Innholdsfortegnelse
1. Inng?ende brev fra ekstern virksomhet eller borger
Inng?ende brev med tilknyttet fil fra disk
- Henvendelser fra borger eller virksomhet oppretter du som et inng?ende brev p? aktuell sak med tilknyttet fil fra disk.
- Her har du noen eksempler p? innbrev:
- S?knad fra student eller ansatt
- Etterlysning etter sluttrapport fra ekstern finansi?r
- Tildeling fra ekstern finansi?r
Inng?ende brev opprettet med Drag and Drop eller PlugIn
- Inng?ende brev fra borger eller virksomhet kan du ogs? legge inn via Drag and Drop eller Plug Inn.
2. Utg?ende brev til ekstern virksomhet eller borger
Utg?ende brev som besvarer et inng?ende brev
- Har du en restanse i innboksen p? et inng?ende brev, kan du opprette et formelt svarbrev i Elements med UiOs offisielle brevmal, innhente godkjenning fra leder og tilslutt ekspedere brevet. Dette skjer via Digipost eller Altinn.
- Eksempel p? utg?ende brev som besvarer et inng?ende brev:
- Svar p? s?knad fra ansatt eller student
Svar med epost direkte fra Elements
- Innbrev i Min innboks kan du ogs? besvare med en kort melding p? epost sendt direkte fra Elements uten tilgangsstyring.
Frittst?ende utg?ende brev
- Noen ganger kan det v?re aktuelt ? opprette et frittst?ende utg?ende brev uten dette besvarer et inng?ende brev du selv i forkant har mottatt.
Etterregistrering av utg?ende brev levert via epost eller portal
- Dokumenter du allerede har sendt til ekstern part med epost eller via portal, etterregistrerer du som utg?ende brev i Elements og endrer tilslutt status manuelt til Ekspedert.
- Eksempler p? allerede ekspederte utbrev som du etterregistrerer i Elements:
- S?knad til ekstern finansi?r
- Rapport til ekstern finansi?r
3. Internt notat med oppf?lging og restanse: N-notat
- N-notater sender du til enheter internt ved UiO med en forventing om et svarnotat tilbake. N-notatet gir restanse hos mottaker og mulighet til ? svare tilbake med et X-notat.
- Her er noen eksempler p? bruk av N-notater i Elements:
- UiO sentralt ber enhetene om innspill p? h?ring
- UiO sentralt ber enhetene om innspill til virksomhetsrapportering
4. Internt notat uten oppf?lging eller restanse: X-notat
X-notat med tilknyttet fil fra disk
-
X-notater bruker du for ? arkivere organinterne notater uten noen forventning om et svarnotat tilbake. X-notater gir ingen restanse hos mottaker. Det er ikke krav til registering av interne mottakere p? et X-notat.
-
Her er noen eksempler p? X-notater i Elements:
-
Enhetene svarer med innspill til UiO sentralt for h?ring
-
Enhetene svarer med innspill til UiO sentralt for virksomhetsrapportering
-
M?teprotokoll
-
Budsjett for ekstern finansiert prosjekt
-
X-notat opprettet med Drag and Drop eller PlugIn
-
Alternativt oppretter du X-notatet ditt via Drag and Drop eller Plug Inn.
5. Dokumentpost for dokumenter uten arkivplikt
- Dokumentposter benytter vi for innlegging av dokumenter uten arkivplikt og uten fremtidig avlevering til Arkivverket.
- Her er noen eksempler p? bruk av dokumentpost i Elements:
- Godkjenning av BDM
- Kopier av dokumenter registrert i tidligere arkivsystemer som ePhorte
- Merk at dokumentposten erstatter mappedokumentet i ePhorte.
6. Send oss dine tilbakemeldinger p? denne veiledningen
- Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
- Send oss dine tilbakemeldinger.