1. Arkivets kvalitetssikring og journalf?ring
Krav til fortl?pende journalf?ring
- UiO har en lovp?lagt journalf?ringsplikt.
- Journalf?ringen skal utf?res fortl?pende.
- Utsatt journalf?ring inneb?rer i praksis utsatt innsyn uten hjemmel.
Journalf?ringss?kene i Elements
Disse s?kene finner du i katalogen Arkivering i venstremenyen:
- Journalf?ring inng?ende - enhet: Inng?ende brev i status Midlertidig registrert eller Registert av saksbehandler.
- Journalf?ring utg?ende - enhet: Utg?ende brev i status Ekspedert.
- Journalf?ring notater - enhet: X- eller N-notater i status Ferdig.
Kontroll av journalpost f?r journalf?ring
- F?r journalf?ringen m? du kontrollere metadata og innhold for hver enkelt journalpost.
Ligger journalposten p? riktig sak?
- Trenger du ? opprette en ny sak?
- Gj?r s?k om det finnes en sak fra f?r f?r du ev. oppretter en ny.
Hva sier saksbehandlingsrutinene?
- Gj?r oppslag i lokale og sentrale saksbehandlingsrutiner f?r journalf?ring av enkeltdokumenter.
- Ligger journalposten p? riktig sak iht til rutinene?
- Er tittel p? journalpost korrekt iht til rutinene?
Kontroll av dokumenttype
- Sjekk at restansen blir korrekt ved endring av dokumenttype.
- Gi bestandig saksbehandler beskjed ved endring av dokumenttype.
Kontroll av tilgangskode samt skjerming av navn
- Er journalposten p?f?rt riktig tilgangskode og hjemmel?
- Har du husket skjerming av navn (eller andre avsl?rende opplysninger) i tittel med h?yre museknapp dersom det finnes hjemmel for dette?
- Har du husket skjerming av navn p? avsender eller mottaker dersom det finnes hjemmel for dette?
Kontroll av dokumentdato
- Samsvarer registrert dokumentdato med den som er oppgitt inne i selve dokumentet?
- Bruk ev. feltet Udatert.
Kontroll av journaldato
Husk daglige s?k etter journalposter i status Opprettet av saksbehandler eller Midlertidig registrert.
-
Journalposter i status Opprettet av saksbehandler: Journalf?ringsdato p? disse blir satt til den datoen saksbehandler har opprettet dem og ikke til datoen for journalf?ring. Disse m? journalf?res samme uke som de blir opprettet for ? komme med p? offentlig journal. Ved forsinket journalf?ring m? journaldato endres til dagens dato slik at de ikke utelates fra offentlig journal.
-
Journalposter i status Midlertidig registrert: Denne statusen forekommer n?r arkivet glemmer journalf?ring etter import eller redigering p? en journalpost. Husk daglige kontrolls?k for ogs? ? f? journalf?rt disse.
Kontroll av filformater og innhold
- ?pne hver fil for sjekk av lesbart og fullstendig innhold f?r journalf?ring.
- Pakk ut ZIP-filer f?r journalf?ring m? pakkes ut.
- Utpakkede filer fra ZIP legger du inn som enkeltdokumenter i Elements.
- Konverter filer i ukurante formater til forskriftsmessig godkjent format f?r innlegging i Elements.
Ekstra sjekk av metadata opp mot innhold
- Sjekk p? nytt dette etter ? ha ?pnet hvert enkelt dokument:
- Er innholdet lesbart og fullstendig?
- Samsvarer registrert dokumentdato med den som er oppgitt i dokumente?.
- Er avsender eller mottaker korrekt registert med riktig stavem?te for alle navn?
Skriveregler og rettskrivning
- Bruk meningsb?rende, dekkende og presise titler.
- Sjekk stavem?ter for navn og virksomheter.
- Unng? forkortelser.
- Unng? alle ?vrige stavefeil.
2. Arkivets kontroll av saker opprettet av saksbehandler
- Benytt s?ket Saker til kontroll - enhet i katalogen Arkivering i venstremenyen.
Kvalitetssikring f?r statusendring til Under behandling
-
F?r du endrer status p? saker til Under behandling, m? du kvalitetssikre tittel, arkivdel, tilgangskode, skjerming og klassering.
Unng? dobbeltregisteringer
- Finnes saken fra f?r?
- Er saken feilopprettet og heller b?r utg??
Hva sier saksbehandlingsrutinene?
- Gj?r oppslag i lokale og sentrale saksbehandlingsrutiner ved kvalitetssikring av nye saker.
- B?r saken deles i flere saker?
- Er sakstittel korrekt iht til rutinene?
- Er klassering korrekt iht til rutinene?
Kontroll av tilgangskode og skjerming av navn
- Er saken p?f?rt riktig tilgangskode og hjemmel?
- Har du husket skjerming av navn (eller andre avsl?rende opplysninger) i tittel med h?yre museknapp dersom det finnes hjemmel for dette?
Kontroll av mappetype
- Er det benyttet korrekt mappetype?
- Pr. januar 2025 er det opprettet kun to mappetyper i Elements:
- Personalmappe
- Studentmappe
Kontroll av arkivdel
- Din kvalitetssikring av nye saker skal ogs? omfatte arkivdel.
- Er det benyttet riktig arkivdel p? ny sak?
- Her finner du oversikt over registrerte arkivdeler i Elements.
Kontroll og skjerming av klassering
- Din kvalitetssikring av nye saker skal ogs? omfatte prim?rklassering.
- Er prim?rklassering riktig?
- Er sekund?rklassering skjermet dersom det finnes hjemmel for dette?
Skriveregler og rettskrivning
- Bruk meningsb?rende, dekkende og presise titler p? alle nye saker.
- Sjekk stavem?ter for navn og virksomheter.
- Unng? forkortelser.
- Unng? alle ?vrige stavefeil.
Merknader med kryssreferanser og lenker
- Skal det opprettes merknad p? saken med kryssreferanse til ePhorte eller AJPROD?
- Skal det opprettes lenke p? saken til andre saker eller journalposter?
Statusendring p? sak til Under behandling
- Etter gjennomf?rt kvalittessikring endrer du status p? sak til Under behandling.
- Saken forsviner da fra s?ket Saker til kontroll i Elements
3. Arkivets oppf?lging av ufordelte journalposter
- Benytt s?ket Journalposter til fordeling i katalogen Arkivering i venstremenyen.
- Dette s?ket m? du sjekke daglig for ? kontrollere at UiOs ledere fordeler slik de egentlig er p?lagt
- Kontakt leder for aktuell enhet n?r du ser at poster ikke blir fordelt.
4. Arkivets oppf?lging av saker som ikke er blitt fordelt
- Benytt s?ket Saker til fordeling i katalogen Arkivering i venstremenyen.
- Dette s?ket m? du sjekke daglig for ? fange opp saker som ikke er blitt fordelt.
- Kontakt leder for ? h?re hvem du skal sette som saksansvarlig dersom en sak ligger ufordelt.
5. Arkivets oppf?lging av elektronisk ekspedering
Husk daglig oppf?lging av disse s?kene i katalogen Ekspeder elektronisk i venstremenyen:
- Overf?ring feilet: Kontakt saksbehandler med forklaring om feilkilde og fremgangsm?te for korrigering og ny ekspedering.
- Ikke ekspedert: Kontakt saksbehandler med forklaring om feilkilde og fremgangsm?te for korrigering og ny ekspedering. Ved opphopning av poster i dette s?ket, send melding til Sikri i portal for support.
6. Arkivets oppf?lging av eSignering
Husk daglig oppf?lging av disse s?kene i katalogen eSignering i venstremenyen:
- eSignering - avvist: Kontakt saksbehandler med forklaring om feilkilde og fremgangsm?te for korrigering og ny ekspedering.
- eSignering - utl?pt: Kontakt saksbehandler med forklaring om feilkilde og fremgangsm?te for korrigering og ny ekspedering.
-
eSignering - mangler innbrev med signert dokument: