1. Uttak av rapport med offentlig journal
- Logg deg inn med arkivarrolle.
- Klikk p? fanen Rapporter i venstremenyen.
- Klikk Offentlig journal (intervall)
2. S?kekriterier for offentlige journal p? egen enhet
Huk av for rapportformat PDF i nytt s?kevindu for rapport og legg inn f?lgende kriterier:
- Journaldato: Hent til- og fra-dato med hver sin kalender lengst til h?yre i feltet.
- Dokumenttype: Inng?ende brev, Utg?ende brev, Internt notat med oppf?lging, Internt notat uten oppf?lging.
- Status: Journalf?rt, Avsluttet.
- Adm.enhet: Aktuell enhet for eget team
- Ta med underordnede enheter: Ja.
- Arkivdel: <> (unnta) L?nnsbilagsarkiv ved Universitetet i Oslo.
Klikk gr?nn knapp merket S?k.
3. Kvalitetssikring av offentlig journal innen onsdag kl.12
- Publisering av offentlig journal p? UiOs nettsider for foreg?ende uke, skjer hver onsdag etter lunsj.
- F?r publisering kvalitetssikrer hvert av eSaks tre dokumentasjonsforvaltningsteam journalen p? sine respektive enheter.
- Det er ?nskelig at to ulike arkivarer kvalitetssikrer journalen for samme enhet hver uke.
- V?r s?rlig n?ye med slike mangler og feil:
- Manglende sladding av navn i tittel eller i felt for avsender eller mottaker.
- Manglende sladding av andre opplysninger enn navn, som er unntatt offentlighet eller indirekte kan bidra til ? identifisere en person.
- Vurder ekstra sladding av enheter eller studieprogram i sm? milj?er hvor personer lettere kan bli identifisert.
- Feil bruk av tilgangskoder.
- Gj?r gjerne s?k i journalen p? kritiske s?keord eller tilgangskoder for ekstra sjekk av sladding av navn for disse sakene: PV, PD, SV, SD, VA, VS og FA
4. Gi beskjed ved forsinket kvalitetssikring
- Hver dokumentasjonsforvaltningsteam har selv ansvar hver uke for ? varsle Team brukerst?tte dersom kvalitetssikringen ikke er blitt utf?rt innen onsdag kl 12.
- Publisering blir da utsatt til kvalitetssikringen er gjennomf?rt for samtlige team.