Arkivarenes kvalitetssikring av offentlig journal

Publisering av offentlig journal p? UiOs nettsider for foreg?ende uke, skjer hver onsdag etter lunsj. F?r publisering kvalitetssikrer hvert av eSaks tre dokumentasjonsforvaltningsteam journalen p? sine respektive enheter. 

1. Uttak av rapport med offentlig journal

  • Logg deg inn med arkivarrolle.
  • Klikk p? fanen Rapporter i venstremenyen.
  • Klikk Offentlig journal (intervall) 

Rapport - offentlig journal - skjermdump

2. S?kekriterier for offentlige journal p? egen enhet

Huk av for rapportformat PDF i nytt s?kevindu for rapport og legg inn f?lgende kriterier:

  • Journaldato: Hent til- og fra-dato med hver sin kalender lengst til h?yre i feltet.
  • Dokumenttype: Inng?ende brev, Utg?ende brev, Internt notat med oppf?lging, Internt notat uten oppf?lging.
  • Status: Journalf?rt, Avsluttet.
  • Adm.enhet: Aktuell enhet for eget team
  • Ta med underordnede enheter: Ja.
  • Arkivdel: <> (unnta) L?nnsbilagsarkiv ved Universitetet i Oslo. 

Klikk gr?nn knapp merket S?k.

Kriterier - offentlig journal - skjermdump

3. Kvalitetssikring av offentlig journal innen onsdag kl.12

  • Publisering av offentlig journal p? UiOs nettsider for foreg?ende uke, skjer hver onsdag etter lunsj.
  • F?r publisering kvalitetssikrer hvert av eSaks tre dokumentasjonsforvaltningsteam journalen p? sine respektive enheter. 
  • Det er ?nskelig at to ulike arkivarer kvalitetssikrer journalen for samme enhet hver uke.
  • V?r s?rlig n?ye med slike mangler og feil:
    • Manglende sladding av navn i tittel eller i felt for avsender eller mottaker.
    • Manglende sladding av andre opplysninger enn navn, som er unntatt offentlighet eller indirekte kan bidra til ? identifisere en person.
    • Vurder ekstra sladding av enheter eller studieprogram i sm? milj?er hvor personer lettere kan bli identifisert. 
    • Feil bruk av tilgangskoder.
    • Gj?r gjerne s?k i journalen p? kritiske s?keord eller tilgangskoder for ekstra sjekk av sladding av navn for disse sakene: PV, PD, SV, SD, VA, VS og FA

4. Gi beskjed ved forsinket kvalitetssikring

  • Hver dokumentasjonsforvaltningsteam har selv ansvar hver uke for ? varsle Team brukerst?tte dersom kvalitetssikringen ikke er blitt utf?rt innen onsdag kl 12.
  • Publisering blir da utsatt til kvalitetssikringen er gjennomf?rt for samtlige team.  

 

Publisert 30. des. 2024 10:33 - Sist endret 3. apr. 2025 11:01