Pilotering

• Forberedelse
  • Identifisere behov, sette m?l, organisere og planlegge
• N?situasjon
  • Samle informasjon, kartlegge og analysere
• ?nsket situasjon
  • Design av ny tjeneste eller arbeidsprosess
• Pilotering
  • Teste ut, m?le og evaluere ny l?sning
• Drift og videreutvikling
  • Drift og videre arbeid med forbedring av prosess/tjeneste

Form?l

Sikre god planlegging, gjennomf?ring  og evaluering.

Piloteringsfasen

Hensikten med ? pilotere er ? pr?ve ut forbedret prosess eller ny tjeneste i en begrenset skala. Ved ? pilotere kan man teste at ting fungerer som de skal, og f?r mulighet til ? avdekke og rette opp eventuelle feil eller svakheter. Piloteringsfasen starter med at det lages et godt grunnlag for pilotering og evaluering. Det skal beskrives hva som skal piloteres, hva som m? utarbeides i forkant av pilot, forventede effekter, hvem som skal involveres og hvordan piloten skal evalueres/m?les. Planlegging av piloten er en gruppeprosess som m? involvere prosesseier, linjeledere og ansatte involvert i selve piloteringen. Prosessleder lager forslag til plan og leder workshop hvor de involverte rollene sammen blir enige om hovedpunktene, tidsplan og ansvar i piloteringsplanen.

Prosessleder har overordnet ansvar for planlegging, gjennomf?ring og evaluering av piloten, mens de ansatte som er involvert har ansvar for utf?relse av oppgaver og evaluering og justering underveis og i etterkant.

Sentrale sp?rsm?l i forberedelse av pilotering

• M?l: Hva er hovedm?l og delm?l for piloten? Hva ?nsker dere ? l?re?
• Omfang: Hvor stor del av prosessen/tjenesten skal piloteres? Hvilke kontaktpunkter, arbeidsprosesser og rutiner skal inng? i piloten? Skal omfanget ?kes etter hvert?
• Tid: Hvor lenge skal piloten vare?
• Deltakere: Hvilke brukere og ansatte skal delta i piloten? Hvordan skal deltakerne rekrutteres?
• Informasjon: Hvilken informasjon skal gis til deltakerne?  
• Oppl?ring: Hva kreves av oppl?ring f?r piloten settes i gang?
• Feilh?ndtering: Hvordan skal feil som oppst?r under piloten h?ndteres?
• M?ling: Hvordan kan dere m?le effekter/gevinster allerede under piloten?
• Observasjon: Hvordan skal dere observere hvordan brukere og ansatte opplever og benytter tjenesten?
• Dokumentasjon: Hvordan skal dere dokumentere funn underveis p? en strukturert m?te?

Etter pilotering og evaluering ferdigstilles piloteringsdokumentet med beskrivelse av de viktigste resultatene samt forslag til plan for implementering. Rapporten fremlegges prosesseier for vurdering av om ny arbeidsprosess kan implementeres eller om det er behov for justeringer eller videre pilotering. 

I rapporten m? det klart komme frem hvilke fordeler ny prosess/tjeneste vil gi i organisasjonen slik at effektene/gevinsten ved ny prosess blir konkretisert og kan f?lges opp. 

Leveranser og verkt?y

• Plan for pilotering og implementering (word)
• Sluttrapport (word)
• Arbeidsprosess og rutinebeskrivelse (word)
• Regi for WS 5 for Pilotering og evaluering (ppt)

Sjekkliste for pilotering

• Er prosesseier, linjeledere og deltagere i pilot involvert og har deltatt i workshop for ? planlegge pilotering?
• Er plan for pilotering, inkludert kommunikasjon, kriterier for testing av ny arbeidsprosess og evaluering utarbeidet og godkjent av prosesseier?
• Har deltagere i pilot f?tt tilstrekkelig informasjon, oppl?ring og st?tte til ? gjennomf?re pilot?
• Er evaluering av pilot gjennomf?rt med pilotdeltagere, prosesseier og linjeledere?
• Er plan for implementering utviklet og godkjent av prosesseier og involverte linjeledere?
• Er roller og ansvar for implementering utarbeidet og godkjent?
• Er det identifisert og utviklet tiltak for ? m?te nye kompetansebehov?
• Er sluttrapport levert?