Kvalitetssikring av saker ferdigstilt av saksbehandler
1. S?k frem saker som skal avsluttes
- Logg deg inn med arkivarrolle
- Klikk s?ket Saker som skal avsluttes i katalogen Arkivering under fanen S?k i venstremenyen.
- Trefliste til h?yre fra s?k inneholder saker saksbehandler har markert som ferdig.
- Klikk p? aktuell sak i trefflisten.
2. Sjekk sakens innhold f?r du avslutter den
Hva sier saksbehandlingsrutinene?
- Gj?r oppslag i tilh?rende saksbehandlingsrutine og sjekk at all dokumentasjon er lagt inn p? saken.
- V?r s?rlig n?ye med at alle signerte avtaler er kommet med f?r du avslutter saken.
Er samtlige journalposter p? saken journalf?rt?
- Sjekk at samtlige journalposter er journalf?rt.
Er alle restanser p? saken avskrevet?
- Kontakt saksbehandler for oppf?lging dersom saken fremdeles innholder ?pne restanser.
Er alle filer i forskriftsmessig godkjent arkivformat?
- Filer i ukurante formater m? konverteres manuelt til godkjent arkivformat og legges inn p? nytt.
Er alle ZIP-filer pakket ut?
- ZIP-filer m? pakkes ut. Utpakede filer legges inn som separate vedlegg.
2. Ta en siste sjekk av alle registerte opplysninger omkring saken
Hvordan redigerer du opplysningene knyttet til en sak?
- G? til detaljert visning for aktuell sak
- Klikk p? knapp med blyantikon merket Sak for redigering i opplysninger knyttet til saken.
Hvilke saksdetaljer m? du kontrollere f?r du avslutter saken?
- Tittel med ev. sladding
- Arkivdel
- Tilgangskode
- Klassering:
- Husk ? endre ordningsverdi fra 221 til 228 for personalmapper.
- Husk ? endre ordningsverdi fra 421 til 428 for studentmapper.
3. Kryssreferanse i merknadsfelt
4. Statusendring ved avslutning av sak
- Saken avsluttes ved at status endres fra Ferdig til Avsluttet.
5. Oppf?lging av tomme saker uten journalposter
- Tomme saker uten meningsb?rende tittel settes til Utg?tt.
- Tomme saker med meningsb?rende tittel settes til Avsluttet for ikke ? miste tittelfeltets registrerte opplysninger.
Publisert 27. des. 2024 19:21
- Sist endret 3. apr. 2025 11:01