummering av tilbakemeldingene som kom, slik at det kan sendes ut til studiekonsulentene? Mye av det er ferdig, men vi m? bestemme oss over hva som skal gj?res i EpN og hva som skal SQL-es i FS etter eksport. 
• ?nske fra noen studiekonsulenter ? legge fristene for perioden ut et tilgjengelig sted. 
• Marte pr?ver ? f? endret rekkef?lgen slik at feltene under Emneinfo f?r en logisk rekkef?lge. Har ikke f?tt det til s? langt. Ber om bistand fra Unit hvis siste fors?k i dag feiler. 
• Nettside med oversikt over fellestekster: ?nske om at fellestekstene p? norsk og engelsk legges ved siden av hverandre, s? man slipper all scrollingen. 

Onsdag 21.08.19

Avlyst pga sykdom. 

1. Arbeidsstue med studiekonsulenter

Onsdag 14.08.19

• Henvendelse om p?logging og lagring av f?dselsnummer: FS-gruppen skal diskutere problemstillingen p? v?rt ukentlige FS-m?te p? torsdag. Vi kommer mest sannsynlig til ? sende inn et endrings?nske innen kort tid. 
• Oversikt over kjente problemer: /for-ansatte/arbeidsstotte/sta/epn/epn-brukerveiledninger/vanlige-problemer.html. Oversikten administreres av Digitale tjenester etter saker som blir meldt inn fra MN. 
• Hvordan bruker vi oversikten over fremdriften p? best mulig m?te? Vi har importert alle emner p? MN til EpN, men det er kun v?remner som skal revideres. Dermed blir statistikken feil. Vi ble enige om at DIG v/Marte lager en beskrivelse av hvordan man bruker oversiktsbildet og hva prosentene betyr. 

Sp?rsm?l tilsendt p? mail:

1) eHMS-emnene (HMS0501-HMS0506) g?r b?de v?r og h?st. Vi pleier ? legge ut en kort infotekst under "Fakta om emnet", flere ganger i l?pet av semesteret. Beskjedene er:

- Merk at du f?rst kan gjennomf?re og best? netteksamen dager etter du er eksamensmeldt til emnet" + en bl? knapp som lenker til eHMS-kursene. (Beskjed n?r vi har ?pnet eHMS for innev?rende semester)

- Siste sjanse til ? ta emnet v?ren/h?sten 20XX er 25. mai/november. (Beskjed til studenter som m? huske ? f? tatt eHMS f?r det stenger innev?rende semester)

- Eksamen for v?ren/h?sten 20XX er avsluttet. Du kan ta eksamen fra begynnelsen av januar/august 20XX. (No explanation needed) Dette er info som er viktig at n?r ut til studentene til riktig tid. Siden emnene g?r hvert semester, og siden de b?r oppdateres underveis, m? vi vite hvordan (FS eller Vortex) disse kan endres underveis - hva blir "riktig" m?te ? gj?re dette p??

Min f?rste tanke her er at emnet m? endres i FS n?r det er behov for det. Men da m? vi finne ut hvor det er hensiktsmessig at den informasjonen legges, alts? i hvilken infotype (Kort om emne, undervisning, eksamen etc.) Endring i teksten i FS skal gj?re at emnebeskrivelsen p? nett oppdateres innen en tid (husker ikke akkurat hvor hyppig). Dette er det noe jeg skriver ned at vi tar med i testingen vi skal gj?re i oktober, n?r vi har f?tt data fra EpN til FS.

Den bl? knappen vil mest sannsynlig g? tapt, men skal unders?ke om USIT kan gj?re noe annet smart.

Vi ble enige om at MN unders?ker hvor det er hensiktsmessig at man legger denne informasjonen. Skal det opprettes en ny infotype (felt) hvor denne informasjonen legges? Hva skal den hete og hvor skal den ligge? Og hvem skal kunne redigere denne infotypen?

2) Vi har noen emner som, p? grunn av veldig tidlig start med tidlig p?melding utenfor StudentWeb (eksempelvis praksisemner og master-/ph.d.-emner), trenger ? ha publiserte emnebeskrivelser tidligere enn n?r overf?ringen g?r fra EpN tilbake til FS og Vortex. Hvordan kan vi eventuelt l?se dette?

Svar fra USIT: 

Jeg setter H?vard p? kopi her, s? kan han spille inn hvis han har noen kommentarer/innspill.

Jeg tenker det er greit ? skille mellom innf?ringsfasen som vi er i n?, og n?r vi er over i produksjon for MN.

For innf?ringsfasen vil nye emnebeskrivelser hentes fra FS i oktober (8/10 if?lge planen per n?). Disse vil da ligge ute, men kun tilgjengelig for lesing for uio-ansatte. 21. november vil de nye emnebeskrivelsene fra FS erstatte de n?v?rende i Vortex (ved at man bytter index-fil fra index_ny til index via et skript). Dersom emnebeskrivelsen finnes fra f?r i Vortex, vil den v?re tilgjengelig i gammel form frem til 21/11.

N?r er det de nye beskrivelsene m? ut, er det etter 8/10 eller f?r? Det kan enten l?ses ved at man bytter om index-fil p? disse h?ndfull emnene noe tidligere (her m? H?vard spille inn om det kan v?re noen tekniske utfordringer rundt dette), eller ved at man oppdaterer den gamle manuelt i Vortex f?r den nye kommer.

For produksjonsfasen vil det ikke v?re noen skript som bytter index-filer i Vortex, da vil dataene fra FS avgj?re hva som kommer ut i Vortex. Da tenker jeg det er opp til hva som er registrert i FS som avgj?r hva som kommer ut i Vortex, og at man derfor m? h?ndtere det ved ? tilgjengeliggj?re emnene i FS WS slik at de kommer i Vortex?

Diskusjon i m?tet:

Emner som m? publiseres tidligere enn mai/november:

Fors?ksdyr-emner (PhD/Master)

Praksisemner

Arbeidspraksis

Farmasi promoterer sine emnebeskrivelser p? PhD-emner for ? f? kandidater fra apotek f.eks

Skal publiseringen av disse emnene gj?res manuelt eller med automatikk?

3) Hvis man oppretter et nytt emne i EpN, skal man skrive inn f?rste undervisnings- og eksamenstermin (og siste hvis man vil/kan). Hvor legger man n? inn om emnet skal g? annethvert ?r/uregelmessig/over to semestre? Er dette felter som er fjernet for v?re roller, eller er det ikke mulig i EpN og m? registreres direkte i FS? Hvor melder en fagperson fra om at hen ?nsker ? endre undervisningssemester (for eksempel fra h?st til v?r eller fra hver h?st til annenhver h?st)?

Det er ikke mulig ? registrere at et emne g?r uregelmessig i EpN. Informasjonen om uregelmessighet i und.termin p? Emne samlebilde kommer uansett ikke ut i webservicen som sender data om et emne til Vortex. Dette betyr at for emner som m? informere om uregelmessige undervisningssemester m? gj?re dette med en infotype. DIG unders?ker hvordan vi kan gj?re dette n? etter at EpN har ?pnet. 

4) Hvis en l?rer ?nsker ? endre navn p? et emne, kan det egentlig gj?res p? to m?ter; Enten ved ? endre fra et spesielt semester (en spesiell tid), eller ? bare endre navnet slik at det f?r tilbakevirkende kraft, er det mulig ? skille mellom dette i EpN?

H?per jeg har forst?tt sp?rsm?let. Her tror jeg det er viktig at vi legger oss p? at navneendringen skjer i forkant av semesteret hvor navneendringen skal skje. Alts?: emnet skal f? nytt navn H?sten 2020, dermed gj?res endringen i planleggingsperioden i EpN for h?sten 2020 (desember-mars ca).

Navneendringen genererer navnehistorikk i FS. Se vedlagt skjermbilde (i eposten)

Dette betyr at man ikke kan endre navn fremover i tid, man m? gj?re det i forkant av semesteret hvor emnet skal ha nytt navn.

Navneendringer som skal f? tilbakevirkende kraft kan dermed ikke gj?res i EpN, men m? gj?res i FS. DIG skriver i hjelpeteksten at navneendringen kun gjelder fremover i tid.

Annet: 

Mail fra Annika p? Matematisk instiitutt: Koden for fellestekst ligger i infotypen "Adgang til ny eksamen" istedenfor den faktiske teksten. Marte svarer p? eposten og unders?ker st?rrelsen p? omfanget av denne feilen. Marte sender ogs? en beskrivelse av hvordan man legger til innhold ved ? trykke "Bokm?l" og/eller "Engelsk" p? Emneinfo.