1. Journalf?ringss?kene i Elements
Disse s?kene finner du i katalogen Arkivering i venstremenyen:
- Journalf?ring inng?ende - enhet: Inng?ende brev i status Midlertidig registrert eller Registert av saksbehandler.
- Journalf?ring utg?ende - enhet: Utg?ende brev i status Ekspedert.
- Journalf?ring notater - enhet: X- eller N-notater i status Ferdig.
2. Kontroll av journalpost f?r journalf?ring
- F?r journalf?ringen m? du kontrollere metadata og innhold for hver enkelt journalpost.
3. Ligger journalposten p? riktig sak?
- Trenger du ? opprette en ny sak?
- Gj?r s?k om det finnes en sak fra f?r f?r du ev. oppretter en ny.
4. Hva sier saksbehandlingsrutinene?
- Gj?r oppslag i lokale og sentrale saksbehandlingsrutiner f?r journalf?ring av enkeltdokumenter.
- Ligger journalposten p? riktig sak iht til rutinene?
- Er tittel p? journalpost korrekt iht til rutinene?
5. Kontroll av dokumenttype
- Sjekk at restansen blir korrekt ved endring av dokumenttype.
- Gi bestandig saksbehandler beskjed ved endring av dokumenttype.
6. Kontroll av tilgangskode samt skjerming av navn
- Er journalposten p?f?rt riktig tilgangskode og hjemmel?
- Har du husket skjerming av navn (eller andre avsl?rende opplysninger) i tittel med h?yre museknapp dersom det finnes hjemmel for dette?
- Har du husket skjerming av navn p? avsender eller mottaker i kontaktkort dersom det finnes hjemmel for dette?
- Klikk p? navn for avsender eller mottaker for ? hente frem kontaktkortet!
7. Kontroll av dokumentdato
- Samsvarer registrert dokumentdato med den som er oppgitt inne i selve dokumentet?
- Bruk ev. feltet Udatert.
8. Kontroll av journaldato
-
Journalposter i status Opprettet av saksbehandler: Journalf?ringsdato p? disse blir satt til den datoen saksbehandler har opprettet dem og ikke til datoen for journalf?ring. Disse m? journalf?res samme uke som de blir opprettet for ? komme med p? offentlig journal. Ved forsinket journalf?ring m? journaldato endres til dagens dato slik at de ikke utelates fra offentlig journal.
-
Journalposter i status Midlertidig registrert: Denne statusen forekommer n?r arkivet glemmer journalf?ring etter import eller redigering p? en journalpost.
9. Kontroll av filformater og innhold
- ?pne hver fil for sjekk av lesbart og fullstendig innhold f?r journalf?ring.
- Pakk ut ZIP-filer f?r journalf?ring m? pakkes ut.
- Utpakkede filer fra ZIP legger du inn som enkeltdokumenter i Elements.
- Konverter filer i ukurante formater til forskriftsmessig godkjent format f?r innlegging i Elements.
10. Ekstra sjekk av metadata opp mot innhold
- Sjekk p? nytt dette etter ? ha ?pnet hvert enkelt dokument:
- Er innholdet lesbart og fullstendig?
- Samsvarer registrert dokumentdato med den som er oppgitt i dokumente?.
- Er avsender eller mottaker korrekt registert med riktig stavem?te for alle navn?
11. Skriveregler og rettskrivning
- Bruk meningsb?rende, dekkende og presise titler.
- Sjekk stavem?ter for navn og virksomheter.
- Unng? forkortelser.
- Unng? alle ?vrige stavefeil.