Oppdragsgiver (Bestiller)
Den overordnede ledelsen som finansierer og tildeler prosjektoppdraget, vanligvis virksomhetsledelsen p? UiO- eller fakultetsniv?. Oppdragsgiver i virksomhetsledelsen oppnevner prosjekteier, senest ved BP2, med delegert mandat og myndighet til ? iverksette og styre prosjektet frem til BP5.
Prosesseier
Prosesseieren skal ha ansvar for en prosess i sin helhet, fra begynnelse til slutt, og ansvaret involverer normalt aktiviteter, roller, ressurser og bidrag fra flere funksjonelle enheter. Rollen m? derfor ha myndighet over alt som vedr?rer prosessen.
Prosesseierens oppgave er ? s?rge for at arbeidsprosessene er hensiktsmessig utformet, og at de fungerer i henhold til det fastsatte prestasjonsm?let og kvalitetsstandarden som er satt.
Prosesseier skal blant annet godkjenne eventuelle endringer i prosessbeskrivelsen og de tilh?rende styrende dokumentene. Samtidig som de er ansvarlig for alt som er knyttet til prosessgjennomf?ringen og prosessdokumentasjonen.
Prosesseier har ansvar for at ansatte har den n?dvendige kompetanse og oppl?ring for ? jobbe i henhold til forbedrete prosesser.
Prosessleder
Prosesseier kan utpeke en prosessfasilitator som koordinerer arbeidet med ? gjennomg? forslag til forbedringer, oppdatere prosesskart og styrende dokumenter og fremme disse for prosesseier. Prosessleders viktigste rolle er ? sikre en god gjennomf?ringsprosess tilpasset b?de det som konkret skal gj?res og kompetansen til de som deltar i arbeidet.
Prosessleder kan ogs? delta som innholdsmessig eller faglig bidragsyter i arbeidet, men det er eventuelt en tilleggsrolle til det ? v?re prosessleder.
Prosjekteier
Personen som blir utpekt som overordnet ansvarlig for at prosjektet n?r sine m?l. Prosjekteieren oppnevnes av virksomhetsledelsen, og blir dermed gitt mandat og myndighet til ? iverksette og styre prosjektet. Prosjekteieren er den viktigste beslutningstakeren og skal ha et aktivt forhold til prosjektmodellen. Ofte er det avdelingsdirekt?r i avdelingen som har relevant fagansvar som blir prosjekteier, men hvem det er best ? oppnevne i denne rollen vil avhenge av prosjektet. Prosjekteier utnevner og er leder av styringsgruppen (prosjektstyret), representerer oppdragsgiver og er ansvarlig for prosjektbeskrivelsen. Prosjekteier skal:
- sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter ?beste praksis?
- f?lge opp prosjektets fremdrift og resultater, st?tte prosjektleder og prosjektteamet i deres gjennomf?ring av prosjektet
- bidra til ? sikre hensiktsmessig overf?ring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen.
Prosjekteierens gode samspill med prosjektlederen (prosjektveiviseren.no) er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjekteieren m? derfor bidra til en tett og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, h?ndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppst?tte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.
Gevinstansvarlig og Prosjekteier kan v?re samme person, men trenger ikke v?re det. Dersom prosjekteier ikke har oppnevnt andre gevinstansvarlige sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.
Prosjektleder
Personen som f?r delegert myndighet og ansvar til ? lede prosjektet og levere de n?dvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjekteier og styringsgruppen.
Ansvaret til prosjektlederen best?r i stor grad i ? planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overv?ke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til ? bidra til ? oppn? prosjektets m?l innenfor definerte krav og forventninger. Godt samspill mellom prosjektleder og prosjekteier er en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjektlederen m? derfor bidra aktivt til en l?pende og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, h?ndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppst?tte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, osv.
Styringsgruppe
Prosjekteier kan utnevne en styringsgruppe for ? styrke eierrollen med representasjon fra prosjektets hovedinteresser og st?tte prosjekteier i ut?velsen av eieransvaret. Dette er god praksis i de fleste prosjekter, og s?rlig i mellomstore og store prosjekter.
Eierstyring i et prosjekt handler om innsiktsfull balanse mellom hovedinteressene forretning (virksomhet), bruker, og leverand?r. Dersom en prosjekteier ikke utnevner en styringsgruppe, m? prosjekteierrollen alene ivareta balansen mellom disse interessene. Dersom det utnevnes en styringsgruppe b?r denne ikke v?re for stor, men best? av egnede representanter som med tilstrekkelig autoritet, troverdighet og tilgjengelighet kan ivareta hver av prosjektets hovedinteresser p? en god m?te.
Styringsgruppen til et prosjekt er r?det prosjekteieren omgir seg med i ut?velse av sin rolle. Derfor vil forpliktelser og ansvar som tillegges en styringsgruppe delvis overlappe med ansvaret som ligger til prosjekteierrollen. En styringsgruppes ansvar kan beskrives som f?lger:
- Overordnet ansvarlig for prosjektets suksess eller fiasko
- Fremskaffe ressurser og andre virkemidler og s?rge for at dette forblir disponibelt for prosjektet jf. de planer som vedtas
- Gi synlig og vedvarende st?tte til prosjektleder
- Gi enhetlig rettledning til prosjektet etter f?rst ? utarbeide et mest mulig sammenfallende syn p? hvilke r?d dette skal inneb?re i hvert tilfelle
- Sammen og hver for seg bidra til integrering mellom prosjektet og funksjonelle enheter i de ber?rte virksomhetsorganisasjoner/enheter (jamf?r gevinstrealisering)
- Sikre effektiv beslutningstaking, herunder ogs? etablere forst?else for prosjektmodellen og ansvar som liggert til hvert av beslutningspunktene der
- Sikre effektiv kommunikasjon b?de innenfor gruppen, mot prosjektet og ut mot eksterne interessenter
Gevinstansvarlig
Har ansvar for at definerte gevinster blir realisert. Skal normalt v?re en leder plassert i den delen av linjeorganisasjonen som skal realisere gevinstene, eventuelt flere gevinstansvarlige i ulike deler av linjeorganisasjonen som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Gevinstansvarlig oppnevnes senest ved oppstarten av planleggingsfasen (BP2) og m? v?re aktivt involvert gjennom prosjektets planlegging av gevinstrealiseringen, samt vedlikehold av planen gjennom prosjektets videre faser. Gevinstansvarlig og prosjekteier kan v?re samme person, men trenger ikke v?re det. Det er prosjekteier som har ansvaret for at det oppnevnes en eller flere gevinstansvarlige. Dersom prosjekteier ikke har s?rget for dette sitter vedkommende automatisk selv med denne rollen i tillegg.